農(nóng)藥生產(chǎn)臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司農(nóng)藥生產(chǎn)臺(tái)賬管理，規(guī)范生產(chǎn)過程記錄，確保產(chǎn)品質(zhì)量可追溯，保障生產(chǎn)活動(dòng)的有序進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司農(nóng)藥生產(chǎn)全過程中涉及的各類臺(tái)賬管理，包括但不限于原材料采購(gòu)臺(tái)賬、生產(chǎn)過程記錄臺(tái)賬、成品出入庫(kù)臺(tái)賬等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假記載。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保記錄無(wú)遺漏。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)記錄應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫，不得拖延。4.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，書寫清晰規(guī)范。5.可追溯性原則：通過臺(tái)賬能夠清晰追溯產(chǎn)品的生產(chǎn)過程、原材料來(lái)源等信息。二、臺(tái)賬管理職責(zé)分工（一）生產(chǎn)部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)生產(chǎn)過程記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每日生產(chǎn)的產(chǎn)品品種、規(guī)格、產(chǎn)量、生產(chǎn)時(shí)間、操作人員等信息。2.確保生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)參數(shù)如實(shí)記錄，包括溫度、壓力、攪拌時(shí)間等關(guān)鍵工藝參數(shù)。3.配合其他部門進(jìn)行臺(tái)賬數(shù)據(jù)的查詢和核對(duì)工作。（二）采購(gòu)部門1.建立原材料采購(gòu)臺(tái)賬，記錄原材料的供應(yīng)商信息、采購(gòu)日期、品種、數(shù)量、價(jià)格等。2.對(duì)采購(gòu)的原材料質(zhì)量證明文件進(jìn)行整理和歸檔，并與采購(gòu)臺(tái)賬相對(duì)應(yīng)。3.定期更新采購(gòu)臺(tái)賬，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）質(zhì)量控制部門1.依據(jù)生產(chǎn)臺(tái)賬和采購(gòu)臺(tái)賬，對(duì)原材料和成品進(jìn)行檢驗(yàn)和檢測(cè)，并記錄檢驗(yàn)結(jié)果。2.負(fù)責(zé)不合格品臺(tái)賬的建立，記錄不合格品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、不合格原因及處理情況。3.監(jiān)督臺(tái)賬記錄的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的記錄及時(shí)提出整改意見。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.建立成品出入庫(kù)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄成品的入庫(kù)日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、批次，以及出庫(kù)日期、客戶名稱、發(fā)貨數(shù)量等信息。2.確保庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬記錄一致，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果記錄在臺(tái)賬中。3.配合其他部門進(jìn)行庫(kù)存產(chǎn)品的查詢和核對(duì)工作。（五）財(cái)務(wù)部門1.根據(jù)采購(gòu)臺(tái)賬和生產(chǎn)臺(tái)賬，核算生產(chǎn)成本，確保成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.依據(jù)銷售臺(tái)賬和成品出入庫(kù)臺(tái)賬，進(jìn)行銷售收入的核算和確認(rèn)。3.對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供支持。（六）行政部門1.負(fù)責(zé)臺(tái)賬管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。2.對(duì)各部門臺(tái)賬管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.負(fù)責(zé)臺(tái)賬檔案的統(tǒng)一管理，包括臺(tái)賬的裝訂、歸檔、保管和查閱等工作。三、臺(tái)賬的建立（一）臺(tái)賬格式1.各類臺(tái)賬應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，確保內(nèi)容完整、規(guī)范。格式應(yīng)包括表頭（如日期、項(xiàng)目、內(nèi)容等）、表格主體和備注欄等部分。2.表頭應(yīng)清晰明了，注明臺(tái)賬的名稱、記錄周期等信息。3.表格主體應(yīng)根據(jù)不同的臺(tái)賬內(nèi)容設(shè)計(jì)相應(yīng)的欄目，確保能夠準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息。4.備注欄用于記錄特殊情況、說明事項(xiàng)等補(bǔ)充信息。（二）臺(tái)賬內(nèi)容1.原材料采購(gòu)臺(tái)賬供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式。原材料名稱、規(guī)格、型號(hào)。采購(gòu)日期、訂單編號(hào)。采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)。質(zhì)量證明文件編號(hào)及相關(guān)信息。驗(yàn)收情況（合格/不合格）。2.生產(chǎn)過程記錄臺(tái)賬生產(chǎn)批次號(hào)。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)。生產(chǎn)日期、生產(chǎn)班組。原材料投入量、產(chǎn)出量。關(guān)鍵工藝參數(shù)記錄（如溫度、壓力、攪拌時(shí)間等）。設(shè)備運(yùn)行情況記錄（正常/故障及維修情況）。操作人員簽名。3.成品出入庫(kù)臺(tái)賬成品批次號(hào)。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)。入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、存放位置。出庫(kù)日期、客戶名稱、發(fā)貨數(shù)量。運(yùn)輸方式、運(yùn)輸單號(hào)。4.不合格品臺(tái)賬不合格品批次號(hào)。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)。不合格數(shù)量、不合格原因。發(fā)現(xiàn)日期、處理措施及處理結(jié)果。責(zé)任部門及責(zé)任人。（三）臺(tái)賬建立流程1.各部門根據(jù)職責(zé)分工，在開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)前，確定臺(tái)賬的格式和內(nèi)容要求。