工廠樣品收貨管理制度一、總則1.目的為規(guī)范工廠樣品收貨流程，確保樣品及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地接收，保證樣品質(zhì)量符合要求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于工廠所有樣品的收貨管理工作，包括但不限于原材料樣品、零部件樣品、成品樣品等。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門(mén)：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通樣品發(fā)送事宜，提供樣品相關(guān)信息，跟蹤樣品物流狀態(tài)，確保樣品按時(shí)到達(dá)工廠。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)：負(fù)責(zé)制定樣品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)接收的樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，判定樣品是否合格，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)樣品的收貨、入庫(kù)、存儲(chǔ)和保管工作，按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件存放樣品，確保樣品安全、完整。使用部門(mén)：負(fù)責(zé)提出樣品需求，配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估，根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果決定是否使用樣品。其他相關(guān)部門(mén)：按照各自職責(zé)，協(xié)同做好樣品收貨管理工作。二、樣品收貨流程1.樣品發(fā)送通知采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商樣品發(fā)送通知后，應(yīng)及時(shí)將樣品相關(guān)信息（包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等）告知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和使用部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤樣品物流狀態(tài)，確保樣品按時(shí)到達(dá)工廠。如遇樣品延遲到達(dá)或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并向相關(guān)部門(mén)說(shuō)明情況。2.收貨準(zhǔn)備倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到采購(gòu)部門(mén)的樣品收貨通知后，應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、準(zhǔn)備收貨工具和場(chǎng)地等。收貨人員應(yīng)熟悉樣品的基本信息和檢驗(yàn)要求，確保能夠準(zhǔn)確接收樣品。3.樣品接收樣品到達(dá)工廠后，收貨人員應(yīng)首先核對(duì)樣品的外包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并拍照留存。收貨人員按照送貨單或其他相關(guān)憑證，核對(duì)樣品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與采購(gòu)部門(mén)提供的信息一致。收貨人員在確認(rèn)樣品信息無(wú)誤后，應(yīng)在送貨單或其他相關(guān)憑證上簽字確認(rèn)，并將樣品交予倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行入庫(kù)處理。4.樣品入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照樣品的類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保樣品易于查找和管理。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立樣品入庫(kù)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的入庫(kù)日期、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的樣品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行存放，如溫度、濕度、通風(fēng)等要求。5.樣品檢驗(yàn)質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在收到樣品后，應(yīng)按照制定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和用途，選擇合適的檢驗(yàn)方法和工具，確保檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在檢驗(yàn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。6.檢驗(yàn)報(bào)告出具質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在完成樣品檢驗(yàn)后，應(yīng)及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告，明確樣品是否合格。檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包括樣品的基本信息、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容，并由檢驗(yàn)人員簽字確認(rèn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)將檢驗(yàn)報(bào)告及時(shí)反饋給采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和使用部門(mén)。7.樣品處理根據(jù)檢驗(yàn)報(bào)告的結(jié)果，使用部門(mén)決定是否使用樣品。如樣品合格，使用部門(mén)可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行使用；如樣品不合格，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。對(duì)于不合格樣品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取退換貨、補(bǔ)貨等措施，確保樣品質(zhì)量符合要求。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品的處理結(jié)果，對(duì)樣品進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，如將合格樣品移至合格品區(qū)，將不合格樣品進(jìn)行隔離存放等。三、樣品收貨標(biāo)準(zhǔn)1.外包裝要求樣品外包裝應(yīng)完好無(wú)損，無(wú)明顯的破損、變形、污漬等情況。外包裝上應(yīng)標(biāo)明樣品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保信息清晰、準(zhǔn)確。2.樣品數(shù)量要求收貨人員應(yīng)按照送貨單或其他相關(guān)憑證核對(duì)樣品數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺或多余，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并在送貨單或其他相關(guān)憑證上注明情況。3.樣品質(zhì)量要求樣品質(zhì)量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括但不限于產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶(hù)要求等。