公司物質(zhì)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物質(zhì)管理，規(guī)范物質(zhì)采購、驗收、存儲、使用、盤點及處置等流程，確保公司物質(zhì)的安全、完整，合理控制物質(zhì)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的物質(zhì)管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：物質(zhì)管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運營合法合規(guī)。2.效益性原則：在保障公司正常運營的前提下，優(yōu)化物質(zhì)采購、存儲等環(huán)節(jié)，降低物質(zhì)成本，提高資源利用效率。3.全面性原則：涵蓋物質(zhì)管理的全過程，包括采購計劃、供應(yīng)商選擇、質(zhì)量控制、庫存管理、使用監(jiān)督及報廢處置等各個方面。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在物質(zhì)管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項工作有序開展。二、管理職責(zé)（一）物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司物質(zhì)管理制度、流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門物質(zhì)需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制年度、月度物質(zhì)采購計劃。3.組織實施物質(zhì)采購工作，包括供應(yīng)商開發(fā)、選擇、采購合同簽訂及執(zhí)行等。4.負(fù)責(zé)物質(zhì)的驗收、入庫、存儲、發(fā)放及盤點等日常管理工作。5.定期對公司物質(zhì)管理情況進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)建議。（二）使用部門1.根據(jù)實際工作需要，按時、準(zhǔn)確提交物質(zhì)需求計劃。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物質(zhì)的使用、保管及維護(hù)，確保物質(zhì)的合理使用和安全。3.協(xié)助物資管理部門進(jìn)行物質(zhì)盤點工作，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物質(zhì)采購預(yù)算、合同付款條款等，確保公司資金安全。2.對物質(zhì)采購、使用等費用進(jìn)行核算、分析和監(jiān)督，提供財務(wù)報告和建議。3.參與物質(zhì)盤點工作，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）審計部門1.對公司物質(zhì)采購、管理等活動進(jìn)行審計監(jiān)督，確保各項工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、物質(zhì)采購管理（一）采購計劃1.使用部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)下一年度工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制本部門物質(zhì)需求計劃，詳細(xì)列出所需物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交給物資管理部門。2.物資管理部門收到各部門需求計劃后，結(jié)合公司庫存情況進(jìn)行綜合平衡，編制年度物質(zhì)采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購項目、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.月度采購計劃由物資管理部門根據(jù)年度采購計劃和實際工作進(jìn)度，于每月[具體時間]前編制，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后實施。對于臨時性、緊急性的物質(zhì)采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急物資采購申請表》，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交物資管理部門辦理采購手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.物資管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面，并進(jìn)行評估和篩選。2.對于重要物資的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等情況。考察結(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察報告》，作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)。3.物資管理部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.物資管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，給予相應(yīng)的評價等級。對于評價等級較低的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)停止與其合作。（三）采購實施1.物資管理部門根據(jù)采購計劃和合同要求，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求，按時、按質(zhì)、按量將物資送達(dá)指定交貨地點。物資管理部門在收到物資后，應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。3.在采購過程中，如因市場價格波動、供應(yīng)商原因等需要變更采購合同條款的，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。4.對于金額較大的采購項目，應(yīng)實行招投標(biāo)制度。物資管理部門應(yīng)按照公司招投標(biāo)管理規(guī)定，組織編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。通過評標(biāo)、定標(biāo)等程序，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。四、物質(zhì)驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定物質(zhì)驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、數(shù)量、性能指標(biāo)等方面的要求。2.對于重要物資和技術(shù)復(fù)雜的物資，應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員或相關(guān)專家參與驗收工作，確保驗收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）驗收流程1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗人員共同進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等進(jìn)行核對，并對物資的性能指標(biāo)進(jìn)行測試或檢驗。2.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)填寫《物資驗收不合格報告》，詳細(xì)說明不合格原因，并及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。3.供應(yīng)商應(yīng)在接到通知后的規(guī)定時間內(nèi)，對不合格物資進(jìn)行更換、補(bǔ)貨或退貨等處理。物資管理部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的處理情況，直至問題得到解決。