項(xiàng)目部單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填寫(xiě)、傳遞、審核、歸檔等流程，確保項(xiàng)目部財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)，提高項(xiàng)目管理效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬各項(xiàng)目部在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及的各類(lèi)單據(jù)管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際情況相符。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)填寫(xiě)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)字計(jì)算、文字表述等符合規(guī)范要求。3.完整性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)具備完整的要素，包括日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、經(jīng)辦人員等，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)填寫(xiě)、傳遞和處理，不得拖延，以保證財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性。二、單據(jù)分類(lèi)及管理要求（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)1.定義：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)是指項(xiàng)目部員工因工作需要發(fā)生的各類(lèi)費(fèi)用支出，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，用于向公司申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)的憑證。2.填寫(xiě)要求內(nèi)容完整：詳細(xì)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)日期、報(bào)銷(xiāo)部門(mén)、報(bào)銷(xiāo)人、費(fèi)用明細(xì)、金額等信息。附件齊全：應(yīng)附上相應(yīng)的發(fā)票、收據(jù)、清單等原始憑證，并在單據(jù)上注明附件張數(shù)。審批簽字：按照公司規(guī)定的審批流程，依次由部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、項(xiàng)目經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)等簽字批準(zhǔn)。3.管理流程報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)：報(bào)銷(xiāo)人按照要求填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，并粘貼好原始憑證。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)的合法性、合規(guī)性，包括發(fā)票真?zhèn)?、金額計(jì)算等，審核通過(guò)后簽字。項(xiàng)目經(jīng)理審批：項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)費(fèi)用支出進(jìn)行審批，確認(rèn)是否與項(xiàng)目相關(guān)及支出的必要性。公司領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司授權(quán)，由相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。報(bào)銷(xiāo)支付：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。（二）采購(gòu)單據(jù)1.定義：采購(gòu)單據(jù)是項(xiàng)目部采購(gòu)物資、設(shè)備等過(guò)程中產(chǎn)生的憑證，包括采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票等。2.采購(gòu)申請(qǐng)單填寫(xiě)要求：注明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。審批流程：根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)合同簽訂要求：采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，合同簽訂后雙方簽字蓋章生效。管理要求：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)妥善保管采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.入庫(kù)單填寫(xiě)要求：詳細(xì)記錄入庫(kù)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)日期等信息，由倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。作用：作為物資入庫(kù)的證明，也是財(cái)務(wù)核算存貨的依據(jù)之一。5.發(fā)票要求：采購(gòu)發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)合同及實(shí)際入庫(kù)物資相符。管理：財(cái)務(wù)部門(mén)在審核報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核發(fā)票的真實(shí)性和合規(guī)性，確保采購(gòu)支出能夠準(zhǔn)確入賬。（三）工程進(jìn)度及結(jié)算單據(jù)1.工程進(jìn)度報(bào)表內(nèi)容：由項(xiàng)目部施工部門(mén)定期編制，反映工程的實(shí)際進(jìn)度情況，包括已完成的工程量、未完成的工程量、工程質(zhì)量情況等。提交要求：按照規(guī)定的時(shí)間和格式提交給項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)部門(mén)，作為項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控和決策的依據(jù)。2.工程結(jié)算單編制要求：根據(jù)工程合同、實(shí)際完成的工程量、變更簽證等資料編制，明確結(jié)算金額、結(jié)算方式等內(nèi)容。審核流程：施工單位編制結(jié)算單后，報(bào)監(jiān)理單位審核，監(jiān)理單位審核通過(guò)后報(bào)建設(shè)單位審批，建設(shè)單位審批通過(guò)后作為支付工程款項(xiàng)的依據(jù)。（四）其他單據(jù)1.借款單定義：?jiǎn)T工因工作需要預(yù)借現(xiàn)金或支票時(shí)填寫(xiě)的單據(jù)。填寫(xiě)要求：注明借款金額、用途、預(yù)計(jì)還款日期等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目經(jīng)理審批后，到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理借款手續(xù)。還款要求：借款員工應(yīng)在規(guī)定的還款期限內(nèi)歸還借款，如需延期，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。2.收付款憑證定義：記錄項(xiàng)目部收付款業(yè)務(wù)的憑證，包括收款收據(jù)、銀行付款憑證等。填寫(xiě)要求：按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫(xiě)，確保收付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤。管理要求：收付款憑證應(yīng)妥善保管，作為財(cái)務(wù)核算和資金管理的重要依據(jù)。三、單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范（一）基本信息填寫(xiě)1.單據(jù)名稱(chēng)：準(zhǔn)確填寫(xiě)單據(jù)的種類(lèi)，如“費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單”、“采購(gòu)申請(qǐng)單”等。2.日期：填寫(xiě)單據(jù)的實(shí)際發(fā)生日期或填制日期，要求清晰、準(zhǔn)確。3.部門(mén)：填寫(xiě)單據(jù)所屬的部門(mén)名稱(chēng)，應(yīng)與公司組織架構(gòu)一致。4.報(bào)銷(xiāo)人/申請(qǐng)人/經(jīng)辦人：填寫(xiě)具體辦理業(yè)務(wù)的人員姓名。（二）業(yè)務(wù)內(nèi)容填寫(xiě)1.詳細(xì)描述：對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行清晰、準(zhǔn)確的描述，如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的用途、采購(gòu)物資的名稱(chēng)和規(guī)格等，以便審核人員了解業(yè)務(wù)全貌。