員工健康檔案管理規(guī)范與表格一、總則員工健康檔案是企業(yè)人力資源管理與員工福利保障體系的重要組成部分，旨在系統(tǒng)記錄員工健康狀況，為員工提供針對性健康支持，保障職場健康安全，同時也為企業(yè)合理配置人力資源、處理工傷及醫(yī)療相關(guān)事務(wù)提供客觀依據(jù)。為確保員工健康檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化與人性化，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)全體在職員工（含試用期員工）及離退休人員的健康檔案管理。企業(yè)人力資源部門為健康檔案管理的牽頭部門，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；各部門配合執(zhí)行，確保信息收集的及時與準(zhǔn)確。二、員工健康檔案的建立（一）建檔時機1.新員工入職時：人力資源部門應(yīng)在員工辦理入職手續(xù)后一個月內(nèi)，指導(dǎo)并協(xié)助員工完成健康檔案基礎(chǔ)信息的填寫，并收集入職體檢報告（如有）。2.在職員工補充：對于本規(guī)范實施前已入職的員工，由人力資源部門統(tǒng)一組織，分期分批完成健康檔案的補建工作。3.特殊情況：員工發(fā)生工傷、職業(yè)病或其他重大健康狀況變化時，應(yīng)及時更新或補充相關(guān)檔案材料。（二）建檔流程1.信息收集：人力資源部門向員工提供《員工健康基本信息表》及《員工健康狀況聲明書》（或類似文件），由員工本人如實填寫并簽字確認。2.材料提交：員工應(yīng)按要求提交近期免冠照片、體檢報告復(fù)印件（原件由員工自行保管，企業(yè)可留存復(fù)印件或掃描件）、既往病史相關(guān)證明材料（如有）等。3.檔案審核：人力資源部門對員工提交的信息和材料進行初步審核，確保信息完整、清晰。4.檔案建立：審核通過后，為每位員工建立獨立的健康檔案，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的方式。三、員工健康檔案的內(nèi)容構(gòu)成員工健康檔案應(yīng)包含但不限于以下核心內(nèi)容：（一）基礎(chǔ)信息1.員工基本信息：姓名、性別、出生日期、民族、婚姻狀況、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、部門、崗位、入職日期等。2.家庭健康史：主要家庭成員（父母、配偶、子女）的健康狀況，特別是與遺傳相關(guān)的疾病史。（二）健康檢查記錄1.入職體檢報告：包括各項體檢項目的結(jié)果、醫(yī)生建議等。2.在崗期間定期體檢報告：按企業(yè)規(guī)定的體檢周期進行的體檢結(jié)果記錄。3.專項體檢報告：如職業(yè)健康檢查（針對接觸職業(yè)危害因素的員工）、婚前體檢、孕前體檢等特殊目的的體檢報告。4.職業(yè)健康監(jiān)護檔案（如適用）：針對從事接觸職業(yè)病危害作業(yè)的員工，應(yīng)包含上崗前、在崗期間、離崗時的職業(yè)健康檢查結(jié)果，以及職業(yè)病診療等資料。（三）健康狀況記錄1.既往病史：重要疾病史、手術(shù)史、外傷史、過敏史（藥物、食物等）。2.現(xiàn)患疾?。赫陬净嫉穆约膊』蚱渌枰P(guān)注的健康問題。3.傳染病史及預(yù)防接種史：如肝炎、結(jié)核等傳染病史，以及疫苗接種記錄（如流感疫苗、乙肝疫苗等）。4.心理健康狀況評估記錄（如適用）：在員工自愿的前提下，可納入心理健康篩查或咨詢記錄。（四）醫(yī)療與健康管理記錄1.工傷醫(yī)療記錄：工傷事故經(jīng)過、診斷證明、治療過程、醫(yī)療費用、傷殘等級鑒定等材料。2.病假記錄：重要或長期病假的診斷證明、病休時間等。3.健康干預(yù)與隨訪記錄：企業(yè)組織的健康促進活動參與情況、針對員工健康問題的干預(yù)措施、隨訪記錄等。4.健康咨詢與指導(dǎo)記錄：員工就健康問題向企業(yè)醫(yī)務(wù)室或指定健康管理機構(gòu)咨詢的記錄及獲得的指導(dǎo)建議。四、員工健康檔案的保管與維護（一）檔案保管1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專用、加鎖的檔案柜中，確保防火、防潮、防蟲、防盜。檔案柜應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境。2.電子檔案：應(yīng)存儲在企業(yè)內(nèi)部安全的服務(wù)器或指定的加密存儲系統(tǒng)中，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。電子檔案的格式應(yīng)便于長期保存和讀取。3.檔案標(biāo)識：檔案應(yīng)按一定規(guī)則（如部門、入職年份、姓氏拼音等）進行分類、編號，便于檢索。（二）檔案更新1.定期更新：每年或每周期體檢后，應(yīng)及時將新的體檢報告歸入檔案。2.動態(tài)更新：員工發(fā)生重大健康狀況變化、工傷、罹患傳染病或其他需要記錄的健康事件時，應(yīng)在事件發(fā)生后一個月內(nèi)完成檔案信息的更新。3.信息變更：員工基礎(chǔ)信息（如聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人）發(fā)生變更時，應(yīng)主動通知人力資源部門進行更新。（三）檔案期限1.在職員工的健康檔案應(yīng)長期保存。2.員工離職后，其健康檔案（特別是涉及職業(yè)病危害因素接觸的）應(yīng)按國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限進行保存。一般建議至少保存至員工離職后若干年。3.對于已故員工，其健康檔案可根據(jù)實際需要和相關(guān)規(guī)定處理，具有歷史價值或科研價值的可適當(dāng)延長保存期限。五、員工健康檔案的使用與查閱（一）使用原則員工健康檔案信息屬于員工個人隱私，其使用應(yīng)遵循“必要性、相關(guān)性、保密性”原則，僅限于與員工健康管理、醫(yī)療保障、工傷處理、職業(yè)健康保護等工作相關(guān)的用途。（二）查閱權(quán)限1.人力資源部門：負責(zé)檔案管理的人員具有常規(guī)查閱權(quán)限，部門負責(zé)人具有審批及調(diào)閱權(quán)限。2.