煤炭預(yù)付結(jié)算管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司煤炭采購業(yè)務(wù)的預(yù)付結(jié)算管理，規(guī)范操作流程，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司資金安全與合理使用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司在煤炭采購過程中涉及的預(yù)付款支付、結(jié)算以及相關(guān)財(cái)務(wù)處理等活動(dòng)?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部財(cái)務(wù)制度，確保各項(xiàng)預(yù)付結(jié)算業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：在保障煤炭供應(yīng)的前提下，充分評估預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，確保公司資金安全。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確、結(jié)算及時(shí)，保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和完整性，為公司決策提供可靠依據(jù)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在預(yù)付結(jié)算管理中的職責(zé)，做到分工清晰、責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作有序開展。管理職責(zé)采購部門1.負(fù)責(zé)煤炭供應(yīng)商的選擇、評估與管理，建立供應(yīng)商檔案，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。2.根據(jù)公司煤炭需求計(jì)劃，與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確煤炭品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并及時(shí)將合同副本提交財(cái)務(wù)部門備案。3.跟蹤煤炭采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)煤炭。4.負(fù)責(zé)收集、整理與預(yù)付款結(jié)算相關(guān)的原始憑證，如發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等，并及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定預(yù)付結(jié)算管理制度和流程，審核采購合同中的付款條款，確保符合公司規(guī)定和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制要求。2.根據(jù)采購合同和資金安排，審核預(yù)付款申請，辦理預(yù)付款支付手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行賬款核對，跟蹤預(yù)付款的使用情況，定期編制預(yù)付賬款賬齡分析表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在風(fēng)險(xiǎn)。4.審核采購部門提交的結(jié)算資料，辦理煤炭采購的結(jié)算業(yè)務(wù)，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。5.定期對預(yù)付結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告。質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.負(fù)責(zé)對采購煤炭的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，確保煤炭質(zhì)量符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)。2.出具煤炭質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，為結(jié)算提供質(zhì)量依據(jù)。倉儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)煤炭的驗(yàn)收入庫工作，核對到貨煤炭的品種、數(shù)量、質(zhì)量等與采購合同一致后辦理入庫手續(xù)，并出具入庫單。2.建立煤炭庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。預(yù)付款管理預(yù)付款申請1.采購部門根據(jù)煤炭采購合同約定，在需要支付預(yù)付款時(shí)，填寫《煤炭預(yù)付款申請表》，詳細(xì)注明供應(yīng)商名稱、采購合同編號(hào)、預(yù)付款金額、付款原因、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.《煤炭預(yù)付款申請表》需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門。預(yù)付款審核1.財(cái)務(wù)部門收到《煤炭預(yù)付款申請表》后，對以下內(nèi)容進(jìn)行審核：采購合同的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，包括合同條款是否明確預(yù)付款金額、支付條件、結(jié)算方式等。供應(yīng)商的信譽(yù)狀況和財(cái)務(wù)狀況，評估預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。資金安排是否合理，是否符合公司資金預(yù)算計(jì)劃。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門方可辦理預(yù)付款支付手續(xù)。預(yù)付款支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的《煤炭預(yù)付款申請表》，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式將預(yù)付款支付給供應(yīng)商，并及時(shí)登記預(yù)付賬款明細(xì)賬。2.在支付預(yù)付款時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤，同時(shí)要求供應(yīng)商出具收款收據(jù)或發(fā)票（如有）。預(yù)付款跟蹤與管理1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤預(yù)付款的使用情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解煤炭采購進(jìn)度和預(yù)付款使用情況，確保預(yù)付款按合同約定用于煤炭采購。2.財(cái)務(wù)部門定期對預(yù)付賬款進(jìn)行清理和核對，編制預(yù)付賬款賬齡分析表，對超過合同約定付款期限的預(yù)付款進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和預(yù)警。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，可能影響預(yù)付款安全的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向財(cái)務(wù)部門通報(bào)情況。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，如暫停后續(xù)預(yù)付款支付、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。結(jié)算管理結(jié)算資料準(zhǔn)備1.采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)及時(shí)收集、整理與結(jié)算相關(guān)的資料，包括發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，內(nèi)容與采購合同一致，包括煤炭品種、數(shù)量、金額、稅率等信息。3.送貨單應(yīng)詳細(xì)注明煤炭的發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式、到貨日期、品種、數(shù)量等內(nèi)容，并由供應(yīng)商和運(yùn)輸單位簽字確認(rèn)。4.驗(yàn)收單應(yīng)由倉儲(chǔ)部門根據(jù)實(shí)際到貨情況填寫，注明煤炭的品種、數(shù)量、質(zhì)量狀況等，并簽字蓋章確認(rèn)。5.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)由質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具，證明煤炭質(zhì)量符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)算申請1.采購部門在收集齊全結(jié)算資料后，填寫《煤炭采購結(jié)算申請表》，詳細(xì)注明供應(yīng)商名稱、采購合同編號(hào)、結(jié)算金額、已支付預(yù)付款金額、本次應(yīng)結(jié)算金額等信息，并附上相關(guān)結(jié)算資料。2.《煤炭采購結(jié)算申請表》需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門。結(jié)算審核1.財(cái)務(wù)部門收到《煤炭采購結(jié)算申請表》及相關(guān)結(jié)算資料后，對以下內(nèi)容進(jìn)行審核：結(jié)算資料的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，確保發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相互印證，符合合同約定和公司規(guī)定。結(jié)算金額的準(zhǔn)確性，根據(jù)采購合同約定的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，核對本次應(yīng)結(jié)算金額是否正確。預(yù)付款使用情況的核對，確保預(yù)付款已按合同約定用于煤炭采購，如有差異應(yīng)查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門方可辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的《煤炭采購結(jié)算申請表》，計(jì)算本次應(yīng)支付供應(yīng)商的結(jié)算金額（本次應(yīng)結(jié)算金額已支付預(yù)付款金額），并通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付給供應(yīng)商。2.在支付結(jié)算款時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤，同時(shí)要求供應(yīng)商出具收款收據(jù)或發(fā)票（如有）。3.財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算支付后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減預(yù)付賬款，并記錄應(yīng)付賬款或銀行存款等相關(guān)科目。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對煤炭預(yù)付結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查預(yù)付結(jié)算管理制度的執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門定期對煤炭預(yù)付結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，核對預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款的賬目記錄、結(jié)算資料的完整性和準(zhǔn)確性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。風(fēng)險(xiǎn)管理評估公司風(fēng)險(xiǎn)管理部門定期對煤炭預(yù)付結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，分析預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)狀況和結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議和措施，為公司決策提供參考依據(jù)。信息披露與溝通信息披露公司按照相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管要求，定期在財(cái)務(wù)報(bào)告中披露煤炭預(yù)付結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，包括預(yù)付款金額、賬齡結(jié)構(gòu)、結(jié)算情況等，確保信息披露真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。溝通協(xié)調(diào)1.采購部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉儲(chǔ)部門等應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，定期召開業(yè)務(wù)溝通會(huì)議，及時(shí)解決預(yù)付結(jié)算過程中存在的問題。2.在與供應(yīng)商溝通預(yù)付款和