二〇〇八年七月三十日人事檔案信息管理培訓中國石油人力資源管理系統(tǒng)項目中國石油天然氣集團公司2009年03月二〇〇八年七月三十日人事檔案信息管理培訓中國石油人力資源管理提綱一、課程目標二、人事檔案信息管理功能介紹提綱一、課程目標課程目標使參訓者可以理解和掌握：了解人事檔案信息管理的總體功能掌握人事檔案信息管理的具體業(yè)務實現(xiàn)及相關流程課程目標使參訓者可以理解和掌握：提綱一、課程目標二、人事檔案信息管理功能介紹提綱一、課程目標4目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓4目錄人事檔案信息管理培訓5目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓5目錄人事檔案信息管理培訓6人事檔案管理培訓模塊-總體概述人事檔案管理的業(yè)務:

“人事檔案管理模塊”是根據(jù)人事檔案管理工作的需要建立的模塊，是為了高效、有序地利用檔案信息，處理人事檔案的日常管理工作。

“人事檔案管理模塊”的使用范圍:

人事相關人員和人事檔案管理人員“人事檔案管理模塊”所管轄的范圍所有SAP系統(tǒng)中存在的，人事關系和檔案關系歸屬本單位管理的人員

說明：SAP系統(tǒng)中沒有的人員，以后陸續(xù)解決！人事檔案信息管理培訓6人事檔案管理培訓模塊-總體概述人事檔案管理的業(yè)務:人事檔案7目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓7目錄人事檔案信息管理培訓8目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓8目錄人事檔案信息管理培訓9目錄功能概述具體操作人事檔案信息管理培訓9目錄人事檔案信息管理培訓10功能概述

“檔案館信息管理”是記錄檔案館的相關信息。如檔案館名稱、負責人及基礎設施等。并隨著檔案館相關信息的變化，隨時更新檔案館信息。

具體操作

檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“創(chuàng)建檔案管理機構信息”界面。事務代碼：ZHR_PP03_OW110功能概述檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓11檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓選擇對象標識（組織單元代碼）點擊執(zhí)行

11檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓選擇對象標識（組織單元12檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓維護相關字段：

說明：單位負責人:本單位人事勞資部門負責檔案管理的領導。管理部門:指人事勞資部門中具體負責檔案管理的機構。部門負責人:指管理檔案機構中檔案管理的主管領導。維護完畢后，點擊保存即可?！靶薷臋n案管理機構信息：雙擊菜單‘修改檔案管理機構信息’，事務代碼：ZHR_PP03_OW2，其他操作同創(chuàng)建檔案管理機構信息”。實施后會逐級設立檔案館名稱單位負責人、部門負責人和前三個檔案管理人員可以從系統(tǒng)中直接選擇非在冊人員檔案人數(shù)和卷數(shù)的填寫按照“_/_”的格式填寫，例如離退休人/卷55/56,為55人56卷檔案12檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓維護相關字段：說明：13目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓13目錄人事檔案信息管理培訓14目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓14目錄人事檔案信息管理培訓15目錄功能概述操作流程具體操作批量處理人事檔案信息管理培訓15目錄人事檔案信息管理培訓16功能概述

“人事檔案信息”是記錄人事檔案管理地點，存放位置及卷數(shù)等相關信息。

操作流程人事檔案信息可直接維護，也可以在檔案轉(zhuǎn)入時直接生成。操作路徑人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1316人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓17人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇人事檔案信息，并點擊“創(chuàng)建”：

17人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇18人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護員工檔案的基礎信息：維護完畢后，點擊保存即可。在此只說明直接維護人事檔案信息的操作；檔案轉(zhuǎn)入時會自動生成人事檔案信息，具體操作，請參考“檔案轉(zhuǎn)入管理”。18人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護員工檔案的基礎信19目錄功能概述操作流程具體操作批量處理人事檔案信息管理培訓19目錄人事檔案信息管理培訓20操作路徑人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“人事檔案信息批量導入”界面。事務代碼：ZHRBI12220人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓21第一步：下載模板人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式，保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。21人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護完畢數(shù)據(jù)22第二步：上傳數(shù)據(jù)人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如下兩種情況：（1）如果導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。（2）如果沒有錯誤，則如下為空。22人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如23目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓23目錄人事檔案信息管理培訓24目錄檔案轉(zhuǎn)入管理檔案轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓24目錄人事檔案信息管理培訓25目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓25目錄人事檔案信息管理培訓26功能概述

