機要場所日常管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要場所的管理，確保機要場所的安全、保密和正常運行，保障公司重要信息和資產(chǎn)的安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有機要場所，包括但不限于機要檔案室、核心機房、保密會議室等。（三）基本原則1.安全保密原則：機要場所應采取嚴格的安全保密措施，防止信息泄露、資產(chǎn)丟失和未經(jīng)授權(quán)的訪問。2.專人專管原則：明確機要場所的管理責任人，實行專人專管，確保管理責任落實到位。3.規(guī)范操作原則：制定機要場所的操作規(guī)范和流程，要求使用人員嚴格按照規(guī)范操作，確保工作的準確性和規(guī)范性。4.定期檢查原則：定期對機要場所進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。二、人員管理（一）準入管理1.進入機要場所的人員必須經(jīng)過嚴格的背景審查和審批程序，確保其具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。2.機要場所使用人員應簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。3.對于臨時進入機要場所的人員，應進行臨時授權(quán)，并由專人陪同，嚴格限制其活動范圍。（二）培訓教育1.定期組織機要場所使用人員進行安全保密培訓，提高其安全保密意識和技能。2.培訓內(nèi)容包括安全保密法律法規(guī)、公司保密制度、機要場所操作規(guī)范等。3.對新入職的機要場所使用人員，應進行專門的入職培訓，確保其熟悉機要場所的管理要求和操作流程。（三）行為規(guī)范1.機要場所使用人員應嚴格遵守公司的安全保密制度，不得泄露機要場所內(nèi)的任何信息。2.不得在機要場所內(nèi)吸煙、飲食、娛樂等與工作無關(guān)的活動。3.不得擅自將無關(guān)人員帶入機要場所。4.離開機要場所時，應關(guān)閉門窗、設備電源等，確保機要場所的安全。（四）考核管理1.建立機要場所使用人員考核機制，對其工作表現(xiàn)、安全保密情況等進行定期考核。2.考核結(jié)果作為其薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。3.對于違反安全保密制度的機要場所使用人員，應視情節(jié)輕重給予相應的處罰，直至解除勞動合同。三、場所管理（一）選址與布局1.機要場所應選擇在安全、保密、便于管理的位置，遠離人員密集區(qū)域和易燃易爆場所。2.機要場所的布局應合理，分為辦公區(qū)、存儲區(qū)、設備區(qū)等，確保不同功能區(qū)域之間相互獨立，互不干擾。3.機要場所應設置明顯的標識，標明其用途和安全注意事項。（二）安全設施1.機要場所應配備必要的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等，確保場所的安全。2.門禁系統(tǒng)應采用先進的識別技術(shù)，如指紋識別、人臉識別等，嚴格限制人員的進出。3.監(jiān)控系統(tǒng)應覆蓋機要場所的各個區(qū)域，確保無監(jiān)控死角，監(jiān)控記錄應保存一定期限。4.報警系統(tǒng)應與公安機關(guān)聯(lián)網(wǎng)，確保在發(fā)生緊急情況時能夠及時報警。（三）環(huán)境要求1.機要場所應保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.機要場所的溫度、濕度應符合設備運行要求，確保設備的正常運行。3.機要場所應具備良好的通風條件，防止有害氣體積聚。（四）設備管理1.機要場所內(nèi)的設備應定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備的正常運行。2.設備的維護和保養(yǎng)應記錄在案，包括維護時間、維護內(nèi)容、維護人員等。3.對于重要設備，應配備備用設備，確保在設備出現(xiàn)故障時能夠及時更換，不影響工作的正常進行。4.機要場所內(nèi)的設備應進行分類管理，建立設備臺賬，記錄設備的型號、規(guī)格、購置時間、使用情況等。四、文件資料管理（一）文件資料的分類與編號1.機要場所內(nèi)的文件資料應按照類別進行分類，如合同文件、機密文件、技術(shù)資料等。2.對每類文件資料應進行編號，以便于管理和查找。3.文件資料的編號應具有唯一性，不得重復。（二）文件資料的存儲1.文件資料應存儲在專門的文件柜或存儲設備中，確保存儲安全。2.文件柜應具備防火、防潮、防蟲等功能，存儲設備應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.文件資料應按照編號順序進行存放，便于查找和管理。（三）文件資料的借閱與歸還1.機要場所內(nèi)的文件資料借閱應嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領導批準后方可借閱。2.借閱人員應填寫借閱登記表，注明借閱文件資料的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘抄、傳播。4.文件資料歸還時，借閱人員應進行檢查，確保文件資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時報告并承擔相應責任。（四）文件資料的銷毀1.對于過期、作廢或不需要的文件資料，應按照公司的規(guī)定進行銷毀。2.文件資料的銷毀應填寫銷毀登記表，注明銷毀文件資料的名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等。3.