合同管理制度及流程辦理操作指南第一章總則1.1目的為規(guī)范公司合同管理，防范合同風險，保障公司合法權益，提高合同履行效率，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本指南。1.2適用范圍本指南適用于公司及下屬單位（以下統(tǒng)稱“公司”）對外訂立的各類合同（包括協(xié)議、備忘錄等具有法律約束力的文件），涵蓋采購、銷售、服務、合作、租賃、借款等業(yè)務領域。1.3基本原則1.合法性原則：合同內(nèi)容及訂立流程必須符合法律法規(guī)及政策要求，不得違反強制性規(guī)定。2.風險控制原則：優(yōu)先使用公司標準合同模板，嚴格審查對方主體資格及履約能力，明確違約責任與爭議解決方式。3.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，明確各環(huán)節(jié)職責，確保合同及時簽署與履行。4.全程管理原則：覆蓋合同“訂立-履行-變更-歸檔”全生命周期，實現(xiàn)可追溯性。第二章合同管理機構及職責2.1歸口管理部門：法務部負責制定、修訂公司合同管理制度及標準模板；審核合同條款的合法性、完整性及風險點，提出修改意見；監(jiān)督合同履行情況，協(xié)助處理合同爭議；負責合同歸檔與留存，建立合同管理臺賬；組織合同管理培訓（每年至少1次）。2.2業(yè)務部門（發(fā)起方）提出合同需求，填寫《合同審批表》（附件1）；負責與對方談判，核實對方主體資格（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報告等）；提交合同草案及相關資料（如需求說明、對方資質(zhì)文件、過往合作記錄等）；負責合同履行（如交付、收款、驗收等），及時向法務部反饋履行異常；配合法務部處理合同爭議。2.3財務部門審核合同中的資金條款（如價款、支付方式、發(fā)票類型等）；確認公司資金能力，評估付款風險；參與合同履行中的資金監(jiān)控（如付款進度、發(fā)票核對等）。2.4審計部門定期對合同管理流程進行審計，檢查制度執(zhí)行情況；發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時通報并提出整改意見。第三章合同訂立流程3.1需求發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《合同審批表》，明確以下內(nèi)容：合同名稱、對方主體名稱；合同標的、數(shù)量、質(zhì)量要求；價款及支付方式；履行期限、地點；業(yè)務負責人及聯(lián)系方式。注意：如需使用非標準模板（如對方提供的合同），需在《合同審批表》中說明理由，經(jīng)業(yè)務部門負責人簽字確認。3.2談判與起草1.談判準備：業(yè)務部門收集對方資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報告），了解對方履約能力；法務部提供談判要點（如關鍵條款底線、風險提示）。2.條款協(xié)商：重點協(xié)商標的描述、價款支付、違約責任、爭議解決等條款，避免模糊表述（如“盡快支付”“合理期限”）。3.3內(nèi)部審批審批流程通過OA系統(tǒng)完成，節(jié)點如下（可根據(jù)合同金額調(diào)整，如10萬元以下簡化為3個節(jié)點）：1.業(yè)務部門負責人：審核合同需求的真實性、必要性，確認談判結果。2.法務部：審核條款合法性（如是否違反法律強制性規(guī)定）、完整性（如是否遺漏關鍵條款）、風險點（如對方違約時的救濟措施），提出修改意見。3.財務部門：審核資金條款（如價款是否合理、支付方式是否符合公司財務制度）。4.分管領導：審核合同的戰(zhàn)略符合性（如是否符合公司發(fā)展規(guī)劃）、風險可控性。5.總經(jīng)理：審批重大合同（如金額超過50萬元、涉及重大合作事項）。注意：審批意見需明確（如“同意”“修改后同意”“不同意”），修改意見需反饋至業(yè)務部門，修改后重新提交審批。3.4簽署與蓋章1.簽字確認：審批通過后，業(yè)務部門將合同草案發(fā)送對方，對方簽字人需提供授權委托書（如為法定代表人，需核對身份證）。2.蓋章流程：業(yè)務部門填寫《蓋章申請表》（附件2），附上審批通過的合同及《合同審批表》，經(jīng)法務部核對無誤后，加蓋公司合同專用章（或公章，需注明“合同專用”）。3.臺賬登記：法務部在合同簽署后1個工作日內(nèi)，將合同信息錄入《合同管理臺賬》（附件3），包括合同編號、名稱、對方主體、金額、履行期限、業(yè)務負責人等。3.5份數(shù)與交付合同一式兩份（或根據(jù)需要增加），雙方各執(zhí)一份；業(yè)務部門負責將公司留存的合同原件交法務部歸檔，復印件交財務部門留存。第四章合同履行與監(jiān)控4.1履行義務1.己方履行：業(yè)務部門按照合同約定履行義務（如交付貨物、提供服務、支付款項），保留履行證據(jù)（如送貨單、驗收單、付款憑證、發(fā)票）。2.對方履行：業(yè)務部門定期核對對方履行情況（如是否按時交貨、是否開具發(fā)票），如有逾期，需在逾期之日起3個工作日內(nèi)發(fā)送《催告函》（附件4），并抄報法務部。