2026年水果種植公司應(yīng)付賬款管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司應(yīng)付賬款管理，確保應(yīng)付賬款核算真實(shí)準(zhǔn)確、支付及時(shí)合規(guī)，維護(hù)公司與供應(yīng)商（如化肥供應(yīng)商、農(nóng)機(jī)設(shè)備供應(yīng)商、物流服務(wù)商等）的良好合作關(guān)系，防范資金支付風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)糾紛，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司水果種植業(yè)務(wù)采購(gòu)實(shí)際（如季節(jié)性采購(gòu)種植物資、定期采購(gòu)農(nóng)機(jī)配件等），制定本制度。第二條本制度適用于公司所有應(yīng)付賬款相關(guān)工作，包括應(yīng)付賬款的確認(rèn)、核算、支付、對(duì)賬、壞賬處理等，財(cái)務(wù)部為應(yīng)付賬款管理主要負(fù)責(zé)部門，采購(gòu)部、種植管理部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部等相關(guān)部門需配合提供應(yīng)付賬款所需資料（如采購(gòu)合同、入庫單、驗(yàn)收單），全體參與應(yīng)付賬款管理的人員需遵循本制度規(guī)定。第三條應(yīng)付賬款管理遵循“權(quán)責(zé)明確、流程規(guī)范、真實(shí)準(zhǔn)確、風(fēng)險(xiǎn)可控”原則：明確各部門在應(yīng)付賬款管理中的職責(zé)，避免推諉；建立標(biāo)準(zhǔn)化的確認(rèn)、核算、支付流程，減少人為干預(yù)；確保應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)與實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)一致，無虛假掛賬；加強(qiáng)支付審核與風(fēng)險(xiǎn)排查，避免多付、錯(cuò)付或逾期支付。第二章應(yīng)付賬款確認(rèn)與核算第四條應(yīng)付賬款確認(rèn)條件：應(yīng)付賬款需同時(shí)滿足以下條件方可確認(rèn)：采購(gòu)業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生（如采購(gòu)化肥用于種植、采購(gòu)農(nóng)機(jī)用于田間作業(yè)）；已收到采購(gòu)物資或接受服務(wù)（如種植物資已入庫、農(nóng)機(jī)維修服務(wù)已完成）；取得合法有效的結(jié)算憑證（如供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票、服務(wù)結(jié)算單）；采購(gòu)合同或協(xié)議明確約定付款金額、付款期限。第五條應(yīng)付賬款確認(rèn)流程：（一）采購(gòu)部發(fā)起確認(rèn)申請(qǐng)：采購(gòu)部在收到供應(yīng)商結(jié)算憑證（發(fā)票、結(jié)算單）且確認(rèn)物資已入庫/服務(wù)已完成后，需在3個(gè)工作日內(nèi)填寫《應(yīng)付賬款確認(rèn)申請(qǐng)單》，注明供應(yīng)商名稱、采購(gòu)內(nèi)容（如“尿素50噸”“農(nóng)機(jī)維修服務(wù)”）、發(fā)票金額、合同編號(hào)、入庫單號(hào)/驗(yàn)收單號(hào)，同時(shí)附上采購(gòu)合同、入庫單（倉(cāng)儲(chǔ)物流部提供）、驗(yàn)收單（種植管理部或使用部門提供）、供應(yīng)商發(fā)票等佐證資料，提交至財(cái)務(wù)部。（二）財(cái)務(wù)部審核：財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款專員收到申請(qǐng)后，需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，審核內(nèi)容包括：佐證資料是否完整（合同、入庫單、發(fā)票是否齊全）；發(fā)票信息是否合規(guī)（發(fā)票抬頭、納稅人識(shí)別號(hào)、貨物名稱與采購(gòu)內(nèi)容一致，金額無涂改）；入庫單/驗(yàn)收單是否經(jīng)相關(guān)部門簽字確認(rèn)（倉(cāng)儲(chǔ)物流部確認(rèn)物資入庫，種植管理部確認(rèn)物資合格）；金額是否與合同約定、發(fā)票金額一致；審核通過的，在《應(yīng)付賬款確認(rèn)申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，進(jìn)入應(yīng)付賬款核算環(huán)節(jié)；審核未通過的，需向采購(gòu)部說明原因（如“缺少入庫單”“發(fā)票金額與合同不符”），要求補(bǔ)充完善后重新提交。