文件資料的銷毀方式應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保文件資料的內(nèi)容無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，并有專人監(jiān)督，確保銷毀工作的真實性和有效性。五、信息管理（一）信息的分類與分級1.機要場所內(nèi)的信息應按照類別進行分類，如商業(yè)機密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.對每類信息應進行分級，如絕密、機密、秘密等，以便于采取不同的安全保密措施。3.信息的分類與分級應根據(jù)公司的實際情況和安全保密要求進行確定，并定期進行評估和調(diào)整。（二）信息的存儲與傳輸1.機要場所內(nèi)的信息應存儲在安全可靠的存儲設備中，如服務器、硬盤等，并進行加密處理，防止信息泄露。2.信息的傳輸應采用加密傳輸方式，如VPN、加密郵件等，確保信息在傳輸過程中的安全。3.對于重要信息的傳輸，應進行身份認證和授權(quán)，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和傳輸信息。（三）信息的訪問與使用1.機要場所內(nèi)的信息訪問應嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領導批準后方可訪問。2.訪問人員應使用自己的賬號和密碼登錄系統(tǒng)，不得使用他人賬號和密碼。3.訪問人員應按照授權(quán)范圍訪問信息，不得擅自擴大訪問范圍。4.信息的使用應符合公司的規(guī)定和安全保密要求，不得將信息用于非法目的或泄露給無關(guān)人員。（四）信息的備份與恢復1.機要場所內(nèi)的重要信息應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在異地，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.備份數(shù)據(jù)應進行定期檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.在發(fā)生信息系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況時，應能夠及時恢復數(shù)據(jù)，確保工作的正常進行。六、會議管理（一）會議預約1.需要在機要場所召開會議的，應提前進行預約，填寫會議預約申請表，注明會議主題、時間、地點、參會人員等。2.會議預約申請表應經(jīng)相關(guān)領導批準后方可生效。3.會議預約成功后，應及時通知參會人員會議的時間、地點等信息。（二）會議準備1.會議組織者應提前做好會議準備工作，包括布置會場、準備會議資料、調(diào)試設備等。2.會議資料應嚴格保密，不得提前泄露給無關(guān)人員。3.會議設備應提前進行檢查和調(diào)試，確保設備的正常運行。（三）會議期間管理1.會議期間應嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動、交談、接聽電話等。2.會議組織者應負責會議的組織和協(xié)調(diào)工作，確保會議的順利進行。3.對于涉及機要信息的會議，應采取嚴格的保密措施，如關(guān)閉手機、禁止錄音錄像等。（四）會議結(jié)束后管理1.會議結(jié)束后，會議組織者應及時清理會場，檢查會議資料和設備是否齊全。2.會議資料應按照規(guī)定進行整理和歸檔，不得隨意丟棄。3.會議設備應關(guān)閉電源，妥善保管。七、應急管理（一）應急預案制定1.制定機要場所應急預案，明確應急處置流程和責任分工。2.應急預案應包括火災、地震、網(wǎng)絡攻擊、信息泄露等突發(fā)事件的應急處置措施。3.應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應急處置流程1.發(fā)生突發(fā)事件時，現(xiàn)場人員應立即報告上級領導，并按照應急預案的要求進行應急處置。2.應急處置過程中，應確保人員的安全，盡量減少損失。3.應急處置結(jié)束后，應及時進行總結(jié)和評估，分析事件原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓，對應急預案進行修訂和完善。（三）應急物資儲備1.機要場所應儲備必要的應急物資，如滅火器、急救藥品、應急照明設備等。2.應急物資應定期進行檢查和維護，確保其性能良好，隨時可用。3.應急物資的儲備應根據(jù)機要場所的實際情況和安全風險進行確定，并定期進行評估和調(diào)整。八、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.定期對機要場所進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括人員管理、場所管理、文件資料管理、信息管理、會議管理、應急管理等方面。2.定期檢查應制定檢查計劃，明確檢查人員、檢查時間、檢查內(nèi)容等。3.檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.不定期對機要場所進行抽查，抽查內(nèi)容包括人員行為規(guī)范、安全設施運行情況、文件資料管理等方面。2.不定期抽查應采取不打招呼、隨時檢查的方式，確保檢查結(jié)果的真實性和有效性。3.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關(guān)責任人限期整改。（三）整改落實1.對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)責任人應及時進行整改，確保問題得到徹底解決。2.整改完成后，應提交整改報告，說明整改情況和整改結(jié)