1、秘書行業(yè)的素質(zhì)認識與趨勢 摘 要 秘書行業(yè)要求細致和耐心，這點是做好秘書職業(yè)的前提。由于秘書人員的工作較為繁復，細致和耐心就尤為顯得突出。我國秘書行業(yè)的發(fā)展正在越發(fā)穩(wěn)定下來，成熟并發(fā)展壯大成被社會高度接受并需要的一個專門行業(yè)領域。無論大小行政部門還是商業(yè)公司，都離不開這個崗位的人才。今后，秘書行業(yè)的發(fā)展會更加趨于穩(wěn)定和成熟，就業(yè)面也更廣泛，這就意味著，秘書行業(yè)在今后的發(fā)展趨勢中離不開高度資格認證這一系統(tǒng)化的規(guī)則。這是因為，秘書工作不同于其他職位，這是高度綜合性質(zhì)的職位，工作內(nèi)容包括許多方面。隨著現(xiàn)代高科學高技術的如新月異，社會對秘書行業(yè)的要求也更加嚴格。除此之外，秘書行業(yè)的工作量普遍很大，需要

2、占用很多時間和精力去為上級出謀劃、做報表寫公文、協(xié)助進行部分管理工作等等，當這些工作取得了較好的評價或效果之時，人們往往會注意到領導者，很少能意識到身居背后的秘書的辛苦工作，這就使得秘書的很多工作被隱秘化了，不被人注意。秘書行業(yè)的工作量較大而成果隱秘化，這也是秘書行業(yè)的一個突出特點。 關鍵詞 基本技能、綜合技能、認識、模式 正 文 一、秘書行業(yè)必備的基本技能 秘書行業(yè)要求細致和耐心，這點是做好秘書職業(yè)的前提。由于秘書人員的工作較為繁復，細致和耐心就尤為顯得突出。比如，秘書工作人員最常見的工作就是管理好電話和郵件的信息，事無巨細的記載下每個重要的條款、撰寫公文、做好商務安排、做好通知及預定事務、

3、做好待人接物等等。由此可見，秘書人員的工作量很多，包含的范圍也很大，秘書職位也是一個單位中連接內(nèi)外關系的重要一環(huán)，人們對一個單位或部門的認可方面從很大程度上來說是由該單位秘書的工作效率和綜合素質(zhì)來評定的。所以說，秘書行業(yè)對一個單位或部門來說也是一個比較重要的職位。我們國家的勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書，并且要求秘書行業(yè)必須持證就業(yè)。這樣嚴格的規(guī)定對提高秘書人員的綜合素質(zhì)以及對整個秘書行業(yè)的行為規(guī)范化起到了重要的約束作用。經(jīng)過一定的社會實踐之后，具備良好職業(yè)能力的秘書人員更可有機會轉型從事單位內(nèi)部的行政管理等工作，這就需要秘書人員時時不斷地注意提高自身的綜

4、合知識與實踐方面的技能。 二、秘書行業(yè)人員的綜合技能 合格而稱職的秘書人員在一個機構部門里占有著較為重要的地位，一名秘書行業(yè)人員應具備以下幾方面的技能才能勝任這份工作： 1，要具備良好的身心素質(zhì)。 秘書行業(yè)的工作要求人員不僅要從事腦力勞動，更要從事外出協(xié)調(diào)事務等體力勞動，身體不佳的話是很難從事這樣繁重的工作性質(zhì)的。因此，具備良好的身心素質(zhì)是秘書行業(yè)最基本的要求。此外，秘書行業(yè)對心態(tài)的要求很比較嚴格，秘書職業(yè)人員會遇到各種各樣工作上的困難，尤其是與人打交道的情況居多，每天都被瑣事占據(jù)的話，情緒常常會煩躁以至于產(chǎn)生壓力，從這點來講，秘書行業(yè)要求遇事要心平氣和，用冷靜的心態(tài)去平穩(wěn)的處理各種工作上的突

5、發(fā)狀況。 2，穩(wěn)定能力。 秘書行業(yè)對穩(wěn)定能力的要求也很高，很難想象遇事易惱怒，或是做事半途而廢的人能勝任這項工作。尤其是在較大的工作單位中，這點就顯現(xiàn)得更為突出。只有具備較好穩(wěn)定能力的秘書人員，在遭遇工作瓶頸的時候才能放寬視野、縱觀全局，采取行之有效的方法去應對工作的方方面面。 3，專業(yè)能力。 專業(yè)能力是秘書行業(yè)人員最為重要的一項能力。這要求秘書人員既要擁有雄厚的基本功，比如外語、外貿(mào)知識等對工作幫助甚大的能力，還要時刻更新自己的已有知識，隨時充電，盡可能多的把自己充實起來，以便勝任工作中的各種事端，不要因為技能不及而陷自己和單位于不利之地。在具備了較為雄厚的專業(yè)能力之后，還要有勤于實踐的行動

