機(jī)要證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要證的管理，確保機(jī)要信息的安全與保密，規(guī)范機(jī)要工作流程，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及機(jī)要工作并持有機(jī)要證的人員，包括但不限于機(jī)要文件收發(fā)員、機(jī)要通信員、機(jī)要檔案管理人員等。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：機(jī)要證持有者必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保機(jī)要信息不泄露。2.專人專用原則：機(jī)要證僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。3.規(guī)范管理原則：機(jī)要證的申請、發(fā)放、使用、保管、掛失、注銷等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定執(zhí)行，做到規(guī)范化、制度化。二、機(jī)要證的申請與發(fā)放（一）申請條件1.公司正式員工，且工作崗位涉及機(jī)要工作。2.政治素質(zhì)高，具備較強(qiáng)的保密意識和責(zé)任心。3.無違法違紀(jì)記錄。（二）申請流程1.由所在部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，推薦機(jī)要證申請人，并填寫《機(jī)要證申請表》，詳細(xì)說明申請理由和申請人基本情況。2.《機(jī)要證申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司機(jī)要管理部門。3.公司機(jī)要管理部門對申請人進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括政治素質(zhì)、保密意識、工作經(jīng)歷等。4.經(jīng)審查合格的申請人，由公司機(jī)要管理部門統(tǒng)一組織保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、機(jī)要工作操作規(guī)程等。5.申請人參加保密培訓(xùn)并考試合格后，公司機(jī)要管理部門為其發(fā)放機(jī)要證。（三）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)機(jī)要證實(shí)行一人一證，不得多領(lǐng)、冒領(lǐng)。機(jī)要證應(yīng)明確標(biāo)注持有人姓名、所在部門、證件編號、有效期等信息。三、機(jī)要證的使用（一）使用范圍1.機(jī)要文件的收發(fā)、傳遞、保管。2.機(jī)要通信的聯(lián)絡(luò)與操作。3.機(jī)要檔案的查閱、整理、歸檔。4.其他涉及機(jī)要工作的事項(xiàng)。（二）使用要求1.機(jī)要證持有者在使用機(jī)要證時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示證件，接受相關(guān)人員的查驗(yàn)。2.機(jī)要證持有者應(yīng)嚴(yán)格按照機(jī)要工作操作規(guī)程使用機(jī)要證，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。3.機(jī)要證持有者在使用機(jī)要證過程中，如發(fā)現(xiàn)機(jī)要信息存在安全隱患或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司機(jī)要管理部門。（三）使用記錄機(jī)要證持有者應(yīng)建立機(jī)要證使用記錄，詳細(xì)記錄每次使用機(jī)要證的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、涉及的機(jī)要信息等內(nèi)容。使用記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、機(jī)要證的保管（一）保管要求1.機(jī)要證持有者應(yīng)妥善保管機(jī)要證，不得隨意放置，防止丟失、被盜。2.機(jī)要證應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并采取必要的防盜、防火、防潮等措施。3.機(jī)要證持有者不得將機(jī)要證帶出公司辦公區(qū)域，如有特殊情況需要帶出，應(yīng)經(jīng)公司機(jī)要管理部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）保管期限機(jī)要證的保管期限為[X]年，自發(fā)放之日起計(jì)算。保管期限屆滿后，由公司機(jī)要管理部門統(tǒng)一收回并注銷。（三）定期檢查公司機(jī)要管理部門應(yīng)定期對機(jī)要證的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括機(jī)要證的存放位置、使用記錄、保管期限等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)督促機(jī)要證持有者進(jìn)行整改。五、機(jī)要證的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.機(jī)要證持有者發(fā)現(xiàn)機(jī)要證丟失或被盜后，應(yīng)立即向公司機(jī)要管理部門報(bào)告，并填寫《機(jī)要證掛失申請表》。2.公司機(jī)要管理部門接到掛失申請后，應(yīng)立即采取措施，防止機(jī)要信息泄露，并對掛失情況進(jìn)行登記。3.公司機(jī)要管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對掛失情況進(jìn)行核實(shí)，如情況屬實(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布掛失公告，聲明該機(jī)要證作廢。（二）補(bǔ)辦1.機(jī)要證掛失后，如需要補(bǔ)辦，機(jī)要證持有者應(yīng)填寫《機(jī)要證補(bǔ)辦申請表》，并提交至公司機(jī)要管理部門。2.公司機(jī)要管理部門對補(bǔ)辦申請進(jìn)行審核，審核通過后，為其重新發(fā)放機(jī)要證。3.補(bǔ)辦后的機(jī)要證編號與原機(jī)要證編號不同，有效期重新計(jì)算。六、機(jī)要證的注銷（一）注銷情形1.機(jī)要證持有者離職、退休、調(diào)動(dòng)工作等原因不再從事機(jī)要工作。2.機(jī)要證保管期限屆滿。3.機(jī)要證丟失或被盜后已補(bǔ)辦新證。4.因其他原因需要注銷機(jī)要證。（二）注銷流程1.機(jī)要證持有者所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在機(jī)要證持有者離職、退休、調(diào)動(dòng)工作等情況發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將機(jī)要證收回，并交至公司機(jī)要管理部門。2.公司機(jī)要管理部門對收回的機(jī)要證進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)無誤后，在機(jī)要證管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷操作，并將注銷情況進(jìn)行登記。3.公司機(jī)要管理部門應(yīng)將注銷的機(jī)要證妥善保管，保管期限為[X]年。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司機(jī)要管理部門負(fù)責(zé)對機(jī)要證的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.機(jī)要證的申請、發(fā)放、使用、保管、掛失、補(bǔ)辦、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.機(jī)要證持有者是否嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)和公司保密制度。3.機(jī)要證使用記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）檢查方式1.定期檢查：公司機(jī)要管理部門應(yīng)定期對機(jī)要證的管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]年。2.不定期抽查：公司機(jī)要管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對機(jī)要證的管理情況進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對機(jī)要工作中的重大事項(xiàng)或重要活動(dòng)，公司機(jī)要管理部門可組織專項(xiàng)檢查。（四）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的機(jī)要證持有者，公司將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。2.對于因機(jī)要證管理不善導(dǎo)致機(jī)要信息泄露的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)