監(jiān)理項(xiàng)目例會規(guī)范及記錄模板引言監(jiān)理項(xiàng)目例會是建設(shè)工程監(jiān)理工作的核心協(xié)調(diào)機(jī)制，旨在通過定期溝通實(shí)現(xiàn)信息同步、問題解決、責(zé)任明確、風(fēng)險(xiǎn)防范。依據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T____）及工程管理實(shí)踐，規(guī)范例會流程與記錄管理，是提高項(xiàng)目管理效率、減少推諉扯皮、保障工程質(zhì)量與進(jìn)度的關(guān)鍵。本文結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，制定監(jiān)理項(xiàng)目例會規(guī)范及記錄模板，為監(jiān)理單位、建設(shè)單位、施工單位提供可操作的指導(dǎo)。一、監(jiān)理項(xiàng)目例會基本概述1.1定義與性質(zhì)監(jiān)理項(xiàng)目例會是由監(jiān)理單位組織，建設(shè)單位、施工單位及相關(guān)方參與的例行性協(xié)調(diào)會議，屬于監(jiān)理工作的法定職責(zé)（《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》第5.1.4條規(guī)定：“監(jiān)理單位應(yīng)定期召開監(jiān)理例會，研究解決工程實(shí)施中的問題”）。其性質(zhì)為項(xiàng)目管理的核心溝通平臺，是連接建設(shè)單位（需求方）、施工單位（執(zhí)行方）、監(jiān)理單位（監(jiān)督方）的關(guān)鍵紐帶。1.2目的與作用信息傳遞：施工單位匯報(bào)進(jìn)度、質(zhì)量、安全情況；監(jiān)理單位反饋檢查意見；建設(shè)單位傳達(dá)管理要求。問題解決：針對工程實(shí)施中的進(jìn)度滯后、質(zhì)量缺陷、安全隱患等問題，協(xié)同制定解決方案。責(zé)任明確：通過決議形式明確“誰（責(zé)任單位）、做什么（工作內(nèi)容）、什么時(shí)候完成（時(shí)間節(jié)點(diǎn)）、怎么檢查（監(jiān)督方式）”。風(fēng)險(xiǎn)防范：及時(shí)識別潛在風(fēng)險(xiǎn)（如材料延誤、工藝漏洞），提前采取措施規(guī)避。二、監(jiān)理項(xiàng)目例會會前準(zhǔn)備規(guī)范會前準(zhǔn)備是提高會議效率的前提，需明確計(jì)劃、資料、通知三大核心環(huán)節(jié)。2.1會議計(jì)劃制定時(shí)間：固定每周/每兩周的同一時(shí)間（如每周一上午9:00），避免隨意變更。地點(diǎn)：優(yōu)先選擇項(xiàng)目現(xiàn)場會議室（需配備投影、麥克風(fēng)等設(shè)備），便于查看現(xiàn)場情況。參會人員（必填）：建設(shè)單位：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表（需具備決策權(quán)限）；施工單位：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)經(jīng)理（需熟悉現(xiàn)場情況）；監(jiān)理單位：總監(jiān)理工程師（或其委托的專業(yè)監(jiān)理工程師）、專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員（記錄人）；其他方：如需協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)、分包單位，可邀請?jiān)O(shè)計(jì)代表、分包單位負(fù)責(zé)人參會。議程（提前1天確認(rèn)）：1.上次會議決議執(zhí)行情況匯報(bào)；2.本周/階段施工進(jìn)度、質(zhì)量、安全情況匯報(bào)；3.存在問題及解決方案討論；4.下周/階段工作計(jì)劃安排；5.建設(shè)單位、監(jiān)理單位要求傳達(dá)。2.2資料收集與整理施工單位：提前24小時(shí)提交以下資料（電子版+紙質(zhì)版）：《本周施工進(jìn)度報(bào)表》（含實(shí)際完成量、進(jìn)度偏差分析）；《質(zhì)量檢查記錄》（含合格項(xiàng)、不合格項(xiàng)及整改情況）；《安全檢查記錄》（含隱患排查及整改情況）；《存在問題清單》（需注明問題描述、原因分析、建議解決方案）。