“檔案轉(zhuǎn)入”是記錄檔案材料轉(zhuǎn)入情況的信息。

工作流程

檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓26功能概述檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓27操作路徑檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1327檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓28檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息，并點擊“創(chuàng)建”：

28檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓找要維護的人員29檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓人事管理崗負責：維護“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”的檔案來源、回執(zhí)時間、移交人、審核人、移交單位、狀態(tài)欄。狀態(tài)欄根據(jù)實際工作情況維護成“處理中”。說明：移交單位：指人事管理處室、科室；移交人：指人事管理崗人員。舉例：大慶油田公司人事部干部管理科，劉銘輝。29檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓人事管30檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“提交”人事管理崗負責：檔案審核通過后，將待“轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”中狀態(tài)欄調(diào)整為“提交”，表示可以向檔案管理崗人員提交檔案。

30檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“提31檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“檔案員確認”檔案管理崗接到通知、收到檔案后負責：維護“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”的接收人和接收單位，同時核對“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”維護的內(nèi)容，合格后將狀態(tài)欄調(diào)整為“檔案員確認”。

說明：接收單位：指檔案管理科,處室科室；接收人：指檔案管理人。舉例：大慶油田公司人事信息檔案管理科，王旭31檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“檔32檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓完成后自動生成“人事檔案信息”保存之后，“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”中維護的信息會自動帶到“檔案轉(zhuǎn)遞--轉(zhuǎn)入”信息中，檔案管理員根據(jù)實際業(yè)務維護“檔案轉(zhuǎn)遞信息”中的相關信息。32檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓完成后自動生成33檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：維護“人事檔案轉(zhuǎn)遞信息---轉(zhuǎn)入”（上圖）并標識轉(zhuǎn)遞完成后，系統(tǒng)會自動生成并自動跳入到“人事檔案信息”，相關字段內(nèi)容會自動帶入到“人事檔案信息”中，檔案管理崗再維護其相關信息即可：33檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓檔案管理34目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓34目錄人事檔案信息管理培訓35操作路徑檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“轉(zhuǎn)遞檔案信息批量導入”界面。事務代碼：ZHRBI20535檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓36第一步：下載模板檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果是對系統(tǒng)里已有信息進行修改,請在“轉(zhuǎn)遞狀態(tài)”中選擇修改，同時在“檔案材料狀態(tài)”中選擇相應的狀態(tài)即可。如圖：36檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果是對系統(tǒng)37檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果選擇“檔案員確認”導入后，會自動生成一條相應子類型（轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出）的“檔案轉(zhuǎn)遞信息”維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式：保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。

37檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果選擇“檔38第二步：上傳數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如下兩種情況：（1）如果導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。（2）如果沒有錯誤，則如下為空。38檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓導入完成后，會39目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓39目錄人事檔案信息管理培訓40員工檔案轉(zhuǎn)入后，可以通過報表工具查詢、生成“檔案轉(zhuǎn)入人員登記簿”。操作路徑

檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“檔案轉(zhuǎn)入人員登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM01440員工檔案轉(zhuǎn)入后，可以通過報表工具查詢、生成“檔案轉(zhuǎn)入人員41檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

根據(jù)需求選擇表單輸出的時間限制可以按照人員編號、公司代碼等條件選擇要輸出的人員范圍41檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸42檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓42檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓43目錄檔案轉(zhuǎn)入管理檔案轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓43目錄人事檔案信息管理培訓44目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓44目錄人事檔案信息管理培訓45功能概述“檔案轉(zhuǎn)出”是記錄檔案材料轉(zhuǎn)出情況的信息。

工作流程

檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓45功能概述檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓46操作路徑檔案轉(zhuǎn)遞信息管理轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1346檔案轉(zhuǎn)遞信息管理轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓47檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息，并點擊“創(chuàng)建”：

47檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓找要維護的人員48檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓當員工發(fā)生調(diào)出、離退休或減冊業(yè)務時，檔案需根據(jù)管理權限轉(zhuǎn)到相關單位。人事管理崗負責：維護“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息---檔案轉(zhuǎn)出”，并將狀態(tài)欄調(diào)整為“處理中”。48檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓當員工49檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓人事管理崗負責：審核通過后，人事管理崗將“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”的狀態(tài)欄調(diào)整成“提交”，即通知檔案管理人員該員工檔案需要轉(zhuǎn)出

49檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓人事管理50檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓檔案管理人員負責：在收到通知后，將“待提交檔案信息”的狀態(tài)欄維護成“檔案員確認”

50檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓檔案管理51檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓保存后，系統(tǒng)會自動生成一條“檔案轉(zhuǎn)遞信息-轉(zhuǎn)出”的記錄，相關內(nèi)容會自動帶出，檔案管理人員根據(jù)實際業(yè)務維護檔案轉(zhuǎn)出信息說明：柜號：維護信息時，回車可自動帶出人事檔案信息中字段“正本存放位置”的內(nèi)容，方便檔案管理人員找取檔案。轉(zhuǎn)遞是否完成：標識本次檔案轉(zhuǎn)出是否完成。51檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓保存后52目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓52目錄人事檔案信息管理培訓53檔案轉(zhuǎn)遞信息管理轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓操作同“‘檔案轉(zhuǎn)入管理’的批處理工具的使用”53檔案轉(zhuǎn)遞信息管理轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓操作同“‘檔案轉(zhuǎn)54目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓54目錄人事檔案信息管理培訓55員工檔案轉(zhuǎn)出后，可以通過報表工具查詢、生成“檔案轉(zhuǎn)出人員登記簿”。操作路徑

檔案轉(zhuǎn)遞信息管理轉(zhuǎn)出人事檔案信息管理培訓具體操作同“檔案轉(zhuǎn)入人員登記薄”

雙擊此操作路徑,進入“檔案轉(zhuǎn)入人員登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM01455員工檔案轉(zhuǎn)出后，可以通過報表工具查詢、生成“檔案轉(zhuǎn)出人員56目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓56目錄人事檔案信息管理培訓57目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓57目錄人事檔案信息管理培訓58功能概述

“檔案目錄信息”是員工檔案材料的檢索管理。工作流程

（1）直接維護員工的“檔案目錄”（2）在“待移交檔案材料信息”中自動生成“檔案目錄”具體操作檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1358功能概述檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓59檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓找到要維護的人員，選擇檔案目錄信息，并點擊“創(chuàng)建”

點擊創(chuàng)建后，彈出一個對話框，選擇檔案目錄的類別，點擊對勾，或者雙擊選項即可。

59檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓找到要維護的人員，選60檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓維護檔案目錄相關的內(nèi)容該字段會按照檔案材料的類別分別按照流水號排序，也可以手工進行調(diào)整材料接收備注可以記錄在接收該材料過程中的需記錄的情況，檔案目錄備注為本目錄需要記錄的內(nèi)容維護完畢后，點擊保存即可。60檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓維護檔案目錄相關的內(nèi)61目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓61目錄人事檔案信息管理培訓62操作路徑檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“檔案目錄信息批量導入”界面。事務代碼：ZHRBI00562檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓63第一步：下載模板檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式，保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。63檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓維護完畢數(shù)據(jù)64第二步：上傳數(shù)據(jù)檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如下兩種情況：（1）如果導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。（2）如果沒有錯誤，則如下為空。64檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如65目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓65目錄人事檔案信息管理培訓66可以通過報表工具查詢、生成“人事檔案目錄套表”。操作路徑

檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“人事檔案目錄套表”界面。事務代碼：ZHRRP06366可以通過報表工具查詢、生成“人事檔案目錄套表”。檔案目錄67檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

如果只輸出部分檔案類別的目錄信息，則可以在“選擇輸出材料類別”中進行選擇67檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單68檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓

點擊執(zhí)行后，目錄套表會保存在選定的路徑下，例如保存在桌面：雙擊文件打開：68檔案目錄信息管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，目錄套69目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓69目錄人事檔案信息管理培訓70目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓70目錄人事檔案信息管理培訓71功能概述“待移交檔案材料信息”是記錄新增歸檔材料的移交過程。工作流程

待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓71功能概述待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓72具體操作待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1372待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓73待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓人事管理崗負責：當有新增材料歸檔時，需要維護“待移交檔案材料信息”。找到要維護的人員，選擇檔案目錄信息，并點擊“創(chuàng)建”

73待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓人事管理崗74待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓點擊創(chuàng)建后，彈出一個對話框，選擇檔案目錄的類別，點擊對勾，或者雙擊選項即可。

