統(tǒng)一采購管理規(guī)定?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各部門的所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度。公平公正原則：采購過程應(yīng)公平、公正地對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計劃和采購預(yù)算，經(jīng)審批后組織實施。尋找、篩選、評估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。執(zhí)行采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫、付款等工作。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。2.需求部門負(fù)責(zé)提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購需求，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供相關(guān)意見。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的簽訂和執(zhí)行，及時驗收采購物資。對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，提出改進(jìn)意見。3.審批部門負(fù)責(zé)對采購計劃、采購預(yù)算、采購合同等進(jìn)行審批，確保采購活動符合公司規(guī)定和要求。根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對采購決策提供指導(dǎo)和支持。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交給采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到采購申請后，結(jié)合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給審批部門審批。3.供應(yīng)商選擇與評估根據(jù)采購計劃，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。采購部門組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或樣品測試，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實際情況，綜合評估后確定最終供應(yīng)商。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容，以便于管理和跟蹤。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。起草采購合同，經(jīng)雙方審核無誤后簽字蓋章。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便于各方履行職責(zé)。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購部門按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的詳細(xì)信息和交貨要求。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇到供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如催貨、換貨、退貨等，確保公司利益不受損失。6.驗收與入庫采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等。驗收合格的物資，由需求部門填寫《驗收單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。7.付款采購物資驗收合格且入庫后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的付款條款，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)憑證，如發(fā)票、驗收單、采購合同等，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式1.集中采購定義：對于公司通用的、需求量較大的物資，由采購部門統(tǒng)一組織采購，以獲得規(guī)模采購優(yōu)勢，降低采購成本。適用范圍：辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、常用原材料等。操作流程：采購部門定期收集各部門的采購需求，匯總后制定集中采購計劃，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同并組織實施。2.分散采購定義：對于各部門有特殊需求的物資，由需求部門自行采購，但需按照公司采購管理規(guī)定進(jìn)行操作。適用范圍：專用設(shè)備、定制化物資、緊急采購物資等。操作流程：需求部門填寫《采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后自行尋找供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同，并按照規(guī)定進(jìn)行驗收、入庫和付款等工作。采購?fù)瓿珊?，需求部門應(yīng)將采購情況報采購部門備案。3.招標(biāo)采購定義：通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商的采購方式。適用范圍：金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項目，如大型設(shè)備采購、工程建設(shè)項目等。操作流程：采購部門編制招標(biāo)文件，明確采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，對供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。4.詢價采購定義：向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商報價，通過比較各供應(yīng)商的報價，選擇價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。適用范圍：采購金額較小、市場價格比較透明、技術(shù)要求相對簡單的物資采購。操作流程：采購部門向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。供應(yīng)商收到詢價函后，在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行報價。采購部門對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較分析，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商，與其進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。5.談判采購定義：與單一供應(yīng)商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨等條款進(jìn)行面對面談判，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同的采購方式。適用范圍：采購金額較大、供應(yīng)商數(shù)量有限、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的采購項目，以及緊急采購項目。操作流程：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判前準(zhǔn)備，收集相關(guān)信息，制定談判策略。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購合同條款進(jìn)行協(xié)商，爭取有利的采購條件。達(dá)成一致意見后，起草采購合同，經(jīng)雙方審核無誤后簽字蓋章。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門的采購需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、物資需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給審批部門審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期與采購部門核對采購金額，確保預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性。3.預(yù)算調(diào)整當(dāng)市場價格發(fā)生重大變化、公司業(yè)務(wù)需求調(diào)整等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實際需要時，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給審批部門審批。審批通過后，采購部門按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購活動。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，積極開發(fā)新的供應(yīng)商。通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，尋找潛在供應(yīng)商資源。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或樣品測試，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實際情況，綜合評估后確定是否納入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，如交貨記錄、質(zhì)量檢驗報告、客戶反饋等，并進(jìn)行整理和分析。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時采取措施進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商激勵與約束建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供培訓(xùn)支持等，以鼓勵供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。制定供應(yīng)商約束措施，對于違反采購合同、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨延遲等問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及激勵和約束措施，確保合作關(guān)系的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。七、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、物資質(zhì)量風(fēng)險、采購流程風(fēng)險等。與各相關(guān)部門密切溝通，收集信息，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險隱患。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，分為高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險。對于高風(fēng)險因素，應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施，重點(diǎn)加以防范；對于中風(fēng)險因素，應(yīng)密切關(guān)注，采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行控制；對于低風(fēng)險因素，可進(jìn)行日常監(jiān)控。3.風(fēng)險應(yīng)對根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場價格波動風(fēng)險，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式進(jìn)行防范；對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任；對于物資質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收；對于采購流程風(fēng)險，應(yīng)優(yōu)化采購流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保采購活動的規(guī)范進(jìn)行。定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，根據(jù)實際情況及時調(diào)整和完善應(yīng)對措施，確保風(fēng)險得到有效控制。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行定期審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受內(nèi)部監(jiān)督和指導(dǎo)。需求部門和其他相關(guān)部門有權(quán)對采購活動提出意見和建議，采購部門應(yīng)認(rèn)真對待并及時改進(jìn)。2.考核指標(biāo)制定采購工作考核指標(biāo)，包括采購成本控制、采購質(zhì)量、交貨及時性、供應(yīng)商管理等方面。具體指標(biāo)如下：采購成本降低率：（預(yù)算采購金額實際采購金額）/預(yù)算采購金額×100%采購物資合格率：合格物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%交貨準(zhǔn)時率：按時交貨次數(shù)/應(yīng)交貨次數(shù)×100%供應(yīng)商滿意度：供應(yīng)商對合作的滿意程度評分平均值3.考核方式定期對采購部門和采購人員的工作進(jìn)行考核