監(jiān)理單位：提前整理以下資料：《本周監(jiān)理檢查記錄》（含巡視、旁站、平行檢驗(yàn)結(jié)果）；《整改通知及回復(fù)臺賬》（上次會議決議執(zhí)行跟蹤情況）；《風(fēng)險(xiǎn)提示函》（如近期需注意的質(zhì)量/安全風(fēng)險(xiǎn)）。建設(shè)單位：提前準(zhǔn)備需傳達(dá)的文件（如上級指示、設(shè)計(jì)變更通知）。2.3會議通知發(fā)送時(shí)間：提前24小時(shí)發(fā)送通知（避免臨時(shí)通知影響參會人員安排）。方式：采用“書面通知+電話確認(rèn)”組合：書面通知：通過郵件、項(xiàng)目管理系統(tǒng)或微信發(fā)送（需包含議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、需準(zhǔn)備的資料）；電話確認(rèn)：對關(guān)鍵人員（如建設(shè)單位代表、施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）進(jìn)行電話確認(rèn)，確保收到通知。三、監(jiān)理項(xiàng)目例會召開規(guī)范會議召開需嚴(yán)格遵循流程、規(guī)則、決議三大原則，確保高效、有序。3.1會議流程與主持人職責(zé)主持人：由監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師（或其委托的專業(yè)監(jiān)理工程師）擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會議節(jié)奏、引導(dǎo)討論、形成決議。流程：1.簽到（5分鐘）：參會人員在《會議簽到表》上簽字，記錄缺席人員及原因（如“張三，施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人，請假，委托李四代參會”）；2.開場（3分鐘）：主持人宣布會議開始，說明會議目的（“本次會議旨在總結(jié)本周工作、解決存在問題、明確下周計(jì)劃”）、議程及時(shí)間限制（“會議預(yù)計(jì)持續(xù)1小時(shí)，請大家緊扣議題”）；3.匯報(bào)環(huán)節(jié)（20分鐘）：施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)“上次會議決議執(zhí)行情況”“本周進(jìn)度/質(zhì)量/安全情況”（需結(jié)合資料，避免口頭表述）；監(jiān)理單位專業(yè)監(jiān)理工程師點(diǎn)評（反饋檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如“XX部位混凝土強(qiáng)度未達(dá)標(biāo)，需整改”）；4.討論環(huán)節(jié)（20分鐘）：針對施工單位提出的問題（如“材料未及時(shí)進(jìn)場”），各方共同討論解決方案（“施工單位需于周五前落實(shí)材料進(jìn)場，監(jiān)理單位跟蹤檢查”）；5.決議環(huán)節(jié)（10分鐘）：主持人總結(jié)討論結(jié)果，形成明確決議（需符合“5W1H”原則：Who、What、When、Where、Why、How）；6.總結(jié)與散會（2分鐘）：主持人強(qiáng)調(diào)決議事項(xiàng)及下一步要求（“請施工單位于周五前完成材料進(jìn)場，監(jiān)理單位下周一會上匯報(bào)跟蹤情況”），宣布會議結(jié)束。3.2發(fā)言規(guī)則與討論紀(jì)律發(fā)言順序：施工單位→監(jiān)理單位→建設(shè)單位→其他方（避免搶話）；發(fā)言要求：簡潔明了（每部分發(fā)言不超過5分鐘），緊扣議題（如“進(jìn)度滯后”需說明原因及解決措施，避免談?wù)摕o關(guān)內(nèi)容）；討論紀(jì)律：尊重他人意見（不打斷發(fā)言），聚焦問題解決（不進(jìn)行人身攻擊），避免重復(fù)發(fā)言（同一問題已達(dá)成共識，無需再次討論）。3.3決議形成與確認(rèn)決議要求：每個(gè)議題必須形成決議（避免“議而不決”），決議需明確：責(zé)任單位（如“施工單位”“監(jiān)理單位”）；工作內(nèi)容（如“整改XX部位質(zhì)量問題”“落實(shí)XX材料進(jìn)場”）；完成時(shí)間（如“2024年5月10日前”，需具體到日期）；執(zhí)行措施（如“拆除不合格部位，按規(guī)范重新施工”）；監(jiān)督方式（如“監(jiān)理單位復(fù)查”“建設(shè)單位抽查”）。