6、，要注意在實踐中吸取經(jīng)驗，提高自己的工作經(jīng)驗與工作效率。 4，博貫古今的能力 一位優(yōu)秀的秘書職業(yè)人員不僅要具備基本的方方面面的知識以便勝任工作要求，更要有廣博的視野。具備廣闊的知識是很必要的一項，范圍通常是在自己的愛好之上有更寬的拓展。我們調(diào)查過秘書行業(yè)人員，在工作表現(xiàn)突出的秘書人員之中，視野廣闊的人員占絕大多數(shù)。比如，愛好文科的秘書人員可以多補充一些法律、經(jīng)貿(mào)、鑒賞學等方面的知識，而愛好理工的人可自己補充一些建工、石化、汽配等方面的知識，當然也可根據(jù)實際情況多掌握幾門外語知識，這可對工作有較大助益，在與人打交道的時候也能令對方心曠神怡，對今后工作的開展有很好的效果。職業(yè)秘書這個行業(yè)不怕所掌握

7、的知識多，就怕掌握的少，多充實自身，將自己培養(yǎng)成綜合性人才的過程雖然苦了一些，但距離成功的路途也是越來越近了。因此，博貫古今的能力對于職業(yè)秘書人員來講是非常重要的。 三、各領域人員對秘書行業(yè)的普遍認識 秘書行業(yè)在我國內(nèi)地還屬于新興不久的時期，雖然起步晚但發(fā)展卻很迅速，因此社會各界對這個行業(yè)的認識也各具特色。 1，秘書人員對本行業(yè)的認識 秘書行業(yè)人員在從事該行業(yè)之前普遍存在不了解的態(tài)度，但在經(jīng)過系統(tǒng)和專業(yè)的學習和培訓之后對此行業(yè)有著較為深刻的認識。普遍會看到秘書行業(yè)的辛苦所在，對秘書行業(yè)所需具備的身心素質(zhì)也有深刻的了解，比如在心態(tài)方面以及個人的道德素養(yǎng)和細致程度等方面都會要求較為全面。不少秘書人

8、員表示，雖然這個行業(yè)的工作量繁重瑣碎較為辛苦，但實踐時間長了也會自發(fā)地對這個工作領域產(chǎn)生熱情。 2，金融貿(mào)易領域對秘書行業(yè)的認識 秘書行業(yè)適應社會的各個領域，在金融貿(mào)易領域尤其離不開秘書工作。在調(diào)查中，金融以及貿(mào)易領域人員普遍對秘書行業(yè)的印象很好，比較認可秘書職業(yè)人員的工作素質(zhì)，認為秘書人員能夠在協(xié)助經(jīng)理處理商務往來中起到較為重要的作用，也認為存在許多具備企業(yè)與行政管理經(jīng)驗的綜合性秘書人才，能夠在重要時刻提出極好的建議來協(xié)助完成各項工作。 3，社會其他人員對秘書行業(yè)的認識 社會上其他各領域人員對秘書行業(yè)已經(jīng)有了較為肯定的認識，普遍認為秘書行業(yè)不是公司的擺設，而是單位與公司機構給外人的第一印象。

9、透過秘書的形象，能夠直觀的看到單位與公司的形象和素質(zhì)。好的秘書人員能給公司增光添色，這就要求秘書人員要不斷地加強自身的知識修養(yǎng)等方面的素質(zhì)。 四、秘書行業(yè)的今后模式 我國秘書行業(yè)的發(fā)展正在越發(fā)穩(wěn)定下來，成熟并發(fā)展壯大成被社會高度接受并需要的一個專門行業(yè)領域。無論大小行政部門還是商業(yè)公司，都離不開這個崗位的人才。今后，秘書行業(yè)的發(fā)展會更加趨于穩(wěn)定和成熟，就業(yè)面也更廣泛，這就意味著，秘書行業(yè)在今后的發(fā)展趨勢中離不開高度資格認證這一系統(tǒng)化的規(guī)則。這是因為，秘書工作不同于其他職位，這是高度綜合性質(zhì)的職位，工作內(nèi)容包括許多方面。隨著現(xiàn)代高科學高技術的如新月異，社會對秘書行業(yè)的要求也更加嚴格。當今的秘書職