74待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓點擊創(chuàng)建后75待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓人事管理崗維護根據(jù)新增材料的類別選擇相應的子類型后，進入到“待移交檔案材料信息”的界面。維護完畢后，將“狀態(tài)欄”調(diào)整為“提交”。75待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓人事管理崗維護76待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓檔案管理人員維護檔案管理崗負責：在接到郵件、收到材料后，確認待移交檔案材料信息：如圖：維護完畢后，將“狀態(tài)欄”維護成“檔案員確認”維護完此信息后，回車：字段“柜號”會自動帶出檔案存放位置，以便于檔案管理人員將材料投檔。保存后，系統(tǒng)會自動帶出檔案目錄信息?！锾貏e注意：因各種原因材料不能歸案時，檔案管理人員要在上圖備注中說明原因。76待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓檔案管理人員維護檔77待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：根據(jù)業(yè)務需要決定是否生成目錄，如圖歸檔時：維護相關信息，生成檔案目錄，保存即可不歸檔時：直接退出即可。77待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：根78目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓78目錄人事檔案信息管理培訓79操作路徑待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“待移交檔案材料批量導入”界面。事務代碼：ZHRBI12979待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓80第一步：下載模板待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓★如果是對系統(tǒng)里已有信息進行修改,請在“轉(zhuǎn)遞狀態(tài)”中選擇修改，同時在“檔案材料狀態(tài)”中選擇相應的狀態(tài)即可。如圖：點擊執(zhí)行后，輸出模板如圖

80待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓★如果是對系統(tǒng)里已81待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓★①其中“檔案材料名稱”和“檔案材料類別”為必填字段②對于有下拉選項的請嚴格按照選項中的填寫?、廴绻凇盃顟B(tài)”一欄中選擇“檔案員確認”會自動生成一條相應的“檔案目錄信息”維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式：保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。81待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓★①其中“檔案材料82第二步：上傳數(shù)據(jù)待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如下兩種情況：（1）如果導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。（2）如果沒有錯誤，則如下為空。如果是上傳“修改”的信息請選中“修改”同時選重相應的“狀態(tài)材料狀態(tài)”即可。82待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)83目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓83目錄人事檔案信息管理培訓84可以通過報表工具查詢、生成“接收檔案材料登記簿”。操作路徑

待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“轉(zhuǎn)入檔案材料登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM01684可以通過報表工具查詢、生成“接收檔案材料登記簿”。待移85待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

根據(jù)需求選擇表單輸出的時間限制可以按照人員編號、公司代碼等條件選擇要輸出的人員范圍85待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清86待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓86待移交檔案材料管理人事檔案信息管理培訓87目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓87目錄人事檔案信息管理培訓88目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓88目錄人事檔案信息管理培訓89目錄檔案查閱情況信息檔案借閱情況信息人事檔案信息管理培訓89目錄人事檔案信息管理培訓90功能概述“檔案查閱情況信息”是記錄人事管理崗在實際業(yè)務查閱檔案過程的信息。工作流程

檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓90功能概述檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓91具體操作檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1391具體操作檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓92檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇檔案查（借）閱情況信息，并點擊“創(chuàng)建”：

92檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓找要維護的93檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓人事管理崗負責：填寫“查借閱人填寫”的內(nèi)容，并將狀態(tài)欄調(diào)整成“提交”，回車后系統(tǒng)自動檔案存放位置，然后點擊保存。如圖：93檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓人94檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓人事管理崗負責：打印“查閱人事檔案審批單”。打印出查閱審批單：經(jīng)過本部門領導簽字后，拿著審批單去檔案室查閱檔案。

雙擊此操作路徑,進入“查閱人事檔案審批單（人事崗用）”界面。事務代碼：ZHRISPAFM10294檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓人事管理崗95檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：提供檔案并維護“查借閱信息---查閱”如圖：檔案管理崗維護“檔案員填寫”的內(nèi)容，并將狀態(tài)調(diào)整成“檔案員確認”。

95檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓檔案管理崗96目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓96目錄人事檔案信息管理培訓97操作路徑檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“檔案查借閱信息批量導入”界面。事務代碼：ZHRBI01997檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓98第一步：下載模板檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式，保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。如果對系統(tǒng)中已有的信息進行修改，請選擇“修改”同時對修改情況下的狀態(tài)進行選擇。98檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓維99第二步：上傳數(shù)據(jù)檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如下兩種情況：（1）如果導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。（2）如果沒有錯誤，則如下為空。99檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓導入完成后100目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓100目錄人事檔案信息管理培訓101可以通過報表工具查詢、生成“查閱檔案登記簿”。

操作路徑

檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“查閱檔案登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM026101可以通過報表工具查詢、生成“查閱檔案登記簿”。檔案查102檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

102檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行103檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓103檔案查閱情況信息管理-查閱人事檔案信息管理培訓104目錄檔案查閱情況信息檔案借閱情況信息人事檔案信息管理培訓104目錄人事檔案信息管理培訓105目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓105目錄人事檔案信息管理培訓106功能概述

