跟單員規(guī)章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司跟單員隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范跟單員工作流程，提高跟單員工作效率和質(zhì)量，確保公司業(yè)務(wù)順利開展，特制定本規(guī)章管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有跟單員崗位人員?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：跟單員需確保所跟進(jìn)業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確無誤，包括訂單信息、產(chǎn)品規(guī)格、交貨期等。2.及時性原則：對客戶需求、訂單變更等情況及時響應(yīng)，確保各項(xiàng)工作按時完成。3.協(xié)調(diào)性原則：與公司內(nèi)部各部門（如銷售、采購、生產(chǎn)、物流等）密切協(xié)作，共同推進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)展。4.保密性原則：嚴(yán)格保守公司商業(yè)機(jī)密和客戶信息，不得泄露給無關(guān)人員。崗位職責(zé)訂單跟進(jìn)1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，仔細(xì)核對訂單內(nèi)容，確保訂單信息準(zhǔn)確完整。2.將訂單信息及時準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)部門，如銷售、采購、生產(chǎn)等，并跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如產(chǎn)品規(guī)格變更、交貨期調(diào)整等，及時與客戶溝通并反饋處理結(jié)果。供應(yīng)商管理1.協(xié)助采購部門選擇合格的供應(yīng)商，參與供應(yīng)商評估和審核工作。2.與供應(yīng)商保持密切溝通，跟進(jìn)原材料采購進(jìn)度，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。3.協(xié)調(diào)處理與供應(yīng)商之間的問題，如質(zhì)量糾紛、交貨延遲等，維護(hù)良好的合作關(guān)系。生產(chǎn)協(xié)調(diào)1.與生產(chǎn)部門溝通訂單生產(chǎn)計劃，了解生產(chǎn)進(jìn)度，及時反饋客戶需求和訂單變更信息。2.協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)設(shè)備故障、人員短缺等，確保生產(chǎn)任務(wù)順利完成。3.跟進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)情況，對不合格產(chǎn)品及時督促整改，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。物流安排1.根據(jù)訂單交貨期，安排合適的物流方式，確保貨物按時送達(dá)客戶手中。2.與物流供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤貨物運(yùn)輸情況，及時處理運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的問題，如貨物損壞、丟失等。3.協(xié)助客戶辦理貨物簽收手續(xù)，收集客戶反饋信息，及時反饋給相關(guān)部門?？蛻魷贤?.定期與客戶溝通，了解客戶需求和滿意度，及時反饋公司業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。2.處理客戶投訴和糾紛，積極協(xié)調(diào)解決問題，提高客戶滿意度。3.收集客戶意見和建議，為公司產(chǎn)品改進(jìn)和服務(wù)優(yōu)化提供參考依據(jù)。工作流程訂單接收與確認(rèn)1.跟單員收到客戶訂單后，首先對訂單進(jìn)行初步審核，檢查訂單內(nèi)容是否清晰、準(zhǔn)確，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或有疑問，及時與客戶溝通確認(rèn)，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。3.將審核后的訂單信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并發(fā)送給相關(guān)部門（如銷售、采購、生產(chǎn)等），同時建立訂單跟進(jìn)檔案。訂單下達(dá)與執(zhí)行1.銷售部門根據(jù)訂單情況制定銷售合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，并將合同副本發(fā)送給跟單員。2.跟單員將銷售合同副本轉(zhuǎn)發(fā)給采購部門和生產(chǎn)部門，同時跟進(jìn)采購訂單下達(dá)和生產(chǎn)計劃安排情況。3.采購部門根據(jù)訂單要求選擇供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單，并跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保原材料按時到貨。4.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計劃，組織生產(chǎn)，并及時向跟單員反饋生產(chǎn)進(jìn)度。生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤1.跟單員定期與生產(chǎn)部門溝通生產(chǎn)進(jìn)度，了解產(chǎn)品生產(chǎn)情況，包括已完成數(shù)量、未完成數(shù)量、預(yù)計完成時間等。2.如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度出現(xiàn)延誤或可能影響交貨期的情況，及時與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，查找原因并采取措施解決問題。3.對于因生產(chǎn)設(shè)備故障、人員短缺等原因?qū)е碌纳a(chǎn)延誤，跟單員應(yīng)及時向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人匯報，并協(xié)助制定解決方案，確保生產(chǎn)任務(wù)按時完成。質(zhì)量檢驗(yàn)與控制1.生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自檢和互檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門對產(chǎn)品進(jìn)行抽檢，如發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，及時通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。3.跟單員跟進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)情況，督促生產(chǎn)部門對不合格產(chǎn)品進(jìn)行返工或重新生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格后方可發(fā)貨。物流安排與跟蹤1.根據(jù)訂單交貨期和客戶要求，跟單員選擇合適的物流方式，如快遞、物流專線等，并與物流供應(yīng)商簽訂運(yùn)輸合同。2.通知生產(chǎn)部門安排貨物包裝和發(fā)貨事宜，確保貨物包裝符合運(yùn)輸要求。3.在貨物發(fā)出后，跟單員及時獲取物流單號，通過物流跟蹤系統(tǒng)跟蹤貨物運(yùn)輸情況，確保貨物按時送達(dá)客戶手中。4.