電商財務部采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范電商財務部采購管理流程，確保采購活動的合規(guī)性、合理性和高效性，保障公司資產安全，降低采購成本，提高公司經濟效益。2.適用范圍本制度適用于公司電商業(yè)務涉及的所有采購活動，包括但不限于商品采購、服務采購、辦公用品采購等。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)章制度。效益性原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監(jiān)督。職責分離原則：采購、審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應相互分離，形成制約機制。二、采購流程1.采購申請各部門根據業(yè)務需求填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、用途等信息。采購申請需經部門負責人審核簽字后，提交至財務部。2.預算審核財務部收到采購申請后，對其預算進行審核。審核內容包括采購項目是否在部門預算范圍內、預算金額是否合理等。如采購申請超出預算，需由申請部門重新調整預算或提交追加預算申請，經公司領導審批后，財務部方可繼續(xù)審核。3.采購審批預算審核通過后，采購申請?zhí)峤恢凉绢I導進行審批。審批權限根據采購金額大小設定，具體如下：采購金額在[X]元以下的，由部門分管領導審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由公司總經理審批。采購金額在[X]元以上的，由公司董事會審批。審批通過后的采購申請返回財務部，作為采購執(zhí)行的依據。4.采購執(zhí)行財務部根據審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括但不限于招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于招標采購，財務部應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標等活動。在采購過程中，財務部應與供應商保持密切溝通，確保采購活動順利進行。同時，應及時記錄采購過程中的相關信息，如采購合同、發(fā)票、驗收報告等。5.驗收付款采購物品或服務到貨后，由申請部門負責組織驗收。驗收內容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等是否符合采購合同要求。驗收合格后，申請部門填寫《驗收報告》，并由驗收人員簽字確認?！厄炇請蟾妗诽峤恢霖攧詹孔鳛楦犊钜罁?。財務部收到《驗收報告》后，核對采購合同、發(fā)票等相關憑證，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。付款前，需再次審核相關憑證的真實性、合法性和完整性。三、采購預算管理1.預算編制各部門應于每年年底前，根據本部門下一年度的業(yè)務發(fā)展計劃和工作任務，編制采購預算草案。采購預算草案應詳細列出采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等信息，并說明預算編制的依據和理由。財務部對各部門提交的采購預算草案進行匯總審核，結合公司年度經營目標和財務狀況，提出調整建議，形成公司年度采購預算方案。2.預算執(zhí)行采購預算方案經公司領導審批后，下達至各部門執(zhí)行。各部門應嚴格按照預算控制采購支出，不得超預算采購。如因業(yè)務發(fā)展需要，確需調整采購預算的，需由申請部門提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經財務部審核后，報公司領導審批。3.預算分析與考核財務部定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購支出與預算金額的差異，分析差異原因，提出改進措施。公司將采購預算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對預算執(zhí)行情況良好的部門給予獎勵，對預算執(zhí)行不力的部門進行通報批評，并追究相關人員的責任。四、供應商管理1.供應商選擇財務部應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、經營狀況、信用記錄等資料。在選擇供應商時，應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、實地考察等方式，對供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估，選擇優(yōu)質供應商。對于新引入的供應商，需進行嚴格的資質審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關證件的審核。2.供應商評估財務部定期對供應商的供貨情況進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，給予一定的優(yōu)惠政策和合作機會；對于不合格供應商，及時淘汰，并停止與其合作。3.供應商關系維護財務部應與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期回訪供應商，了解其經營狀況和合作需求，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于供應商提出的合理訴求，應積極協(xié)調解決，維護公司與供應商的良好合作關系。同時，應關注供應商的市場動態(tài)和行業(yè)信息，為公司采購決策提供參考依據。五、采購合同管理1.合同簽訂采購活動應簽訂書面合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同由財務部負責起草，經法務部門審核后，提交至公司領導審批。審批通過后，由財務部與供應商簽訂合同。2.合同執(zhí)行采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。財務部應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時掌握供應商的交貨進度和質量情況，確保采購活動順利進行。如供應商出現(xiàn)違約行為，財務部應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其承擔違約責任。如協(xié)商不成，應按照合同約定通過法律途徑解決。3.合同變更與終止在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同內容的，需由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。如合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形，雙方應及時辦理合同終止手續(xù)。財務部應核對合同執(zhí)行情況，確保雙方權利義務履行完畢，相關款項結算清楚。六、采購風險管理1.風險識別與評估財務部應定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。根據風險識別與評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險對公司造成的損失。2.風險應對措施市場價格波動風險：關注市場價格動態(tài)，建立價格預警機制，在價格低谷期進行采購；與供應商協(xié)商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調整采購價格。供應商違約風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商；在合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的約束力度；建立供應商信用檔案，對違約供應商進行記錄和公示，限制其與公司的合作機會。質量風險：加強采購物品或服務的驗收管理，嚴格按照質量標準進行驗收；要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、合格證等；定期對采購物品或服務進行質量抽檢，發(fā)現(xiàn)質量問題及時與供應商溝通解決。法律風險：加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)；在采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，避免合同糾紛；在采購過程中，如遇到法律問題，及時咨詢專業(yè)律師，尋求法律支持。七、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購預算是否執(zhí)行、采購合同是否履行等情況。財務部應積極配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信