采購流程管理與供應商信息表通用工具模板一、適用范圍與工作場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造、零售、服務等）的采購部門日常管理工作，尤其適合需要規(guī)范采購流程、系統(tǒng)化管理供應商信息的企業(yè)場景。具體包括：新供應商引入：企業(yè)首次與供應商合作前，需完成資質(zhì)審核、信息建檔及初步評估；采購需求執(zhí)行：從部門提報采購需求到最終付款結(jié)算的全流程跟蹤；供應商動態(tài)管理：定期更新供應商合作信息，評估績效表現(xiàn)，優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)；采購合規(guī)管控：保證采購流程透明、可追溯，規(guī)避合規(guī)風險。二、標準化操作流程詳解（一）采購需求管理階段步驟1：需求提報與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務需求填寫《采購需求申請表》，注明物料/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨日期、預算金額及用途說明；需求部門負責人對需求合理性進行初審，簽字確認后提交至采購部。關(guān)鍵輸出：《采購需求申請表》（需部門負責人及*經(jīng)理簽字）。步驟2：需求復核與審批操作主體：采購部、財務部、分管領(lǐng)導操作說明：采購部核對需求是否符合采購計劃、預算是否在可控范圍內(nèi)，必要時與技術(shù)部（如需）確認規(guī)格參數(shù)；財務部審核預算匹配度，保證資金安排合理；預算內(nèi)需求由采購部負責人審批，預算外需求（或單筆超*萬元）需提交分管領(lǐng)導及總經(jīng)理審批。關(guān)鍵輸出：審批通過的《采購需求申請表》。（二）供應商全生命周期管理階段步驟1：供應商尋源與初選操作主體：采購專員操作說明：根據(jù)采購需求，通過行業(yè)平臺、展會、供應商自薦等渠道收集潛在供應商名單；優(yōu)先選擇已合作供應商或企業(yè)合格供應商庫中的供應商，新供應商需初步評估其資質(zhì)、產(chǎn)能、口碑等；篩選出3-5家候選供應商，進入下一輪審核。關(guān)鍵輸出：《候選供應商名單》。步驟2：供應商資質(zhì)審核與現(xiàn)場考察操作主體：采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部操作說明：供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、ISO認證等）、生產(chǎn)/經(jīng)營資質(zhì)證明、法人身份證復印件（加蓋公章）；技術(shù)部評估供應商產(chǎn)品/技術(shù)是否符合要求，質(zhì)量部審核其質(zhì)量管理體系（如有無質(zhì)檢報告、不合格品處理流程）；對關(guān)鍵物料供應商，組織現(xiàn)場考察，核實生產(chǎn)設備、產(chǎn)能、倉儲條件等實際情況。關(guān)鍵輸出：《供應商資質(zhì)審核表》《現(xiàn)場考察報告》（需采購部*經(jīng)理、技術(shù)部負責人簽字）。步驟3：供應商信息建檔與分類操作主體：采購數(shù)據(jù)管理員操作說明：審核通過的供應商，錄入《供應商信息表》（詳見模板表格），分配唯一供應商編碼，按物料類別（如原材料、辦公用品、服務類）或合作等級（戰(zhàn)略供應商、核心供應商、普通供應商）分類管理；將供應商信息同步至企業(yè)ERP或采購管理系統(tǒng)，保證信息可共享。關(guān)鍵輸出：已建檔的《供應商信息表》。步驟4：供應商績效評價操作主體：采購部、需求部門、質(zhì)量部操作說明：每季度/半年對合作供應商進行評價，指標包括：質(zhì)量合格率、交貨及時率、價格競爭力、服務水平、配合度等；需求部門、質(zhì)量部分別提交評價反饋，采購部匯總計算綜合得分，劃分等級（A類優(yōu)秀、B類良好、C類合格、D類不合格）；對D類供應商啟動淘汰機制，A類供應商可優(yōu)先獲得大額訂單或長期合作機會。關(guān)鍵輸出：《供應商績效評價表》《供應商等級調(diào)整通知》。（三）采購執(zhí)行與監(jiān)控階段步驟1：詢比價與合同簽訂操作主體：采購專員、法務部操作說明：向候選供應商發(fā)出《詢價單》，明確需求、交貨期、付款方式等要求，要求在*個工作日內(nèi)報價；采購部匯總報價，對比分析價格、質(zhì)量、交期等因素，形成《比價分析報告》，確定中標供應商；與中標供應商簽訂《采購合同》，合同需明確雙方權(quán)利義務、質(zhì)量標準、違約責任等條款，法務部審核合同合規(guī)性。關(guān)鍵輸出：《詢價單》《比價分析報告》《采購合同》（需采購部負責人、法務部負責人及供應商代表簽字）。步驟2：訂單下達與交付跟蹤操作主體：采購專員、倉庫管理員操作說明：根據(jù)合同簽訂情況，在系統(tǒng)中下達《采購訂單》，同步發(fā)送給供應商，要求確認訂單信息；采購專員跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度，保證按期交付；若遇延遲風險，及時與需求部門溝通調(diào)整計劃。