如貨物在運(yùn)輸過程中出現(xiàn)問題，如貨物損壞、丟失等，跟單員應(yīng)及時與物流供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解情況并協(xié)助客戶解決問題。客戶溝通與反饋1.跟單員定期與客戶溝通，了解客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面的滿意度，及時反饋公司業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。2.對于客戶提出的問題和意見，跟單員應(yīng)認(rèn)真記錄，并及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，將處理結(jié)果及時反饋給客戶。3.收集客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的建議，整理后反饋給相關(guān)部門，為公司產(chǎn)品改進(jìn)和服務(wù)優(yōu)化提供參考依據(jù)。訂單結(jié)案1.當(dāng)訂單貨物全部交付客戶并得到客戶確認(rèn)后，跟單員對訂單進(jìn)行結(jié)案處理。2.整理訂單相關(guān)資料，包括訂單合同、采購訂單、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、物流單據(jù)等，歸檔保存。3.對訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的訂單跟進(jìn)工作提供經(jīng)驗(yàn)參考。工作規(guī)范工作紀(jì)律1.遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關(guān)的事情。3.嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露公司商業(yè)機(jī)密和客戶信息。溝通協(xié)作1.與公司內(nèi)部各部門保持良好的溝通協(xié)作關(guān)系，及時傳遞業(yè)務(wù)信息，共同解決問題。2.與客戶溝通時要禮貌、熱情、耐心，及時回復(fù)客戶咨詢和反饋，維護(hù)公司良好形象。3.遇到問題及時向上級匯報，不得隱瞞或拖延。文檔管理1.認(rèn)真做好訂單跟進(jìn)檔案的管理工作，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、清晰。2.對訂單相關(guān)文件、資料、報表等進(jìn)行分類整理，妥善保管，便于查詢和使用。3.按照公司規(guī)定的時間和要求，及時提交各類業(yè)務(wù)報表和工作報告。工作態(tài)度1.具有高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。2.積極主動地解決工作中遇到的問題，勇于承擔(dān)責(zé)任，不斷提高工作效率和質(zhì)量。3.保持良好的工作心態(tài)，面對工作壓力和困難時能夠冷靜應(yīng)對，積極尋求解決方案?？冃Э己丝己嗽瓌t1.公平公正原則：考核標(biāo)準(zhǔn)明確，考核過程公開透明，確保考核結(jié)果公平公正。2.客觀準(zhǔn)確原則：以跟單員的實(shí)際工作表現(xiàn)為依據(jù)，客觀準(zhǔn)確地評價其工作業(yè)績和能力。3.激勵發(fā)展原則：通過績效考核，激勵跟單員不斷提高工作績效，促進(jìn)個人職業(yè)發(fā)展。考核指標(biāo)1.訂單完成率：考核跟單員所負(fù)責(zé)訂單的按時完成情況，計算公式為：訂單完成率=實(shí)際完成訂單數(shù)量/應(yīng)完成訂單數(shù)量×100%。2.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查，考核跟單員在客戶溝通、問題解決等方面的工作表現(xiàn)，客戶滿意度得分=客戶滿意票數(shù)/總票數(shù)×100%。3.訂單準(zhǔn)確率：考核跟單員所跟進(jìn)訂單信息的準(zhǔn)確程度，計算公式為：訂單準(zhǔn)確率=準(zhǔn)確訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%。4.溝通協(xié)作能力：考核跟單員與公司內(nèi)部各部門及客戶之間的溝通協(xié)作情況，包括溝通及時性、問題解決能力等。5.工作態(tài)度：考核跟單員的工作責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作意識等方面的表現(xiàn)?？己酥芷诳冃Э己酥芷跒榧径瓤己撕湍甓瓤己讼嘟Y(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年末進(jìn)行。考核流程1.個人自評：跟單員在考核周期結(jié)束后，根據(jù)自己的工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評價，填寫績效考核自評表。2.上級評價：跟單員的上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)跟單員的日常工作表現(xiàn)、工作成果等進(jìn)行評價，填寫績效考核評價表。3.綜合評價：人力資源部門結(jié)合個人自評和上級評價結(jié)果，對跟單員進(jìn)行綜合評價，確定績效考核得分。4.結(jié)果反饋：人力資源部門將績效考核結(jié)果反饋給跟單員本人，如跟單員對考核結(jié)果有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。5.績效面談：上級領(lǐng)導(dǎo)與跟單員進(jìn)行績效面談，針對考核結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，制定改進(jìn)計劃和發(fā)展目標(biāo)?？己私Y(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)績效考核結(jié)果，發(fā)放相應(yīng)的績效獎金?？冃Э己说梅衷礁?，績效獎金越高。2.職位晉升：績效考核結(jié)果作為跟單員職位晉升的重要依據(jù)之一，連續(xù)多次考核優(yōu)秀的跟單員有機(jī)會獲得晉升。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)績效考核結(jié)果，為跟單員提供有針對性的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會，幫助其提升工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計劃1.人力資源部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和跟單員崗位要求，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，內(nèi)容涵蓋業(yè)務(wù)知識、溝通技巧、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、質(zhì)量管理等方面。培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計劃組織實(shí)施培訓(xùn)活動，確保培訓(xùn)效果。2.內(nèi)部培訓(xùn)由公司內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)豐富的員工或邀請外部專家進(jìn)行授課，外部培訓(xùn)根據(jù)實(shí)際情況安排參加相關(guān)培訓(xùn)課程或研討會。3.鼓勵跟單員自主學(xué)習(xí)，通過在線學(xué)習(xí)平臺、行業(yè)論壇等方式獲取最新的業(yè)務(wù)知識和行業(yè)動態(tài)。職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.公司為跟單員提供明確的職業(yè)發(fā)展通道，如跟單員資深跟單員跟單主管項(xiàng)目經(jīng)理等。2.