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)方法和流程對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保樣品質(zhì)量合格。4.樣品標(biāo)識(shí)要求樣品上應(yīng)標(biāo)明樣品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、批次號(hào)等信息，確保標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確。對(duì)于有追溯要求的樣品，應(yīng)標(biāo)明樣品的生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)廠家等信息，以便于追溯和管理。四、樣品收貨記錄與檔案管理1.收貨記錄倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立樣品收貨記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的收貨日期、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、送貨單號(hào)、檢驗(yàn)結(jié)果等信息。收貨記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保能夠追溯樣品的收貨情況。2.檔案管理質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)建立樣品檢驗(yàn)檔案，將檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)記錄、樣品照片等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。樣品檢驗(yàn)檔案應(yīng)按照樣品類(lèi)別、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查詢(xún)和使用。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將樣品相關(guān)的采購(gòu)合同、送貨單、發(fā)票等資料進(jìn)行歸檔保存，與樣品檢驗(yàn)檔案相互印證，確保樣品管理的完整性。五、樣品存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)環(huán)境要求倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和存儲(chǔ)要求，提供合適的存儲(chǔ)環(huán)境，確保樣品質(zhì)量不受影響。對(duì)于易受潮、易氧化、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取防潮、防氧化、防變質(zhì)等措施，如密封包裝、干燥存儲(chǔ)、低溫保存等。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度等環(huán)境條件應(yīng)符合樣品存儲(chǔ)要求。2.存儲(chǔ)方式要求樣品應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的樣品，應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。樣品應(yīng)整齊擺放，不得隨意堆放，避免相互擠壓、碰撞，造成樣品損壞。3.保管責(zé)任倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)樣品的日常保管工作，確保樣品安全、完整。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于因保管不善造成樣品損壞、丟失等情況，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、樣品流轉(zhuǎn)與使用1.樣品流轉(zhuǎn)樣品在工廠內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)樣品流轉(zhuǎn)單，詳細(xì)記錄樣品的流轉(zhuǎn)日期、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、流轉(zhuǎn)部門(mén)、流轉(zhuǎn)原因等信息。樣品流轉(zhuǎn)單應(yīng)隨樣品一同流轉(zhuǎn)，確保樣品流轉(zhuǎn)過(guò)程可追溯。接收樣品的部門(mén)應(yīng)在樣品流轉(zhuǎn)單上簽字確認(rèn)，表明已收到樣品。2.樣品使用使用部門(mén)在使用樣品前，應(yīng)確認(rèn)樣品質(zhì)量合格，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行使用。使用部門(mén)應(yīng)妥善保管樣品，不得隨意丟棄或損壞樣品。使用部門(mén)在使用樣品過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)。七、異常情況處理1.樣品延遲到達(dá)如樣品延遲到達(dá)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解延遲原因，并向相關(guān)部門(mén)說(shuō)明情況。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品延遲到達(dá)的情況，合理調(diào)整檢驗(yàn)計(jì)劃，確保樣品能夠及時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)做好樣品延遲到達(dá)的記錄，并在樣品到達(dá)后及時(shí)安排收貨和入庫(kù)工作。2.樣品外包裝破損收貨人員在發(fā)現(xiàn)樣品外包裝破損時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄并拍照留存。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)外包裝破損情況，對(duì)樣品進(jìn)行重點(diǎn)檢驗(yàn)，確保樣品質(zhì)量不受影響。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商對(duì)破損樣品進(jìn)行處理，如補(bǔ)貨、換貨等。3.樣品數(shù)量短缺或多余收貨人員在發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺或多余時(shí)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并在送貨單或其他相關(guān)憑證上注明情況。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決數(shù)量差異問(wèn)題，確保樣品數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果，對(duì)樣品數(shù)量進(jìn)行調(diào)整，并做好記錄。4.樣品質(zhì)量不合格質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在發(fā)現(xiàn)樣品質(zhì)量不合格時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決樣品質(zhì)量問(wèn)題，如退換貨、補(bǔ)貨、整改等。使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品質(zhì)量不合格的情況，決定是否繼續(xù)使用樣品，并及時(shí)調(diào)整相關(guān)工作計(jì)劃。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對(duì)樣品收貨管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度和流程得到有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括樣品收貨流程的執(zhí)行情況、樣品質(zhì)量檢驗(yàn)情況、樣品存儲(chǔ)與保管情況、樣品流轉(zhuǎn)與使用情況等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。2.考核機(jī)制建立樣品收貨管理工作考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)