確認(rèn)方式：主持人宣讀決議，參會人員當(dāng)場確認(rèn)（如“是否同意？請舉手”）；若有異議，需當(dāng)場提出并討論，達(dá)成一致后再確認(rèn)（若無法達(dá)成一致，由建設(shè)單位最終決定）。四、監(jiān)理項(xiàng)目例會會后跟進(jìn)規(guī)范會后跟進(jìn)是確保決議落實(shí)的關(guān)鍵，需建立記錄、執(zhí)行、反饋閉環(huán)機(jī)制。4.1會議記錄整理與分發(fā)整理時(shí)間：會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成（避免遺漏關(guān)鍵信息）；整理要求：記錄需真實(shí)、完整、準(zhǔn)確（如“施工單位匯報(bào)進(jìn)度滯后，原因是材料未及時(shí)進(jìn)場”需如實(shí)記錄，避免修改）；采用結(jié)構(gòu)化模板（詳見本文第五部分），包含“會議基本信息、參會人員、議程及討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、下一步計(jì)劃、備注”等內(nèi)容；分發(fā)方式：通過郵件、項(xiàng)目管理系統(tǒng)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)方（如建設(shè)單位工程部、施工單位總部）；確認(rèn)要求：要求參會人員在收到記錄后24小時(shí)內(nèi)反饋意見（“無意見”視為確認(rèn)），若有異議，需書面提出（如“決議中‘完成時(shí)間’應(yīng)調(diào)整為5月15日”），記錄人需及時(shí)修改并重新分發(fā)。4.2決議執(zhí)行與跟蹤檢查責(zé)任單位執(zhí)行：責(zé)任單位需根據(jù)決議制定具體執(zhí)行計(jì)劃（如“材料進(jìn)場計(jì)劃”“整改方案”），落實(shí)責(zé)任人（如“施工單位材料員張三負(fù)責(zé)落實(shí)材料進(jìn)場”）；監(jiān)理跟蹤檢查：監(jiān)理單位需定期跟蹤決議執(zhí)行情況（如“每天檢查材料進(jìn)場情況”“整改完成后復(fù)查”），填寫《決議執(zhí)行跟蹤表》（詳見下表）：決議事項(xiàng)責(zé)任單位完成時(shí)間執(zhí)行進(jìn)度存在問題解決措施跟蹤人備注整改XX部位質(zhì)量問題施工單位____已完成80%（正在重新施工）無無李四（專業(yè)監(jiān)理工程師）落實(shí)XX材料進(jìn)場施工單位____未開始（供應(yīng)商延遲）供應(yīng)商因產(chǎn)能問題無法按時(shí)供貨施工單位已聯(lián)系備用供應(yīng)商，預(yù)計(jì)5月9日進(jìn)場王五（監(jiān)理員）建設(shè)單位監(jiān)督：建設(shè)單位有權(quán)要求監(jiān)理單位提交《決議執(zhí)行跟蹤表》（每周/每兩周），了解決議執(zhí)行情況；若發(fā)現(xiàn)未執(zhí)行或執(zhí)行不到位，可要求監(jiān)理單位督促施工單位整改。4.3反饋機(jī)制定期匯報(bào)：責(zé)任單位需在下次會議上匯報(bào)決議執(zhí)行情況（如“XX材料已進(jìn)場，監(jiān)理單位已檢查合格”“XX部位質(zhì)量問題已整改，監(jiān)理單位已復(fù)查”）；異常反饋：若決議執(zhí)行過程中遇到無法解決的問題（如“供應(yīng)商破產(chǎn)，材料無法進(jìn)場”），責(zé)任單位需及時(shí)向監(jiān)理單位反饋（24小時(shí)內(nèi)），監(jiān)理單位需協(xié)調(diào)建設(shè)單位、施工單位解決（如“更換供應(yīng)商”）；考核機(jī)制：對未按決議執(zhí)行的責(zé)任單位，監(jiān)理單位可以采取以下措施：1.發(fā)出《監(jiān)理工程師整改通知》（要求限期整改）；2.向建設(shè)單位匯報(bào)（建議經(jīng)濟(jì)處罰，如扣除進(jìn)度款）；3.情節(jié)嚴(yán)重的，發(fā)出《停工通知》（要求停工整改，直至問題解決）。