員工本人：有權(quán)查閱本人的健康檔案信息，人力資源部門應(yīng)提供必要的協(xié)助。查閱時需履行登記手續(xù)。3.企業(yè)醫(yī)務(wù)室/健康管理部門（如有）：為員工提供健康服務(wù)時，可查閱相關(guān)員工的健康檔案。4.上級主管：因工作確需了解員工健康狀況（如安排特殊崗位工作、評估工作能力等）時，需經(jīng)人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供有限的、必要的信息，而非完整檔案。5.外部機構(gòu)：如因法律法規(guī)要求（如勞動監(jiān)察、職業(yè)病防治檢查）、司法程序或員工授權(quán)（如保險公司理賠），需提供檔案信息時，須由人力資源部門負責(zé)人審批，并要求對方出具有效證明文件及員工授權(quán)書（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外），同時做好記錄。（三）查閱程序1.查閱檔案需填寫《員工健康檔案查閱申請表》，注明查閱人、查閱事由、查閱內(nèi)容范圍、查閱日期等。2.按權(quán)限審批后，由檔案管理人員陪同查閱或提供指定信息。3.查閱者應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。原則上不得帶出檔案保管室。確需借出的，須經(jīng)高級管理層批準(zhǔn)，嚴格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。4.查閱和復(fù)制檔案材料，須遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、員工健康檔案的保密與安全1.保密義務(wù)：所有接觸和管理員工健康檔案的人員均對檔案內(nèi)容負有保密義務(wù)，嚴禁向無關(guān)人員泄露。企業(yè)應(yīng)與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議或在崗位職責(zé)中明確保密要求。2.數(shù)據(jù)安全：對于電子檔案，應(yīng)采取嚴格的安全保密技術(shù)措施，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計等，防止信息被非法訪問、篡改或泄露。3.違規(guī)處理：對于違反檔案保密規(guī)定，造成信息泄露或不良后果的，企業(yè)將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、行政處分，直至追究法律責(zé)任。七、員工健康檔案的銷毀1.銷毀條件：僅在檔案達到規(guī)定保存年限且無繼續(xù)保存價值，或法律法規(guī)另有明確規(guī)定時，方可進行銷毀。2.銷毀審批：檔案銷毀前，應(yīng)由人力資源部門提出銷毀清單及銷毀申請，報企業(yè)高級管理層審批。3.銷毀程序：檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保所有待銷毀檔案均已登記在冊并徹底銷毀，防止檔案材料流入無關(guān)人員手中。銷毀過程需有記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人、監(jiān)銷人、銷毀方式、銷毀檔案清單等，并由相關(guān)人員簽字確認。電子檔案的銷毀應(yīng)確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。八、表格工具示例為方便企業(yè)實施員工健康檔案管理，特提供以下常用表格（樣例）作為參考，企業(yè)可根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整和完善。（一）《員工健康基本信息表》序號項目內(nèi)容示例備注:---:---------------:-----------------------------------------:-------1姓名2性別3出生日期年/月/日4身份證號可選5聯(lián)系電話6緊急聯(lián)系人7緊急聯(lián)系人電話8部門9崗位10入職日期年/月/日11婚姻狀況□未婚□已婚□離異□喪偶12家庭健康史簡述（如父母健康狀況，有無遺傳病史等）13本人聲明本人承諾所提供信息真實有效，如有變更將及時通知。簽字：14建檔日期年/月/日（二）《員工健康檢查記錄表》序號檢查類型檢查日期檢查機構(gòu)主要檢查結(jié)果摘要(可附報告復(fù)印件)醫(yī)生建議檔案管理員簽字:---:-----------:---------:---------:--------------------------------:-------:-------------1入職體檢2年度體檢3職業(yè)健康檢查4專項體檢.....................（三）《員工健康狀況變更記錄表》變更日期變更事項簡述(如：確診高血壓、工傷、接種疫苗等)相關(guān)證明材料(如：診斷書編號、疫苗名稱等)變更人審核人:---------:---------------------------------------------:---------------------------------------:-----:-----（四）《員工健康檔案查閱/借閱登記表》序號查閱/借閱人部門查閱/借閱日期查閱/借閱事由查閱/借閱檔案員工姓名查閱/借閱內(nèi)容范圍審批人借出檔案材料清單(如有)歸還日期歸還情況檔案管理員簽字:---:----------:-----:------------:-------------:--------------------:----------------:-----:----------------------:-------:-------:-------------九、注意事項與持續(xù)改進1.員工知情同意：在收集和使用員工健康信息時，應(yīng)充分尊重員工的知情權(quán)和隱私權(quán)，必要時獲取員工的書面同意。2.動態(tài)調(diào)整：本規(guī)范并非一成不變，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的更新、行業(yè)特點、企業(yè)發(fā)展以及員工健康需求的變化，定期對本規(guī)范進行評審和修訂，以確保其適用性和有效性。3.培訓(xùn)宣貫：企業(yè)應(yīng)加強對相關(guān)管理人員和員工的培訓(xùn)，使其了解健康檔案管理的重要性、具