10、位不但需要具備寫公文、報表等基本能力，還需要具備社會禮節(jié)、社交禮儀、金融財務、待人接物、法律知識等等多方面的知識，更需要具備熟練掌握現(xiàn)代辦公設備等方面，這些范圍的掌握都要經(jīng)過嚴格的綜合培訓才能獲得。隨著秘書行業(yè)的大規(guī)模發(fā)展，個人持有資格職業(yè)證書將會是一個最基本的發(fā)展趨勢，也是將來的社會發(fā)展中對秘書求職人員的一項不可或缺的原則。1997年8月20日我國頒布了秘書職業(yè)技能標準（試行），這意味著中國對秘書行業(yè)的標準走上了認證的嚴格要去標準。規(guī)格化、標準化、嚴格化，這也是將來我國秘書行業(yè)發(fā)展的趨勢。 此外，秘書行業(yè)的年齡趨向于中間化，既不年輕也不年老。當今各部門各公司在聘用秘書這個職位時，都會對年齡有

11、具體的要求，這是因為年齡可以更多的折射出一個人的人生歷練和綜合素質(zhì)。過于年輕的人遇事沖動，過于年老的人則可能守舊，在如今的社會發(fā)展狀況中，人才的競爭更趨激烈化，秘書行業(yè)也隨著朝向更規(guī)范的方面發(fā)展與變化，這可以使各個領域對秘書這個行業(yè)有一個更加公平冷靜的看法，我國的秘書行業(yè)也將會隨著平穩(wěn)的內(nèi)外趨勢而達到另一個更加完善的地步。隨著社會發(fā)展的需要，人們對秘書行業(yè)的了解越來越多，對秘書這個領域人員的要求也越發(fā)的嚴格。一名合格的秘書人員除了需要具備撰寫公文、接待辦公、協(xié)助管理、精通禮儀、公關能力強等等技能外，還需要覺有自身素質(zhì)高、能熟練操作辦公設備、個性溫和等等個人綜合素質(zhì)。因此，合格的秘書人員不是人們

12、想象的花瓶，而是能勝任各種情況的基礎扎實的精英類人才，這點，在較大的工作環(huán)境下尤其常見。 五、秘書行業(yè)調(diào)查的總結 秘書行業(yè)在所有的職業(yè)領域中有著自己的獨特之處。秘書行業(yè)在我國內(nèi)地興起時間要晚于國外，但是進展卻比較快。這些年來，我國秘書人員的數(shù)量迅速增加和擴大，各個行政機構和政府以及公司都不可或缺的提供和配備了秘書這個職位，秘書在我國內(nèi)地漸漸地出現(xiàn)了大規(guī)模和職業(yè)化的范圍，隨著市場經(jīng)濟體制的逐步建立，企業(yè)公司化改革和民營經(jīng)濟的發(fā)展，社會對秘書職位的需求也是加倍地增長。在剛開始時，人們由于不了解的原因，普遍不能接受秘書這個職位，如今隨著秘書行業(yè)的規(guī)模化和社會化，人們開始熟悉了解并接受了這個職位，秘書行業(yè)不只是行政部門、各個公司的一種崗位名稱，更是我們整個社會中與不同職業(yè)并列的一個專門的職業(yè)類別。 秘書行業(yè)要求很嚴格，不僅要具備專門的一技之長，通曉最為基本的寫作能力，更要具備多方面的復合型知識才能勝任。我國經(jīng)濟處于持續(xù)快速發(fā)展階段，這對秘書行業(yè)的人數(shù)需求就有了更大規(guī)模的要求。經(jīng)調(diào)查，在當今時代下，秘書行業(yè)的就業(yè)和從業(yè)人員數(shù)量已經(jīng)相當龐大，數(shù)目遠超教育、醫(yī)療、行政等方面的崗位需求數(shù)量。因此，更要調(diào)整和規(guī)范好秘書行業(yè)的方方面面，使秘書職位可以有序地、規(guī)范地不斷持續(xù)和擴大，以滿足社會更方面的需求。 除此之外，秘書行業(yè)的工作量普遍很大，需要占用很多時間和精力去為上級出謀劃、做報表