五、監(jiān)理項(xiàng)目例會記錄模板及填寫說明5.1記錄模板（結(jié)構(gòu)化表格）[項(xiàng)目名稱]監(jiān)理項(xiàng)目例會記錄會議時(shí)間：2024年X月X日9:00-10:00會議地點(diǎn)：項(xiàng)目現(xiàn)場會議室主持人：張三（監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師）記錄人：李四（監(jiān)理單位專業(yè)監(jiān)理工程師）參會人員單位職務(wù)簽到備注王五建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人√趙六施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人√周七施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人√吳八施工單位安全負(fù)責(zé)人√鄭九監(jiān)理單位專業(yè)監(jiān)理工程師√王十監(jiān)理單位監(jiān)理員√議程及討論內(nèi)容發(fā)言單位/人員關(guān)鍵內(nèi)容記錄1.上次會議決議執(zhí)行情況匯報(bào)趙六（施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）上次會議決議“整改XX部位質(zhì)量問題”已完成，監(jiān)理單位已復(fù)查合格；“落實(shí)XX材料進(jìn)場”因供應(yīng)商延遲，需推遲至本周四進(jìn)場。2.本周施工進(jìn)度匯報(bào)趙六（施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）本周完成XX號樓主體結(jié)構(gòu)3層施工，進(jìn)度偏差-2天（原計(jì)劃完成4層），原因是材料未及時(shí)進(jìn)場。3.本周質(zhì)量安全情況匯報(bào)周七（施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人）/吳八（施工單位安全負(fù)責(zé)人）質(zhì)量：XX部位混凝土強(qiáng)度檢測合格；XX部位模板安裝存在偏差（已整改）。

安全：本周排查出2項(xiàng)安全隱患（臨時(shí)用電線路混亂、腳手架防護(hù)不到位），已整改完成。4.存在問題及解決方案討論趙六（施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）/鄭九（監(jiān)理單位專業(yè)監(jiān)理工程師）問題1：XX材料未及時(shí)進(jìn)場，影響進(jìn)度；

解決方案：施工單位于本周四前落實(shí)材料進(jìn)場，監(jiān)理單位跟蹤檢查。

問題2：XX部位模板安裝偏差，需整改；

解決方案：施工單位于本周三前整改完畢，監(jiān)理單位復(fù)查。5.下周工作計(jì)劃安排趙六（施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）下周計(jì)劃完成XX號樓主體結(jié)構(gòu)4層施工，需建設(shè)單位確認(rèn)設(shè)計(jì)變更。6.建設(shè)單位及監(jiān)理單位要求王五（建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）/張三（監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師）建設(shè)單位要求：加快XX部位進(jìn)度；

監(jiān)理單位要求：加強(qiáng)XX部位質(zhì)量控制，確保混凝土強(qiáng)度達(dá)標(biāo)。決議事項(xiàng)責(zé)任單位完成時(shí)間執(zhí)行措施監(jiān)理跟蹤方式1.落實(shí)XX材料進(jìn)場施工單位2024年X月X日（周四）施工單位聯(lián)系備用供應(yīng)商，于周四前將材料運(yùn)至現(xiàn)場監(jiān)理單位每日檢查材料進(jìn)場情況，填寫《材料進(jìn)場檢查記錄》2.整改XX部位模板安裝偏差施工單位2024年X月X日（周三）施工單位拆除偏差部位模板，重新安裝，技術(shù)負(fù)責(zé)人全程監(jiān)督監(jiān)理單位在整改完成后24小時(shí)內(nèi)復(fù)查，填寫《質(zhì)量整改復(fù)查記錄》3.加快XX部位進(jìn)度施工單位2024年X月X日（周五）施工單位增加1個(gè)班組，延長工作時(shí)間（每天多工作1小時(shí)）監(jiān)理單位每周一匯報(bào)進(jìn)度跟蹤情況下一步計(jì)劃責(zé)任單位時(shí)間安排備注1.完成XX號樓主體結(jié)構(gòu)4層施工施工單位2024年X月X日-2024年X月X日需要建設(shè)單位確認(rèn)設(shè)計(jì)變更（編號：XX）2.進(jìn)行XX部位混凝土澆筑施工單位2024年X月X日監(jiān)理單位需旁站監(jiān)督備注1.施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人周七因出差，委托吳時(shí)代參會；