2.金額填寫(xiě)大寫(xiě)金額：按照漢字大寫(xiě)數(shù)字的規(guī)范填寫(xiě)，數(shù)字前應(yīng)注明“人民幣”字樣，大寫(xiě)金額應(yīng)頂格填寫(xiě)，不得留有空白。小寫(xiě)金額：阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)書(shū)寫(xiě)規(guī)范，不得連筆，金額前應(yīng)注明貨幣符號(hào)，如“￥”。金額合計(jì)：大小寫(xiě)金額必須一致，如有不一致情況，以大寫(xiě)金額為準(zhǔn)。（三）簽字蓋章要求1.簽字：?jiǎn)螕?jù)上涉及的相關(guān)人員，如報(bào)銷(xiāo)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、審核人、審批人等，應(yīng)在規(guī)定的位置簽字，簽字應(yīng)清晰、完整，不得代簽。2.蓋章：對(duì)于需要蓋章的單據(jù)，如采購(gòu)合同、發(fā)票等，應(yīng)加蓋公司公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或合同專(zhuān)用章等，印章應(yīng)清晰、有效。四、單據(jù)傳遞與審核（一）傳遞流程1.內(nèi)部傳遞費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)：報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)完成后，首先提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后傳遞給財(cái)務(wù)審核，再依次傳遞給項(xiàng)目經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)審批，最后返回財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。采購(gòu)單據(jù)：采購(gòu)申請(qǐng)單由需求部門(mén)填寫(xiě)后，按照審批流程傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后交采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)；采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)將合同副本分別傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)；入庫(kù)單由倉(cāng)庫(kù)管理人員填寫(xiě)后，傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)；發(fā)票由采購(gòu)人員取得后，傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核報(bào)銷(xiāo)。工程進(jìn)度及結(jié)算單據(jù)：工程進(jìn)度報(bào)表由施工部門(mén)編制后，傳遞給項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理單位、建設(shè)單位等相關(guān)部門(mén)；工程結(jié)算單由施工單位編制后，按照審核流程依次傳遞給監(jiān)理單位、建設(shè)單位審批。2.外部傳遞與供應(yīng)商之間的單據(jù)傳遞：采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)將合同副本傳遞給供應(yīng)商；采購(gòu)發(fā)票由供應(yīng)商開(kāi)具后傳遞給采購(gòu)人員，采購(gòu)人員再傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。與建設(shè)單位之間的單據(jù)傳遞：工程進(jìn)度報(bào)表和工程結(jié)算單由項(xiàng)目部傳遞給建設(shè)單位，建設(shè)單位審批后反饋給項(xiàng)目部。（二）審核要點(diǎn)1.財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)合法性審核：審核單據(jù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，如發(fā)票是否合法有效、費(fèi)用支出是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。合規(guī)性審核：檢查單據(jù)填寫(xiě)是否規(guī)范、附件是否齊全、簽字蓋章是否完整等，確保單據(jù)的合規(guī)性。金額準(zhǔn)確性審核：核對(duì)單據(jù)上的金額計(jì)算是否正確，大小寫(xiě)金額是否一致。2.業(yè)務(wù)部門(mén)審核要點(diǎn)真實(shí)性審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用支出或采購(gòu)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生。合理性審核：根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，審核費(fèi)用支出或采購(gòu)需求的合理性，是否符合項(xiàng)目實(shí)際需要。3.項(xiàng)目經(jīng)理審核要點(diǎn)關(guān)聯(lián)性審核：審核單據(jù)所涉及的業(yè)務(wù)是否與項(xiàng)目相關(guān)，是否有利于項(xiàng)目的順利實(shí)施。必要性審核：判斷費(fèi)用支出或采購(gòu)行為是否必要，是否能夠?yàn)轫?xiàng)目帶來(lái)效益。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審核要點(diǎn)審批權(quán)限審核：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，對(duì)單據(jù)進(jìn)行最終審批，確保審批流程符合規(guī)定。綜合決策審核：從公司整體利益出發(fā)，對(duì)重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行綜合決策審核。五、單據(jù)歸檔與保管（一）歸檔要求1.分類(lèi)歸檔：按照單據(jù)的種類(lèi)和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理，如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)按月份歸檔，采購(gòu)單據(jù)按項(xiàng)目歸檔等。2.裝訂成冊(cè)：將整理好的單據(jù)裝訂成冊(cè)，以便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)確保單據(jù)整齊、牢固，不得有散落或損壞情況。3.編制目錄：為每?jī)?cè)歸檔單據(jù)編制詳細(xì)的目錄，注明單據(jù)名稱(chēng)、日期、編號(hào)、金額等信息，方便查找和核對(duì)。（二）保管期限1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)：一般保管期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.采購(gòu)單據(jù)：采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同等保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年；入庫(kù)單、發(fā)票等與財(cái)務(wù)核算相關(guān)的單據(jù)，按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定確定保管期限。3.工程進(jìn)度及結(jié)算單據(jù)：保管期限為工程竣工結(jié)算完成后[X]年。（三）保管責(zé)任1.檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)單據(jù)的整理、歸檔、保管和查閱工作，確保檔案的安全和完整。2.借閱規(guī)定：因工作需要查閱單據(jù)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容，借閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目部單據(jù)管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，審計(jì)部門(mén)定期對(duì)單據(jù)管理進(jìn)行審計(jì)。（二）檢查內(nèi)容1.單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范性：檢查單據(jù)的填寫(xiě)是否符合本辦法規(guī)定的格式和要求，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.審批流程執(zhí)行情況：核實(shí)單據(jù)是否按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字審批，有無(wú)越權(quán)審批或?qū)徟掷m(xù)不全的情況。3.傳遞及時(shí)性：檢查單據(jù)在各部門(mén)之間的傳遞是否及時(shí)，有無(wú)拖延影響業(yè)務(wù)處理的情況。4.歸檔保管情況：查看單據(jù)的歸檔是否及時(shí)、分類(lèi)是否正確、保管是否妥善，檔案查閱是否符合規(guī)定。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通