公路合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公路項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司參與的所有公路工程項目合同的管理，包括但不限于工程承包合同、材料設(shè)備采購合同、勞務(wù)分包合同、技術(shù)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保合同的簽訂、履行等行為合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，體現(xiàn)雙方的權(quán)利和義務(wù)對等，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門負責(zé)公司合同管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，制定合同管理制度和流程，審核合同文本，監(jiān)督合同履行情況，處理合同糾紛等。2.項目部門負責(zé)本項目合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作，及時向合同管理部門報送合同相關(guān)信息。3.財務(wù)部門負責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，監(jiān)督合同款項的收付情況，提供財務(wù)方面的支持和建議。4.法務(wù)部門負責(zé)對合同進行法律審查，提供法律意見，處理合同糾紛中的法律事務(wù)。二、合同簽訂（一）合同起草1.項目部門根據(jù)項目需求和實際情況，負責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免歧義。涉及專業(yè)術(shù)語的，應(yīng)進行明確解釋。（二）合同審核1.合同起草完成后，項目部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等方面進行審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核通過后，將合同文本提交財務(wù)部門審核財務(wù)條款，提交法務(wù)部門進行法律審查。財務(wù)部門和法務(wù)部門應(yīng)分別從各自專業(yè)角度提出審核意見。3.項目部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門、財務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，對合同文本進行修改完善，確保合同符合要求。（三）合同談判1.對于重大合同或涉及復(fù)雜法律關(guān)系的合同，項目部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行合同談判。談判人員應(yīng)包括項目負責(zé)人、合同管理人員、財務(wù)人員、法務(wù)人員等。2.談判人員應(yīng)充分了解合同對方的情況和需求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，爭取有利的合同條款。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀要。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過且談判達成一致后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與合同對方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照公司印章管理制度進行蓋章。2.合同簽訂后，項目部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行（一）履行計劃1.項目部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責(zé)任人等，并將履行計劃報合同管理部門備案。2.合同履行計劃應(yīng)具有可操作性，確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。（二）履行監(jiān)督1.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.項目部門應(yīng)按照合同履行計劃組織實施，定期向合同管理部門報告合同履行情況。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)重大問題或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）款項支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和項目部門提交的付款申請，審核付款條件是否成就。審核通過后，按照公司資金管理制度辦理款項支付手續(xù)。2.項目部門應(yīng)在合同約定的付款節(jié)點前，及時向財務(wù)部門提交付款申請，并提供相關(guān)的證明材料，如發(fā)票、驗收報告等。（四）變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，項目部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按照合同簽訂的流程進行審核和簽訂。3.合同變更后，項目部門應(yīng)及時調(diào)整合同履行計劃，并將變更情況通知合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門。四、合同終止（一）終止情形1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽合同的。2.合同約定的終止條件成就的。3.雙方協(xié)商一致解除合同的。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行的。5.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同的。（二）終止程序1.合同終止時，項目部門應(yīng)及時通知合同對方，并與合同對方協(xié)商辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，項目部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，如合同文件、往來信函、驗收報告、付款憑證等，并將資料歸檔保存。3.合同管理部門應(yīng)監(jiān)督合同終止手續(xù)的辦理情況，確保合同終止后雙方的權(quán)利和義務(wù)得到妥善處理。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強對合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛問題。2.項目部門應(yīng)提高合同意識，嚴格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。3.加強對合同管理人員、項目人員等相關(guān)人員的培訓(xùn)，提高其法律意識和合同管理能力。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，項目部門應(yīng)及時報告合同管理部門，并積極與合同對方協(xié)商解決。2.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對糾紛情況進行調(diào)查分析，提出處理意見和建議。對于重大合同糾紛，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并組織法務(wù)人員等專業(yè)人員進行處理。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決合同糾紛。在糾紛處理過程中，應(yīng)及時收集和整理相關(guān)證據(jù)，維護公司的合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.項目部門應(yīng)負責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判紀要、補充協(xié)議、付款憑證、驗收報告、往來信函等。2.合同檔案應(yīng)確保資料的完整性、準確性和真實性，不得遺漏或偽造相關(guān)資料。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)定期對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。2.合同檔案應(yīng)編制目錄，便于查閱和管理。檔案資料應(yīng)裝訂成冊，妥善保管。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮、防蟲等條件良好的場所，防止檔案資料損壞或丟失。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)