辦公室物品管理制度總則1.目的為加強公司辦公室物品的管理，規(guī)范物品的采購、使用、保管及報廢等流程，合理控制費用支出，提高物品使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構全體員工。3.管理原則按需配備原則：根據工作實際需要，合理配置各類辦公室物品。節(jié)約使用原則：倡導員工節(jié)約資源，降低消耗，提高物品利用率。歸口管理原則：辦公室物品由行政部門統(tǒng)一歸口管理，明確各環(huán)節(jié)職責。物品采購管理1.采購計劃制定各部門應于每年末根據下一年度工作任務和人員變動情況，編制本部門辦公室物品采購計劃，詳細列出所需物品的名稱、規(guī)格、數量等。行政部門匯總各部門采購計劃后，結合庫存情況進行審核和調整，制定公司年度辦公室物品采購總計劃。2.采購流程對于常規(guī)辦公用品，行政部門根據采購總計劃，定期通過公司指定的供應商進行集中采購。采購人員應選擇質量可靠、價格合理、信譽良好的供應商，并簽訂采購合同。對于特殊或緊急需求的物品，由使用部門填寫《物品采購申請表》，詳細說明采購原因、物品名稱、規(guī)格、數量等，經部門負責人審核后報行政部門。行政部門審核同意后，按照規(guī)定的采購流程進行采購。采購過程中，采購人員應嚴格按照合同要求進行驗收，確保采購物品的質量、規(guī)格、數量等符合要求。對于驗收不合格的物品，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。物品領用管理1.領用標準行政部門根據各部門工作性質和實際需求，制定各類辦公室物品的領用標準，明確不同崗位、不同職級員工的領用額度和范圍。領用標準應根據公司業(yè)務發(fā)展和實際情況適時進行調整。2.領用流程員工領用物品時，應填寫《物品領用申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數量、領用部門、領用人等信息。部門負責人對申請表進行審核，確認領用物品的必要性和合理性后簽字批準。員工持經批準的申請表到行政部門倉庫領取物品，倉庫管理人員根據申請表發(fā)放物品，并在申請表上簽字確認。對于價值較高或限量領用的物品，如電腦、打印機等，領用人員還需簽訂《物品使用責任書》，明確使用責任和保管要求。物品使用管理1.使用規(guī)范員工應按照物品的使用說明和操作規(guī)程正確使用辦公室物品，不得擅自更改或拆卸。愛護公共財物，節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)物品損壞或故障，應及時報告行政部門維修或更換。嚴禁將公司辦公室物品私自轉借他人或帶出公司使用。2.使用監(jiān)督行政部門定期對辦公室物品的使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。各部門負責人應加強對本部門員工使用物品情況的管理，教育員工遵守使用規(guī)定。物品保管管理1.倉庫管理行政部門設立專門的辦公室物品倉庫，負責物品的存放和保管。倉庫應保持整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲等條件。倉庫管理人員應對物品進行分類存放，建立物品臺賬，詳細記錄物品的名稱、規(guī)格、數量、出入庫時間、領用人等信息。定期對倉庫物品進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因并進行處理。2.個人保管對于個人領用的辦公物品，員工應妥善保管，如有遺失或損壞，應照價賠償。離職員工應在辦理離職手續(xù)時，將所領用的公司物品全部歸還行政部門倉庫，經倉庫管理人員驗收無誤后，方可辦理離職手續(xù)。物品維修與報廢管理1.維修管理員工發(fā)現(xiàn)辦公室物品損壞時，應及時填寫《物品維修申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、損壞情況、維修要求等信息，報行政部門。行政部門根據維修申請表安排維修人員進行維修。對于能夠修復的物品，應及時修復并投入使用；對于無法修復或維修成本過高的物品，應進行報廢處理。維修人員應做好維修記錄，包括維修時間、維修內容、更換部件等信息。2.報廢管理符合下列條件之一的辦公室物品，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用的；因損壞嚴重，無法修復或維修成本過高，無維修價值的；因技術更新?lián)Q代，已被淘汰的；其他原因導致無法繼續(xù)使用的。物品報廢時，使用部門應填寫《物品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規(guī)格、數量等信息，經部門負責人審核后報行政部門。行政部門組織相關人員對報廢申請進行鑒定和審批，對于確需報廢的物品，經批準后進行報廢處理。報廢物品應集中存放，定期進行清理和處置。處置方式可根據物品性質和價值，選擇變賣、捐贈或報廢銷毀等。費用管理1.預算管理行政部門根據公司年度辦公室物品采購總計劃，編制辦公室物品采購費用預算，報公司財務部門審核。財務部門將辦公室物品采購費用預算納入公司年度預算管理體系，嚴格控制費用支出。2.報銷管理員工因工作需要購買辦公室物品，應按照公司財務報銷制度的規(guī)定，憑有效的發(fā)票和相關審批手續(xù)到財務部門報銷。財務部門對報銷憑證進行審核，確保報銷費用的真實性、合理性和合規(guī)性。對于不符合報銷規(guī)定的費用，不予報銷。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對辦公室物品的采購、領用、使用、保管及報廢等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。公司審計部門不定期對辦公室物品管理情況進行審計，確保制度執(zhí)行的有效性和合規(guī)性。2.考核機制將辦公室物品管理情況納入員工績效考核體系，對在物品管