“檔案借閱情況信息”是記錄人事管理崗實際業(yè)務中借閱檔案過程的信息。

工作流程

檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓106功能概述檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培107操作路徑檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR13107檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓108檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇檔案查（借）閱情況信息，并點擊“創(chuàng)建”：

108檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓找要維護109檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓人事管理崗負責：維護“查借閱人填寫”的內(nèi)容，并將狀態(tài)欄調(diào)整成“提交”，回車后系統(tǒng)自動檔案存放位置，然后點擊保存。如圖：109檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓人事管理110檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓

人事管理崗負責：打印“借閱人事檔案審批單”打印出借閱審批單：經(jīng)過本部門領導簽字后，拿著審批單去檔案室借閱檔案。

雙擊此操作路徑,進入“借閱人事檔案審批單（人事崗用）”界面。事務代碼：ZHRISPAFM041110檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓人事管理111檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓

檔案管理崗負責：提供檔案并維護“查借閱信息---借閱”信息。檔案管理崗維護“檔案員填寫”的內(nèi)容，并將狀態(tài)調(diào)整為“檔案員確認”。111檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓檔案管理112檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：根據(jù)柜號字段帶出的內(nèi)容，取員工檔案給借閱人員，在借閱人員歸還檔案時，檔案管理員再進入系統(tǒng)維護“檔案查借閱信息-借閱”，維護實際歸還日期信息：112檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓113目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓113目錄人事檔案信息管理培訓114操作路徑檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓操作同“檔案借閱情況信息”114檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓操作同“115目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓115目錄人事檔案信息管理培訓116可以通過報表工具查詢、生成“借閱檔案登記簿”。

操作路徑

檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“借閱檔案登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM015116可以通過報表工具查詢、生成“借閱檔案登記簿”。檔案117檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

117檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行118檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓118檔案借閱情況信息管理-借閱人事檔案信息管理培訓119目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓119目錄人事檔案信息管理培訓120目錄功能概述操作流程具體操作報表工具人事檔案信息管理培訓120目錄人事檔案信息管理培訓121功能概述“檔案材料缺少登記信息”是記錄員工檔案中缺少材料的信息。

工作流程

檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓121功能概述檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓122具體操作檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR13122具體操作檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓123檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇檔案缺少材料登記信息信息，并點擊“創(chuàng)建”：

123檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓找要維護的124檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：當發(fā)現(xiàn)員工檔案缺少材料時，需要維護“檔案材料缺少登記信息”。待材料補充后，檔案管理人員再進入此界面維護歸檔日期，回車后，帶出柜號字段內(nèi)容，檔案員可以根據(jù)柜號，將員工材料歸檔。124檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓檔125目錄功能概述操作流程報表工具人事檔案信息管理培訓125目錄人事檔案信息管理培訓126可以通過報表工具查詢、生成“缺少材料登記簿”。操作路徑

檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“缺少材料登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM018126可以通過報表工具查詢、生成“缺少材料登記簿”。檔案缺少127檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

127檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后128檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓128檔案缺少材料登記情況管理人事檔案信息管理培訓129目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓129目錄人事檔案信息管理培訓130目錄功能概述操作流程具體操作報表工具人事檔案信息管理培訓130目錄人事檔案信息管理培訓131功能概述

“檔案剔出材料信息”是記錄檔案中重份和不在歸檔范圍的材料信息。工作流程

通過維護“檔案剔出材料信息”來記錄剔出材料信息即可。具體操作檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR13131功能概述檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓132檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇檔案剔出材料信息，并點擊“創(chuàng)建”：

132檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員133檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：當檔案中有重份和不在歸檔范圍的材料時，需要維護“檔案剔出材料信息”。133檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓134檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓剔出形式中有三種狀態(tài)：①選擇“銷毀”保存后，系統(tǒng)會自動生成一條檔案材料銷毀登記信息。如圖：②選擇“移交”或“暫存”時，維護相關信息，點擊保存即可。134檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓剔出形式中有三135目錄功能概述操作流程具體操作報表工具人事檔案信息管理培訓135目錄人事檔案信息管理培訓136可以通過報表工具查詢、生成“剔出檔案材料登記簿”。操作路徑

檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“剔出檔案材料登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM027136可以通過報表工具查詢、生成“剔出檔案材料登記簿”。檔案137檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