4.如因特殊情況需要緊急使用未經(jīng)檢驗合格的物資，使用部門應(yīng)填寫《緊急使用未經(jīng)檢驗物資申請表》，說明使用原因和物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。使用后，應(yīng)及時補(bǔ)辦驗收手續(xù)。五、物質(zhì)存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)公司物質(zhì)存儲需求，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、貴重物品區(qū)等，并明確各區(qū)域的標(biāo)識。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，配備必要的消防器材、安全設(shè)施和存儲設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤等，確保物資存儲安全。（二）入庫管理1.驗收合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，將物資準(zhǔn)確存放到相應(yīng)的存儲區(qū)域，并填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、存放位置等內(nèi)容。2.《物資入庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫保管人員留存，作為登記庫存賬目的依據(jù)；一聯(lián)交物資管理部門，作為物資采購核算的依據(jù)；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為記賬憑證。（三）存儲保管1.倉庫保管人員應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點和檢查，確保物資的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)、短缺等情況，應(yīng)及時填寫《物資盤虧/損壞報告》，并查明原因，報物資管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。2.對于易燃、易爆、有毒等危險物資，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存儲，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。倉庫保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守危險物資存儲管理規(guī)定，確保存儲安全。3.倉庫應(yīng)建立庫存物資臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫日期、存放位置、領(lǐng)用部門等信息。庫存物資臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對，確保賬賬相符。（四）出庫管理1.使用部門因工作需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉庫保管人員應(yīng)根據(jù)《物資領(lǐng)用申請表》，核對領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后，辦理出庫手續(xù)，并填寫《物資出庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出庫日期、領(lǐng)用部門等內(nèi)容。3.《物資出庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫保管人員留存，作為登記庫存賬目的依據(jù)；一聯(lián)交物資管理部門，作為物資發(fā)放核算的依據(jù)；一聯(lián)交領(lǐng)用部門，作為領(lǐng)用物資的憑證。4.對于貴重物資、限量物資等，應(yīng)實行限額領(lǐng)用制度。使用部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理安排領(lǐng)用數(shù)量，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可領(lǐng)用。六、物質(zhì)使用管理（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照公司規(guī)定的物資使用范圍和方法，合理使用領(lǐng)用的物資，不得擅自改變用途或挪作他用。2.對于大型設(shè)備、精密儀器等貴重物資，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)操作和維護(hù)，并制定相應(yīng)的操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)計劃，確保設(shè)備的正常運行和使用壽命。3.使用部門應(yīng)定期對領(lǐng)用物資的使用情況進(jìn)行檢查和評估，如發(fā)現(xiàn)物資使用效率低下、浪費嚴(yán)重等問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行改進(jìn)。（二）維修與報廢1.物資在使用過程中如發(fā)生故障或損壞，使用部門應(yīng)及時通知物資管理部門安排維修。維修人員應(yīng)根據(jù)故障情況，進(jìn)行維修或更換零部件，并填寫《物資維修記錄》，注明維修時間、維修內(nèi)容、更換零部件等信息。2.對于無法修復(fù)或已達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)的物資，使用部門應(yīng)填寫《物資報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)技術(shù)鑒定報告。物資管理部門收到報廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核和鑒定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理報廢手續(xù)。3.報廢物資應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處置，如變賣、捐贈、回收等。處置報廢物資的收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門，不得擅自截留或挪用。七、物質(zhì)盤點管理（一）盤點計劃1.物資管理部門應(yīng)定期組織公司物質(zhì)盤點工作，原則上每年至少進(jìn)行一次全面盤點，每季度進(jìn)行一次抽盤。盤點計劃應(yīng)明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容，并提前通知各相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。2.在盤點前，物資管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點清單，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放位置等信息。盤點人員應(yīng)根據(jù)盤點清單，對庫存物資進(jìn)行逐一清點，并記錄實際盤點數(shù)量。（二）盤點實施1.盤點工作應(yīng)由物資管理部門牽頭，組織使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與。盤點人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保盤點結(jié)果的準(zhǔn)確性和真實性。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《物資盤盈/盤虧報告單》，詳細(xì)說明盤盈/盤虧的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、原因等信息。3.對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理；對于盤虧的物資，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定，并按照公司規(guī)定