2.按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)信息。記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用鉛筆或圓珠筆（除特殊規(guī)定外）。3.臺(tái)賬記錄應(yīng)逐頁(yè)編號(hào)，不得缺頁(yè)、跳頁(yè)。如有錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)在原記錄上劃紅線更正，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。4.對(duì)于電子臺(tái)賬，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別保存。四、臺(tái)賬的填寫要求（一）字跡清晰臺(tái)賬記錄應(yīng)字跡工整、清晰，易于辨認(rèn)，不得潦草、模糊。（二）內(nèi)容完整按照臺(tái)賬格式要求，完整填寫各項(xiàng)內(nèi)容，不得遺漏重要信息。（三）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。如有數(shù)據(jù)修改，應(yīng)遵循相關(guān)更正規(guī)定，并注明修改原因和修改日期。（四）及時(shí)填寫各項(xiàng)記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)填寫，不得拖延。如因特殊原因未能及時(shí)填寫，應(yīng)在事后盡快補(bǔ)填，并注明補(bǔ)填原因。（五）簽字確認(rèn)臺(tái)賬記錄完成后，經(jīng)手人應(yīng)簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。多人參與的業(yè)務(wù)活動(dòng)，相關(guān)人員均應(yīng)簽字。五、臺(tái)賬的審核與監(jiān)督（一）部門內(nèi)部審核1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門的臺(tái)賬記錄進(jìn)行審核，確保記錄的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.審核內(nèi)容包括臺(tái)賬格式是否符合要求、記錄內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、簽字手續(xù)是否齊全等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)人員進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）跨部門審核1.涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)，相關(guān)部門應(yīng)相互配合進(jìn)行臺(tái)賬數(shù)據(jù)的核對(duì)和審核。2.例如，采購(gòu)部門與倉(cāng)庫(kù)管理部門核對(duì)原材料入庫(kù)數(shù)量；生產(chǎn)部門與質(zhì)量控制部門核對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等。3.跨部門審核中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)差異或問題，應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。（三）行政部門監(jiān)督1.行政部門定期對(duì)各部門的臺(tái)賬管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括臺(tái)賬建立情況、填寫要求執(zhí)行情況、審核情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式。定期檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查時(shí)間、內(nèi)容和范圍；不定期抽查可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，行政部門進(jìn)行復(fù)查。六、臺(tái)賬的保管與查閱（一）保管期限1.各類臺(tái)賬的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原材料采購(gòu)臺(tái)賬、生產(chǎn)過程記錄臺(tái)賬、成品出入庫(kù)臺(tái)賬等應(yīng)保存[X]年，不合格品臺(tái)賬應(yīng)保存至不合格品處理完畢后[X]年。2.法律法規(guī)對(duì)臺(tái)賬保管期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）保管方式1.臺(tái)賬應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存。紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，加具封面，注明臺(tái)賬名稱、年度、月份等信息，并妥善存放于專門的檔案柜中。2.電子臺(tái)賬應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和管理。電子臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)分別存放于不同的地點(diǎn)。3.臺(tái)賬保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保臺(tái)賬的安全完整。（三）查閱流程1.因工作需要查閱臺(tái)賬的，應(yīng)填寫《臺(tái)賬查閱申請(qǐng)表》，注明查閱臺(tái)賬的名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息。2.《臺(tái)賬查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至行政部門。行政部門審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱臺(tái)賬，不得擅自將臺(tái)賬帶出保管地點(diǎn)。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)臺(tái)賬，不得涂改、損壞、丟失臺(tái)賬記錄。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《臺(tái)賬查閱登記表》上簽字確認(rèn)，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。七、臺(tái)賬的銷毀（一）銷毀條件臺(tái)賬保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.各部門提出臺(tái)賬銷毀申請(qǐng)，填寫《臺(tái)賬銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀臺(tái)賬的名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《臺(tái)賬銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀臺(tái)賬進(jìn)行審核，確認(rèn)符合銷毀條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)組織臺(tái)賬的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括