2.會議臨時(shí)增加“設(shè)計(jì)變更確認(rèn)”議題，建設(shè)單位同意下周一會前回復(fù)。5.2填寫說明會議基本信息：需準(zhǔn)確填寫（如“會議時(shí)間”需具體到分鐘，“會議地點(diǎn)”需明確）；參會人員：需填寫所有參會人員的姓名、單位、職務(wù)（“簽到”欄需打勾或簽字，“備注”欄需記錄缺席原因或委托代理人情況）；議程及討論內(nèi)容：需記錄每個(gè)議程的關(guān)鍵內(nèi)容（如“施工單位匯報(bào)進(jìn)度滯后”需說明原因及解決措施，“監(jiān)理單位點(diǎn)評”需反饋檢查中發(fā)現(xiàn)的問題）；決議事項(xiàng)：需嚴(yán)格按照“5W1H”原則填寫（如“責(zé)任單位”需明確“施工單位”，“完成時(shí)間”需具體到日期，“執(zhí)行措施”需可操作，“監(jiān)理跟蹤方式”需明確）；下一步計(jì)劃：需銜接本周工作與下周工作（如“完成XX號樓主體結(jié)構(gòu)4層施工”需明確時(shí)間安排及需要協(xié)調(diào)的問題）；備注：需記錄會議中的特殊情況（如請假、臨時(shí)增加議題），確保記錄的完整性。六、監(jiān)理項(xiàng)目例會注意事項(xiàng)1.會議時(shí)間控制：一般控制在1小時(shí)內(nèi)（避免冗長），若有特殊情況（如討論重大問題），可延長至1.5小時(shí)；2.參會人員要求：關(guān)鍵人員（建設(shè)單位代表、施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師）不得缺席（缺席需提前1天請假，并委托熟悉項(xiàng)目情況的代理人參會）；3.議題管理：提前收集議題（避免臨時(shí)增加議題，緊急情況除外），上次會議已解決的議題不得再次討論（如“XX材料進(jìn)場問題”已解決，無需再次討論）；4.記錄管理：會議記錄需妥善保存（電子版+紙質(zhì)版），保存期限至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后至少2年（作為項(xiàng)目資料的一部分，需符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T____）要求）；5.持續(xù)改進(jìn)：定期總結(jié)會議效果（如“本次會議解決了3個(gè)問題，比上次多1個(gè)”），針對存在的問題（如“會議超時(shí)”），制定改進(jìn)措施（如“縮短匯報(bào)時(shí)間”）。七、常見問題解答7.1問：施工單位不參加會議怎么辦？答：監(jiān)理單位需發(fā)出《監(jiān)理工程師通知》，要求施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參加會議（根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需參加監(jiān)理例會）；若施工單位仍不參加，監(jiān)理單位可向建設(shè)單位匯報(bào)，建議建設(shè)單位采取經(jīng)濟(jì)處罰（如扣除進(jìn)度款）。7.2問：會議記錄與實(shí)際情況不符怎么辦？答：參會人員需在收到記錄后24小時(shí)內(nèi)提出異議（書面形式），記錄人需及時(shí)修改并重新分發(fā)；若未提出異議，視為確認(rèn)記錄內(nèi)容（后續(xù)糾紛處理以記錄為準(zhǔn)）。7.3問：決議執(zhí)行過程中遇到不可抗力（如暴雨）怎么辦？答：責(zé)任單位需及時(shí)向監(jiān)理單位反饋（24小時(shí)內(nèi)），說明原因（如“暴雨導(dǎo)致無法施工，材料進(jìn)場延遲”）；監(jiān)理單位需協(xié)調(diào)建設(shè)單位調(diào)整完成時(shí)間（如“將材料進(jìn)場時(shí)間推遲至下周一生”），并在下次會議上匯報(bào)調(diào)