涉外收養(yǎng)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)涉外收養(yǎng)檔案管理，規(guī)范涉外收養(yǎng)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保涉外收養(yǎng)檔案的完整與安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《外國(guó)人在中華人民共和國(guó)收養(yǎng)子女登記辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在涉外收養(yǎng)工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則涉外收養(yǎng)檔案由本公司/組織統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2.真實(shí)完整原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映涉外收養(yǎng)工作的全過(guò)程。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定和完善涉外收養(yǎng)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)涉外收養(yǎng)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本公司/組織內(nèi)各部門(mén)的涉外收養(yǎng)檔案管理工作。4.提供涉外收養(yǎng)檔案的查閱、借閱服務(wù)，依法為有關(guān)單位和個(gè)人提供檔案證明。5.定期對(duì)涉外收養(yǎng)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)工作方法和提高管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好涉外收養(yǎng)檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造涉外收養(yǎng)檔案。4.在辦理涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)過(guò)程中，及時(shí)將形成的各類(lèi)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)知識(shí)。2.負(fù)責(zé)涉外收養(yǎng)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。6.參與檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀工作，提出合理建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.涉外收養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)、證明材料及相關(guān)審批文件。2.收養(yǎng)人、送養(yǎng)人及被收養(yǎng)人的身份證明、健康檢查證明、家庭情況報(bào)告等。3.收養(yǎng)登記機(jī)關(guān)的受理、審查、登記等相關(guān)文件。4.涉外收養(yǎng)協(xié)議、公證文書(shū)。5.與涉外收養(yǎng)有關(guān)的其他文件材料，如照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理要求。3.對(duì)收集的文件材料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）整理方法1.分類(lèi)按照涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)流程和文件材料的性質(zhì)，分為收養(yǎng)申請(qǐng)類(lèi)、審查審批類(lèi)、登記發(fā)證類(lèi)、協(xié)議公證類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)為每份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度和順序號(hào)。3.編目填寫(xiě)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致或破損的文件材料進(jìn)行整理和修補(bǔ)，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限根據(jù)涉外收養(yǎng)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管涉及收養(yǎng)人、送養(yǎng)人及被收養(yǎng)人基本信息、收養(yǎng)登記等重要文件材料，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管一般的收養(yǎng)業(yè)務(wù)文件材料，保管期限為[X]年。3.短期保管臨時(shí)性的文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別和保管期限分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生和安全防護(hù)工作，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.對(duì)電子檔案要進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱涉外收養(yǎng)檔案。2.收養(yǎng)人、送養(yǎng)人及相關(guān)部門(mén)因法定事由查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、公證機(jī)構(gòu)等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.收養(yǎng)人、送養(yǎng)人查閱檔案，需提交本人有效身份證件和相關(guān)證明材料，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、公證機(jī)構(gòu)等查閱檔案，需出具單位介紹信和相關(guān)法律文書(shū)，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱，不得外借。如有特殊情況需要外借，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供必要的幫助和服務(wù)，及時(shí)歸還檔案。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的涉外收養(yǎng)檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)涉外收養(yǎng)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立涉外收養(yǎng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案目錄和重要文件材料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。2.開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.利用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)檢索、統(tǒng)計(jì)分析，為涉外收養(yǎng)工作提供決策支持。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全涉外收養(yǎng)檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.