雙擊菜單進入表單條件選擇界面：可以根據(jù)需要選擇員工輸出的范圍和檔案館：137檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸138檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓138檔案剔出材料信息管理人事檔案信息管理培訓139目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓139目錄人事檔案信息管理培訓140目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓140目錄人事檔案信息管理培訓141功能概述

“檔案銷毀材料信息”是記錄檔案中重份和不在歸檔范圍的材料需要銷毀的信息。工作流程

檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓141功能概述檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓142具體操作檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR13142具體操作檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓143檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇材料銷毀登記信息，并點擊“創(chuàng)建”：

143檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的144檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：當有重份和不在歸檔材料銷毀時，要維護“檔案材料銷毀登記信息”。在維護人力資源主數(shù)據(jù)的界面，選擇“檔案材料銷毀登記信息”，點擊創(chuàng)建，進入到“檔案材料銷毀登記信息”的界面，維護相關信息。如圖：檔案管理崗維護相關信息即可。其中“待銷毀編號”系統(tǒng)會按年份自動生成流水號。144檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓145檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：待經(jīng)過一段時間后，確保待銷毀材料沒有保存價值后，經(jīng)過領導批準，將材料集中銷毀，檔案管理人員進入系統(tǒng)完善待銷毀登記信息，維護：批準人、監(jiān)督人、承辦人、銷毀日期、銷毀原因、銷毀理由等信息，記錄檔案材料被銷毀的結果。145檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓146目錄功能概述操作流程具體操作報表工具人事檔案信息管理培訓146目錄人事檔案信息管理培訓147可以通過報表工具查詢、生成“銷毀檔案材料登記簿”。操作路徑

檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“銷毀檔案材料登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM029147可以通過報表工具查詢、生成“銷毀檔案材料登記簿”。檔案148檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

雙擊菜單，進入表單條件選擇界面：選擇要輸出的人員范圍選擇檔案館148檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后149檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓149檔案材料銷毀登記信息管理人事檔案信息管理培訓150目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓150目錄人事檔案信息管理培訓151目錄功能概述操作流程具體操作人事檔案信息管理培訓151目錄人事檔案信息管理培訓152功能概述

“檔案材料轉(zhuǎn)出”是記錄零散材料轉(zhuǎn)出的情況。

工作流程

檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓152功能概述檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓153

具體操作檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR13153檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓154檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇檔案材料轉(zhuǎn)出，并點擊“創(chuàng)建”：

154檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選155檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：維護信息類型“檔案材料轉(zhuǎn)出”，記錄檔案材料轉(zhuǎn)出的相關信息。如圖：檔案管理崗負責：準備檔案轉(zhuǎn)出相關材料，待人事管理崗確認相關表單后，進行轉(zhuǎn)出。155檔案材料轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓檔156目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓156目錄人事檔案信息管理培訓157目錄功能概述操作流程具體操作報表工具人事檔案信息管理培訓157目錄人事檔案信息管理培訓158功能概述

“檔案整理信息”是記錄人事檔案立卷整理和插卷整理工作時的信息。

工作流程

檔案管理崗負責維護系統(tǒng)中“檔案整理信息”。具體操作檔案整理管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR13158功能概述檔案整理管理人事檔案信息管理培訓159檔案整理管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇檔案整理信息，并點擊“創(chuàng)建”：

159檔案整理管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇檔160檔案整理管理人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：記錄立卷整理和插卷整理的情況，維護“檔案整理信息”。在維護人力資源主數(shù)據(jù)的界面，選擇“檔案整理信息”，點擊創(chuàng)建，進入到“檔案整理信息”的界面，維護相關信息。如圖：160檔案整理管理人事檔案信息管理培訓檔案管161目錄功能概述操作流程具體操作報表工具人事檔案信息管理培訓161目錄人事檔案信息管理培訓162可以通過報表工具查詢、生成“人事檔案情況登記表”。操作路徑

檔案整理管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“銷毀檔案材料登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM029162可以通過報表工具查詢、生成“人事檔案情況登記表”。檔案163檔案整理管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

雙擊菜單，進入表單條件選擇界面：163檔案整理管理人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單164檔案整理管理人事檔案信息管理培訓164檔案整理管理人事檔案信息管理培訓OneTeam,OneDream