第六條應(yīng)付賬款核算：財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款專員在確認(rèn)應(yīng)付賬款后，需在1個(gè)工作日內(nèi)登錄財(cái)務(wù)軟件，按供應(yīng)商名稱、采購(gòu)業(yè)務(wù)類型（如“種植物資采購(gòu)”“農(nóng)機(jī)設(shè)備采購(gòu)”“服務(wù)采購(gòu)”）建立應(yīng)付賬款明細(xì)臺(tái)賬，準(zhǔn)確錄入應(yīng)付賬款金額、確認(rèn)日期、付款期限、供應(yīng)商聯(lián)系方式等信息；同時(shí)，將《應(yīng)付賬款確認(rèn)申請(qǐng)單》及佐證資料按供應(yīng)商分類整理，附在對(duì)應(yīng)的記賬憑證后歸檔，確保賬證相符；每月末，應(yīng)付賬款專員需核對(duì)財(cái)務(wù)軟件中的應(yīng)付賬款余額與明細(xì)臺(tái)賬，確保賬賬相符，若發(fā)現(xiàn)差異，需及時(shí)查明原因并調(diào)整。第三章應(yīng)付賬款支付管理第七條支付申請(qǐng)條件：應(yīng)付賬款滿足以下條件方可申請(qǐng)支付：已確認(rèn)的應(yīng)付賬款（經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過）；達(dá)到采購(gòu)合同或協(xié)議約定的付款期限（如“貨到30天付款”“驗(yàn)收合格后15天付款”）；供應(yīng)商已開具合法有效的發(fā)票（特殊約定除外，如“預(yù)付款”需提供收據(jù)）；公司資金狀況允許（參考月度資金預(yù)算）。第八條支付申請(qǐng)流程：（一）采購(gòu)部發(fā)起支付申請(qǐng)：采購(gòu)部根據(jù)應(yīng)付賬款明細(xì)臺(tái)賬及合同約定的付款期限，在付款期限前5個(gè)工作日，填寫《應(yīng)付賬款支付申請(qǐng)單》，注明供應(yīng)商名稱、應(yīng)付賬款金額、已付金額（如有）、本次申請(qǐng)支付金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬、電匯）、供應(yīng)商銀行賬戶信息（賬號(hào)、開戶行、開戶名），同時(shí)附上《應(yīng)付賬款確認(rèn)申請(qǐng)單》復(fù)印件、采購(gòu)合同復(fù)印件，提交至財(cái)務(wù)部。（二）財(cái)務(wù)部審核：財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款專員收到支付申請(qǐng)后，需在1個(gè)工作日內(nèi)審核以下內(nèi)容：本次支付金額是否在應(yīng)付賬款余額范圍內(nèi)（無超付）；供應(yīng)商銀行賬戶信息是否與采購(gòu)合同一致（避免錯(cuò)付）；是否達(dá)到約定付款期限；審核通過后，將申請(qǐng)單提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核支付金額合理性、資金預(yù)算匹配度，審批通過后提交至出納執(zhí)行支付；審核未通過的，需退回采購(gòu)部說明原因（如“未到付款期限”“賬戶信息有誤”）。第九條支付執(zhí)行：出納在收到審批通過的《應(yīng)付賬款支付申請(qǐng)單》后，需在2個(gè)工作日內(nèi)辦理支付手續(xù)：通過銀行轉(zhuǎn)賬或電匯方式將款項(xiàng)支付至供應(yīng)商指定賬戶，支付時(shí)需再次核對(duì)供應(yīng)商名稱、銀行賬號(hào)、支付金額，避免錄入錯(cuò)誤；支付完成后，需及時(shí)獲取銀行付款回單，在《應(yīng)付賬款支付申請(qǐng)單》上注明付款日期、付款金額、銀行回單號(hào)，簽字確認(rèn)后提交給應(yīng)付賬款專員；同時(shí)，將銀行回單復(fù)印件附在《應(yīng)付賬款支付申請(qǐng)單》后歸檔；若因特殊情況（如“銀行系統(tǒng)故障”“供應(yīng)商賬戶凍結(jié)”）無法按時(shí)支付，出納需及時(shí)告知應(yīng)付賬款專員及采購(gòu)部，由采購(gòu)部與供應(yīng)商溝通協(xié)商，調(diào)整付款時(shí)間。第十條支付后核算：應(yīng)付賬款專員在收到出納反饋的支付信息后，需在1個(gè)工作日內(nèi)更新應(yīng)付賬款明細(xì)臺(tái)賬，記錄本次支付金額、支付日期、銀行回單號(hào)，計(jì)算剩余應(yīng)付賬款余額（如有）；同時(shí)，在財(cái)務(wù)軟件中沖減對(duì)應(yīng)的應(yīng)付賬款金額，確保賬實(shí)相符；每月末，應(yīng)付賬款專員需將本月應(yīng)付賬款支付情況整理成《應(yīng)付賬款月度支付報(bào)表》，內(nèi)容包括“本月申請(qǐng)支付金額”“本月實(shí)際支付金額”“未支付金額及原因”，提交給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與公司管理層，便于掌握資金支付進(jìn)度。