4.2監(jiān)控與預警法務部每月核對《合同管理臺賬》，提醒業(yè)務部門履行期限（如提前10天通知付款）；業(yè)務部門每季度向法務部提交《合同履行情況報告》（附件5），說明履行進度、異常情況及處理結果；財務部門每月核對合同付款情況，發(fā)現(xiàn)逾期付款及時通知業(yè)務部門。4.3變更與解除1.變更條件：需雙方協(xié)商一致，且變更內(nèi)容不違反法律法規(guī)。2.流程要求：業(yè)務部門填寫《合同變更申請表》（附件6），說明變更理由及內(nèi)容；法務部審核變更條款的合法性；按原審批流程審批（如變更金額超過原合同10%，需重新提交總經(jīng)理審批）；簽署《補充協(xié)議》（需加蓋合同專用章），與原合同一并歸檔。3.解除條件：對方違約（如逾期履行超過約定期限、根本違約）或不可抗力導致合同無法履行。業(yè)務部門向法務部提交《合同解除申請書》（附件7），說明解除理由及證據(jù)；法務部審核解除的合法性（如是否符合合同約定或法律規(guī)定）；發(fā)送《解除合同通知書》（附件8），并要求對方確認；處理解除后的善后事宜（如返還貨物、結算款項）。4.4爭議解決1.協(xié)商解決：爭議發(fā)生后，業(yè)務部門應首先與對方協(xié)商，爭取達成和解；2.調(diào)解/仲裁/訴訟：協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式處理（如仲裁委員會或法院）；3.法務部職責：參與爭議解決，收集證據(jù)（如合同原件、履行記錄、催告函），委托律師（如需），維護公司權益。第五章合同歸檔與留存5.1歸檔責任法務部負責合同歸檔，業(yè)務部門需在合同簽署后3個工作日內(nèi)將以下資料交法務部：合同正本（雙方簽字蓋章）；《合同審批表》及審批記錄；對方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報告）；履行證據(jù)（如送貨單、驗收單、付款憑證）；變更或解除協(xié)議（如有）。5.2留存期限一般合同：留存10年（自合同履行完畢之日起計算）；重大合同（如金額超過50萬元、涉及知識產(chǎn)權、長期合作）：永久留存；爭議合同：留存至爭議解決完畢后10年。5.3查閱流程1.內(nèi)部查閱：員工需填寫《合同查閱申請表》（附件9），經(jīng)所在部門負責人及法務部負責人簽字同意后，到法務部查閱（不得復制原件，如需復制需經(jīng)總經(jīng)理批準）。2.外部查閱：外部單位（如法院、仲裁委員會）需提供正式函件，經(jīng)法務部審核后，由法務部人員陪同查閱。第六章合同風險防范6.1常見風險主體風險：對方無資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍、信用不良（如失信被執(zhí)行人）；條款風險：標的描述模糊、價款不明確、違約責任缺失、爭議解決方式不合理；履行風險：對方逾期履行、質(zhì)量不符合約定、拒絕開具發(fā)票；法律風險：違反法律法規(guī)（如無效合同）、管轄法院約定不明。6.2防范措施1.主體審查：要求對方提供營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、資質(zhì)證書（如涉及特殊行業(yè)）、信用報告（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢）；2.條款審查：使用標準模板，明確以下關鍵條款：標的：名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量；價款：金額（大寫+小寫）、支付方式（如銀行轉賬、匯票）、支付時間（如“合同簽訂后10日內(nèi)支付30%預付款”）；質(zhì)量：國家標準/行業(yè)標準/約定標準（如“符合GB/T____標準”）；違約責任：具體比例（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）、賠償范圍（如“包括直接損失及律師費”）；爭議解決：優(yōu)先選擇公司所在地法院（如“本合同爭議由甲方所在地有管轄權的法院管轄”）或仲裁委員會（如“提交XX仲裁委員會仲裁”）。3.履行監(jiān)控：保留履行證據(jù)（如送貨單需對方簽字蓋章、驗收單需注明質(zhì)量情況），及時處理異常；4.培訓教育：法務部每季度組織業(yè)務人員培訓（如合同談判技巧、風險識別），提高風險意識。第七章責任追究7.1責任情形業(yè)務部門未審核對方資質(zhì)導致合同無效或損失；法務部未認真審核合同導致重大風險；擅自簽署未經(jīng)審批的合同；未按規(guī)定留存合同資料導致無法維權；隱瞞合同履行異常導致?lián)p失擴大。7.2責任形式輕微違規(guī)：批評教育、扣減當月績效（10%-20%）；一般違規(guī)：降職、調(diào)整崗位、扣減季度績效（30%-50%）；嚴重違規(guī)：解除勞動合同、追究法律責任（如賠償公司損失）。第八章附則8.1生效日期本指南自2023年XX月XX日起生效，原《合同管理制度》（XX〔202X〕XX號）同時廢止。8.2修訂程序本指南修訂需經(jīng)法務部提出修改意見，報總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布。8.3解釋權本指南由法務部負責解釋。附件清單（可根據(jù)公司