同一個團隊，同一個夢想OneTeam,OneDream

同一個團隊，同一個夢演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！二〇〇八年七月三十日人事檔案信息管理培訓中國石油人力資源管理系統(tǒng)項目中國石油天然氣集團公司2009年03月二〇〇八年七月三十日人事檔案信息管理培訓中國石油人力資源管理提綱一、課程目標二、人事檔案信息管理功能介紹提綱一、課程目標課程目標使參訓者可以理解和掌握：了解人事檔案信息管理的總體功能掌握人事檔案信息管理的具體業(yè)務實現(xiàn)及相關流程課程目標使參訓者可以理解和掌握：提綱一、課程目標二、人事檔案信息管理功能介紹提綱一、課程目標171目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓4目錄人事檔案信息管理培訓172目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓5目錄人事檔案信息管理培訓173人事檔案管理培訓模塊-總體概述人事檔案管理的業(yè)務:

“人事檔案管理模塊”是根據(jù)人事檔案管理工作的需要建立的模塊，是為了高效、有序地利用檔案信息，處理人事檔案的日常管理工作。

“人事檔案管理模塊”的使用范圍:

人事相關人員和人事檔案管理人員“人事檔案管理模塊”所管轄的范圍所有SAP系統(tǒng)中存在的，人事關系和檔案關系歸屬本單位管理的人員

說明：SAP系統(tǒng)中沒有的人員，以后陸續(xù)解決！人事檔案信息管理培訓6人事檔案管理培訓模塊-總體概述人事檔案管理的業(yè)務:人事檔案174目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓7目錄人事檔案信息管理培訓175目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓8目錄人事檔案信息管理培訓176目錄功能概述具體操作人事檔案信息管理培訓9目錄人事檔案信息管理培訓177功能概述

“檔案館信息管理”是記錄檔案館的相關信息。如檔案館名稱、負責人及基礎設施等。并隨著檔案館相關信息的變化，隨時更新檔案館信息。

具體操作

檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“創(chuàng)建檔案管理機構信息”界面。事務代碼：ZHR_PP03_OW110功能概述檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓178檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓選擇對象標識（組織單元代碼）點擊執(zhí)行

11檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓選擇對象標識（組織單元179檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓維護相關字段：

說明：單位負責人:本單位人事勞資部門負責檔案管理的領導。管理部門:指人事勞資部門中具體負責檔案管理的機構。部門負責人:指管理檔案機構中檔案管理的主管領導。維護完畢后，點擊保存即可?！靶薷臋n案管理機構信息：雙擊菜單‘修改檔案管理機構信息’，事務代碼：ZHR_PP03_OW2，其他操作同創(chuàng)建檔案管理機構信息”。實施后會逐級設立檔案館名稱單位負責人、部門負責人和前三個檔案管理人員可以從系統(tǒng)中直接選擇非在冊人員檔案人數(shù)和卷數(shù)的填寫按照“_/_”的格式填寫，例如離退休人/卷55/56,為55人56卷檔案12檔案館信息管理人事檔案信息管理培訓維護相關字段：說明：180目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓13目錄人事檔案信息管理培訓181目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓14目錄人事檔案信息管理培訓182目錄功能概述操作流程具體操作批量處理人事檔案信息管理培訓15目錄人事檔案信息管理培訓183功能概述

“人事檔案信息”是記錄人事檔案管理地點，存放位置及卷數(shù)等相關信息。

操作流程人事檔案信息可直接維護，也可以在檔案轉(zhuǎn)入時直接生成。操作路徑人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1316人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓184人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇人事檔案信息，并點擊“創(chuàng)建”：

17人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇185人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護員工檔案的基礎信息：維護完畢后，點擊保存即可。在此只說明直接維護人事檔案信息的操作；檔案轉(zhuǎn)入時會自動生成人事檔案信息，具體操作，請參考“檔案轉(zhuǎn)入管理”。18人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護員工檔案的基礎信186目錄功能概述操作流程具體操作批量處理人事檔案信息管理培訓19目錄人事檔案信息管理培訓187操作路徑人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“人事檔案信息批量導入”界面。事務代碼：ZHRBI12220人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓188第一步：下載模板人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式，保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。21人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓維護完畢數(shù)據(jù)189第二步：上傳數(shù)據(jù)人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如下兩種情況：（1）如果導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。（2）如果沒有錯誤，則如下為空。22人事檔案信息管理人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如190目錄總體功能概述具體業(yè)務實現(xiàn)檔案館信息管理人事檔案信息管理（一）人事檔案信息管理（六）檔案缺少材料登記情況管理（二）檔案轉(zhuǎn)遞信息管理（七）檔案剔出材料信息管理（三）檔案目錄管理（八）檔案材料銷毀登記信息管理（四）待移交檔案材料管理（九）檔案材料轉(zhuǎn)出管理（五）檔案查（借）閱情況信息管理（十）檔案整理管理人事檔案信息管理培訓23目錄人事檔案信息管理培訓191目錄檔案轉(zhuǎn)入管理檔案轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓24目錄人事檔案信息管理培訓192目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓25目錄人事檔案信息管理培訓193功能概述