第四章應(yīng)付賬款對(duì)賬與風(fēng)險(xiǎn)管控第十一條對(duì)賬管理：（一）月度對(duì)賬：每月末，應(yīng)付賬款專員需根據(jù)應(yīng)付賬款明細(xì)臺(tái)賬，按供應(yīng)商分類編制《應(yīng)付賬款對(duì)賬單》，注明供應(yīng)商名稱、應(yīng)付賬款余額、本月新增金額、本月支付金額，通過郵件或傳真發(fā)送給供應(yīng)商；要求供應(yīng)商在5個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)并反饋《對(duì)賬單確認(rèn)函》，若供應(yīng)商確認(rèn)無誤，需在確認(rèn)函上加蓋公章后寄回或掃描發(fā)送；若供應(yīng)商提出異議（如“某筆應(yīng)付賬款未確認(rèn)”“支付金額不符”），應(yīng)付賬款專員需及時(shí)與采購(gòu)部、供應(yīng)商溝通，核對(duì)相關(guān)資料（如合同、發(fā)票、支付回單），查明差異原因并調(diào)整，確保雙方對(duì)賬一致；對(duì)賬資料需按供應(yīng)商分類歸檔，作為應(yīng)付賬款管理的依據(jù)。（二）年度對(duì)賬：每年12月，應(yīng)付賬款專員需組織開展年度全面對(duì)賬，對(duì)所有供應(yīng)商的應(yīng)付賬款余額進(jìn)行核對(duì)，確保年度應(yīng)付賬款余額準(zhǔn)確；年度對(duì)賬完成后，需編制《應(yīng)付賬款年度對(duì)賬總結(jié)報(bào)告》，注明對(duì)賬完成率、存在差異的供應(yīng)商及處理結(jié)果，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后歸檔。第十二條風(fēng)險(xiǎn)管控：（一）逾期付款風(fēng)險(xiǎn)管控：應(yīng)付賬款專員需建立《應(yīng)付賬款逾期預(yù)警臺(tái)賬》，對(duì)即將到期（付款期限前7天）的應(yīng)付賬款進(jìn)行標(biāo)注，提前提醒采購(gòu)部發(fā)起支付申請(qǐng)；若因公司資金緊張無法按時(shí)支付，采購(gòu)部需在付款期限前3個(gè)工作日與供應(yīng)商溝通，說明原因并協(xié)商延期付款（需簽訂延期付款協(xié)議），同時(shí)將協(xié)議提交至財(cái)務(wù)部備案，避免因逾期導(dǎo)致供應(yīng)商投訴或法律糾紛；每月末，應(yīng)付賬款專員需統(tǒng)計(jì)逾期應(yīng)付賬款金額、逾期天數(shù)，分析逾期原因（如“資金不足”“流程延遲”），形成《應(yīng)付賬款逾期分析報(bào)告》，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，作為資金預(yù)算調(diào)整的參考。（二）超付、錯(cuò)付風(fēng)險(xiǎn)管控：支付申請(qǐng)審核時(shí)，應(yīng)付賬款專員需嚴(yán)格核對(duì)應(yīng)付賬款余額，禁止超付；核對(duì)供應(yīng)商銀行賬戶信息時(shí)，需與采購(gòu)合同、歷史付款記錄比對(duì)，若發(fā)現(xiàn)賬戶信息變更，需要求采購(gòu)部提供供應(yīng)商出具的賬戶變更證明（加蓋公章），避免錯(cuò)付；若發(fā)生超付或錯(cuò)付，出納需立即停止支付（未支付時(shí)），已支付的需由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商退款，財(cái)務(wù)部跟蹤退款進(jìn)度，直至款項(xiàng)收回，同時(shí)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任（如“賬戶信息核對(duì)失誤”由應(yīng)付賬款專員承擔(dān)責(zé)任）。（三）壞賬風(fēng)險(xiǎn)管控：對(duì)于長(zhǎng)期（超過1年）無法支付的應(yīng)付賬款（如“供應(yīng)商失聯(lián)”“供應(yīng)商注銷”），應(yīng)付賬款專員需收集相關(guān)證據(jù)（如“供應(yīng)商失聯(lián)證明”“工商注銷查詢記錄”），提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)管理層審批；經(jīng)審批后，按《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定轉(zhuǎn)