電子文件的管理

在19世紀(jì)，信息技術(shù)的快速發(fā)展導(dǎo)致了信息浪潮，計(jì)算機(jī)化趨勢(shì)在世界范圍內(nèi)展開。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向各個(gè)行業(yè)擴(kuò)展。為了促進(jìn)社會(huì)的信息和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，出現(xiàn)了大量的電子文件。由于電子文件自身的特殊性,使得電子文件的真實(shí)性、可靠性和長(zhǎng)期存取性受到多方的質(zhì)疑,如何做好電子文件的管理工作,已成為當(dāng)前信息管理部門所面臨的新課題?，F(xiàn)結(jié)合實(shí)踐工作,談一談自已對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí),以期對(duì)電子文件的科學(xué)管理提供有益思路。1以計(jì)算機(jī)盤片、存儲(chǔ)的化學(xué)磁性材料為載體的文字材料所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。2電子文件的特性2.1與其他電子郵件相比，電子文件具有基本特征要求由法定作者制發(fā),具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用,具有規(guī)范的體式和特定的處理程序。2.2制代碼的特點(diǎn)從信息的編碼形式來(lái)看,在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,電子文件的信息內(nèi)容皆以二進(jìn)制代碼的形式存在,是一種純粹的數(shù)字化信息,因而具有非人工識(shí)讀性、信息的易更改性及對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn);從其載體特性來(lái)看,電子文件又具有載體與信息的可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度性和載體的不穩(wěn)定性等特點(diǎn)。2.3電子文件也具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件信息的集成性和交互性特點(diǎn)3電子文件的收集、積累與脫機(jī)保存由于目前多數(shù)單位電子文件形成后大多分散在承辦人員的計(jì)算機(jī)中,缺乏統(tǒng)一管理,同時(shí),電子文件的信息形態(tài)及其組成一般要比紙質(zhì)文件復(fù)雜。因此,檔案工作者必須從電子文件形成的源頭進(jìn)行有效控制,對(duì)電子文件及時(shí)進(jìn)行收集、積累并脫機(jī)保存。應(yīng)該抓住電子文件形成之初這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),及時(shí)對(duì)其加以收集進(jìn)行邏輯歸檔,才能保證電子文件的完整性和真實(shí)性。3.1收集區(qū)域3.1.1電子文件的收集3.1.2對(duì)于起鞘助作用或正式作用的電子文件,則應(yīng)及時(shí)收集;3.1.3對(duì)于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù),也應(yīng)加強(qiáng)管理,并列入收集范圍。3.2收集方法3.2.1電子文件的收集、共享、備份加強(qiáng)對(duì)電子文件的前期控制,保證從網(wǎng)絡(luò)渠道流通的電子文件不散失;3.2.2定期或不定期的對(duì)一些個(gè)人電子計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的與工作相關(guān)的電子文件進(jìn)行收集、登記、備份;3.2.3及時(shí)對(duì)即將更新或已更新的操作環(huán)境及數(shù)據(jù)進(jìn)行登記和保存。4電子文件篩選4.1實(shí)行組盤、組盤和保管期限以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤;第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。4.2文件的辦理、保管通過(guò)文書室進(jìn)行處理,掃描成影像文件后輸入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性確定密級(jí)和保管期限,經(jīng)檔案人員審查后,加上檔案管理信息,存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢,則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。5數(shù)據(jù)安全整理電子文件歸檔,一般是指將應(yīng)歸檔的電子文件,經(jīng)過(guò)整理從電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或網(wǎng)絡(luò)上拷貝到可移動(dòng)的磁盤或光盤等記錄介質(zhì)上,以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。5.1電子文件的分類和順序電子文件的分類、排序是指將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合,使電子文件易于查找和提供利用。5.1.1多渠道元素之研究5.1.2電子文件的標(biāo)引應(yīng)注明電子文件的來(lái)源、責(zé)任者、時(shí)間、載體類型、操作環(huán)境等諸多元素;5.1.3電子文件的組合應(yīng)當(dāng)考慮到電子文件與其產(chǎn)生的相關(guān)操作環(huán)境存放在一起。5.2電子文件的錄入與紙質(zhì)檔案相比,電子文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中是以虛擬形式存在的,數(shù)據(jù)庫(kù)是存取電子文件的“虛擬文件庫(kù)”。電子文件一旦經(jīng)過(guò)登記,就應(yīng)將其所有的標(biāo)注信息全部錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。經(jīng)過(guò)分類和排序的電子文件,逐一登記進(jìn)入“虛擬文件庫(kù)”,并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)數(shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。5.3電子文件的打包要求5.3.1電子文件的歸檔電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后,或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行。5.3.2歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍應(yīng)盡可能包括機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的各種載體的電子文件,同時(shí)注意將電子文件存貯的載體及電子文件產(chǎn)生的外部環(huán)境和元數(shù)據(jù)保存起來(lái),形成有機(jī)的結(jié)合體,保證電子文件不遺漏、不散失。5.3.3歸檔份數(shù)。一般拷貝三套是比較穩(wěn)妥的,兩套異地保存,另一套提供借閱。6軟磁盤存貯由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存。所以,軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定相應(yīng)的保護(hù)措施。6.1備份盤的保存6.1.1統(tǒng)一的軟盤模式使用3.5英寸的厚盤保存。6.1.2軟磁盤的質(zhì)量控制；6.1.3調(diào)整存儲(chǔ)條件6.1.4加強(qiáng)病毒預(yù)防。6.1.5更新加密盤6.1.6立即更換存儲(chǔ)在電子文件的軟磁盤載體，以便長(zhǎng)期保存6.2cd存儲(chǔ)設(shè)備6.2.1標(biāo)準(zhǔn)的排水和使用。2.2.2保持不變的溫度和濕度環(huán)境。注意照明。6.2.3注意光7加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理檔案工作的根本目的在于利用。一是,必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化;二是,要把好數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量關(guān);三是,做到館室共建,應(yīng)將計(jì)算機(jī)錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu);四是,充分利用信息安全技術(shù),切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。因此,檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展,就必須采取積極措施,抓好知識(shí)更新,引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。8認(rèn)真進(jìn)行鑒定,區(qū)分文件價(jià)值由于電子文件的保存價(jià)值取決于其自身價(jià)值和可讀性,因此,在電子文件歸檔前,一要認(rèn)真進(jìn)行鑒定,區(qū)分文件價(jià)值,只有對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的,才有必要進(jìn)行歸檔;二是由于部分電子文件保持期限較長(zhǎng),其讀取軟件的操作系統(tǒng)可能隨著時(shí)間的推移不再具有兼容性,因此,要定期將有關(guān)電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)同步歸檔。9電子文件對(duì)文件管理的影響9.1生活數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容對(duì)象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。9.2系統(tǒng)的整序保護(hù)檔案檔案檔案的檔案案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。9.3電子文件的保管期限難定自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一