“檔案轉(zhuǎn)入”是記錄檔案材料轉(zhuǎn)入情況的信息。

工作流程

檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓26功能概述檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓194操作路徑檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“管理人事檔案信息”界面。事務代碼：ZPA30_HR1327檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓195檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓找要維護的人員，選擇待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息，并點擊“創(chuàng)建”：

28檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓找要維護的人員196檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓人事管理崗負責：維護“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”的檔案來源、回執(zhí)時間、移交人、審核人、移交單位、狀態(tài)欄。狀態(tài)欄根據(jù)實際工作情況維護成“處理中”。說明：移交單位：指人事管理處室、科室；移交人：指人事管理崗人員。舉例：大慶油田公司人事部干部管理科，劉銘輝。29檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓人事管197檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“提交”人事管理崗負責：檔案審核通過后，將待“轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”中狀態(tài)欄調(diào)整為“提交”，表示可以向檔案管理崗人員提交檔案。

30檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“提198檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“檔案員確認”檔案管理崗接到通知、收到檔案后負責：維護“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”的接收人和接收單位，同時核對“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”維護的內(nèi)容，合格后將狀態(tài)欄調(diào)整為“檔案員確認”。

說明：接收單位：指檔案管理科,處室科室；接收人：指檔案管理人。舉例：大慶油田公司人事信息檔案管理科，王旭31檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓狀態(tài)修改成“檔199檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓完成后自動生成“人事檔案信息”保存之后，“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”中維護的信息會自動帶到“檔案轉(zhuǎn)遞--轉(zhuǎn)入”信息中，檔案管理員根據(jù)實際業(yè)務維護“檔案轉(zhuǎn)遞信息”中的相關信息。32檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓完成后自動生成200檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓檔案管理崗負責：維護“人事檔案轉(zhuǎn)遞信息---轉(zhuǎn)入”（上圖）并標識轉(zhuǎn)遞完成后，系統(tǒng)會自動生成并自動跳入到“人事檔案信息”，相關字段內(nèi)容會自動帶入到“人事檔案信息”中，檔案管理崗再維護其相關信息即可：33檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓檔案管理201目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓34目錄人事檔案信息管理培訓202操作路徑檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“轉(zhuǎn)遞檔案信息批量導入”界面。事務代碼：ZHRBI20535檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓203第一步：下載模板檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果是對系統(tǒng)里已有信息進行修改,請在“轉(zhuǎn)遞狀態(tài)”中選擇修改，同時在“檔案材料狀態(tài)”中選擇相應的狀態(tài)即可。如圖：36檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果是對系統(tǒng)204檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果選擇“檔案員確認”導入后，會自動生成一條相應子類型（轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出）的“檔案轉(zhuǎn)遞信息”維護完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式：保存后，返回數(shù)據(jù)導入界面。

37檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓★如果選擇“檔205第二步：上傳數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓導入完成后，會出現(xiàn)如下兩種情況：（1）如果導入數(shù)據(jù)有錯誤，會在此顯示員工號，姓名及其錯誤信息等。（2）如果沒有錯誤，則如下為空。38檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓導入完成后，會206目錄功能概述操作流程具體操作批量處理報表工具人事檔案信息管理培訓39目錄人事檔案信息管理培訓207員工檔案轉(zhuǎn)入后，可以通過報表工具查詢、生成“檔案轉(zhuǎn)入人員登記簿”。操作路徑

檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓雙擊此操作路徑,進入“檔案轉(zhuǎn)入人員登記簿”界面。事務代碼：ZHRISPAFM01440員工檔案轉(zhuǎn)入后，可以通過報表工具查詢、生成“檔案轉(zhuǎn)入人員208檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸出清單

根據(jù)需求選擇表單輸出的時間限制可以按照人員編號、公司代碼等條件選擇要輸出的人員范圍41檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓點擊執(zhí)行后，輸209檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓42檔案轉(zhuǎn)遞信息管理-轉(zhuǎn)入人事檔案信息管理培訓210目錄檔案轉(zhuǎn)入管理檔案轉(zhuǎn)出管理人事檔案信息管理培訓43目錄人事檔案信息管理培訓211目錄功能概述