電子超市采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子超市采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在電子超市平臺進行的各類物資、服務(wù)采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的采購流程和權(quán)限進行操作，確保采購行為合規(guī)。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程中應(yīng)公平、公正地對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。5.保密性原則：對采購過程中涉及的商業(yè)秘密、供應(yīng)商信息等予以嚴格保密。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責電子超市采購計劃的制定、執(zhí)行和跟蹤。2.選擇合適的電子超市平臺及供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務(wù)順利完成。（二）需求部門1.根據(jù)工作需要，提出物資、服務(wù)采購申請。2.明確采購物資、服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求。3.參與采購過程中的技術(shù)交流、驗收等工作。（三）財務(wù)部門1.負責采購資金的預(yù)算安排和支付審核。2.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)支持和監(jiān)督。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購行為合法合規(guī)。2.檢查采購合同的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《電子超市采購申請表》，詳細注明采購物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.將申請表提交至部門負責人審核，部門負責人審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合庫存情況，制定電子超市采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門在電子超市平臺上搜索符合采購要求的供應(yīng)商，對供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進行綜合評估。2.選擇至少三家供應(yīng)商進行詢價，要求供應(yīng)商提供詳細的報價清單，包括物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價等信息。3.根據(jù)詢價結(jié)果，采購部門與選定的供應(yīng)商進行談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。（四）采購合同簽訂1.談判達成一致后，采購部門與供應(yīng)商簽訂電子超市采購合同。2.采購合同應(yīng)明確物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。3.采購合同簽訂后，報財務(wù)部門備案。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，通知供應(yīng)商發(fā)貨。2.供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部門及時跟蹤物流信息，確保物資、服務(wù)按時、按質(zhì)、按量到貨。（六）驗收1.物資、服務(wù)到貨后，需求部門組織相關(guān)人員進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。3.驗收合格后，需求部門填寫《電子超市采購驗收單》，并簽字確認。（七）付款1.驗收合格后，采購部門將采購合同、驗收單等相關(guān)資料提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核無誤后，辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制電子超市采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并按季度進行分解。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整流程進行審批。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部門應(yīng)每月向財務(wù)部門報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報表，包括采購物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、實際采購金額、預(yù)算執(zhí)行差異等信息。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.采購部門建立供應(yīng)商準入標準，對申請進入電子超市平臺的供應(yīng)商進行資格審查。2.供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量、合理的價格和完善的售后服務(wù)體系。3.采購部門對符合準入標準的供應(yīng)商進行登記，建立供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品質(zhì)量報告、業(yè)績情況、售后服務(wù)承諾等。（二）供應(yīng)商評價1.采購部門定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等進行評價。2.評價方式包括實地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等。3.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于連續(xù)兩次評價為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時將其淘汰出電子超市平臺。2.被淘汰的供應(yīng)商一年內(nèi)不得再次申請進入電子超市平臺。（四）供應(yīng)商激勵1.采購部門對優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎勵，如優(yōu)先采購、增加采購份額、延長付款期限等。2.通過激勵措施，提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿，促進供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門對電子超市采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對不同的風(fēng)險因素，分析其可能產(chǎn)生的影響和后果。（二）風(fēng)險評估1.采購部門采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和概率。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，降低市場波動對采購成本的影響。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴格按照采購合同要求進行驗收，確保采購物資、服務(wù)的質(zhì)量。3.對于供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和淘汰機制，加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險。4.對于合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。5.對于付款風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強與財務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，嚴格按照采購合同和驗收單辦理付款手續(xù)，防范付款風(fēng)險。七、采購信息管理（一）采購文件管理1.采購部門負責采購文件的收集、整理、歸檔和保管。2.采購文件包括采購申請表、采購計劃、詢價單、報價清單、采購合同、驗收單等。3.采購文件應(yīng)按照類別和時間順序進行分類存放，便于查閱和管理。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購物資、服務(wù)類別、供應(yīng)商分布等。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購規(guī)律，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，為采購決策提供依據(jù)。（三）采購信息共享1.采購部門應(yīng)建立采購信息共享平臺，及時發(fā)布采購信息、供應(yīng)商信息、采購合同執(zhí)行情況等。2.需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員可以通過共享平臺查詢采購信息，實現(xiàn)信息的及時溝通和共享。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對電子超市采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金是否合理使用等。2.審計部門發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時提出整改意見，要求采購部門限期整改。（二）績效考核1.公司建立采購績效考核制度，對采購部門和采購人員的工作業(yè)績進行考核。2.考核指標包括采購成本控制、采購質(zhì)量保證、采購進度完成情況、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等。3.根據(jù)績效考核結(jié)果，