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》（供應商蓋章確認）。步驟3：到貨驗收與入庫操作主體：倉庫管理員、需求部門、質(zhì)量部操作說明：供應商送貨到指定地點，倉庫管理員核對訂單信息（物料名稱、數(shù)量、規(guī)格），檢查外包裝是否完好；質(zhì)量部對物料進行檢驗（或抽檢），出具《檢驗報告》；需求部門參與試用驗收（如需）；驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》；不合格物料則通知采購部聯(lián)系供應商退換貨。關(guān)鍵輸出：《檢驗報告》《入庫單》（需倉庫管理員、質(zhì)量員、需求部門代表簽字）。步驟4：付款結(jié)算與檔案歸檔操作主體：財務部、采購部操作說明：采購部收集《采購合同》《入庫單》《檢驗報告》《發(fā)票》等單據(jù)，提交財務部審核；財務部核對單據(jù)一致性，按合同約定付款方式（如電匯、承兌匯票）辦理付款；采購部將本次采購全流程單據(jù)（需求申請、審批、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于*年。關(guān)鍵輸出：《付款申請單》《采購檔案目錄》。三、核心模板工具展示（一）供應商信息表序號供應商編碼供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人聯(lián)系電話（*）主營產(chǎn)品/服務資質(zhì)文件（編號）首次合作時間最近合作時間合作次數(shù)質(zhì)量合格率（%）交貨及時率（%）綜合評價等級備注1GYS2024001科技有限公司91110108北京市區(qū)路號*經(jīng)理1385678電子元器件營業(yè)執(zhí)照、ISO90012024-01-152024-06-2059896A戰(zhàn)略供應商2GYS2024002YY辦公用品商行91310115上海市區(qū)大廈12層*主管139辦公用品營業(yè)執(zhí)照、出版物經(jīng)營許可證2024-03-102024-06-1839592B-（二）采購流程關(guān)鍵節(jié)點表流程節(jié)點負責部門/人完成時限輸出文檔關(guān)鍵說明需求提報需求部門每月25日前《采購需求申請表》需注明緊急程度（一般/緊急）需求審批采購部、財務部、分管領(lǐng)導2個工作日內(nèi)審批通過的《采購需求申請表》緊急需求需加急處理，1個工作日內(nèi)完成審批供應商尋源采購專員需求審批通過后3個工作日內(nèi)《候選供應商名單》優(yōu)先從合格供應商庫中篩選資質(zhì)審核采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部收到資料后5個工作日內(nèi)《供應商資質(zhì)審核表》《現(xiàn)場考察報告》關(guān)鍵物料供應商必須現(xiàn)場考察詢比價采購專員確定供應商后2個工作日內(nèi)《詢價單》《比價分析報告》單筆采購金額超*萬元需至少3家供應商比價合同簽訂采購專員、法務部合同評審通過后1個工作日內(nèi)《采購合同》合同需經(jīng)法務部審核無誤后蓋章生效訂單下達采購專員合同簽訂后1個工作日內(nèi)《采購訂單》訂單信息需與合同一致，供應商需書面確認到貨驗收倉庫、需求部門、質(zhì)量部交付后1個工作日內(nèi)《檢驗報告》《入庫單》檢驗不合格需在24小時內(nèi)通知供應商付款結(jié)算財務部收到合規(guī)單據(jù)后5個工作日內(nèi)《付款申請單》需核對發(fā)票與入庫單、合同信息一致供應商評價采購部、需求部門、質(zhì)量部每季度末月25日前《供應商績效評價表》評價結(jié)果作為下季度合作依據(jù)四、使用中的關(guān)鍵要點提示（一）信息動態(tài)更新，保證準確性供應商信息（如聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)文件有效期）需每季度復核一次，若發(fā)生變更（如地址遷移、資質(zhì)升級），需在變更后*個工作日內(nèi)更新《供應商信息表》，避免因信息滯后導致合作風險。（二）流程留痕管理，保障合規(guī)性采購全流程各環(huán)節(jié)需形成書面或電子文檔（如審批記錄、合同、驗收單），保證“事事有記錄、步步可追溯”。涉及金額較大或關(guān)鍵物料的采購，需保留會議紀要、比價記錄等輔助材料，以備審計核查。（三）績效評價量化，推動持續(xù)優(yōu)化供應商評價指標需量化（如質(zhì)量合格率≥95%為A類，＜90%為D類），避免主觀判斷。評價結(jié)果需及時反饋給供應商，對D類供應商要求提交整改報告，連續(xù)兩次評價為D類的，終止合作并從合格供應商庫中移除。（四）數(shù)據(jù)安全與保密供應商信息及采購數(shù)據(jù)涉及企業(yè)商業(yè)機密，需設置訪問