入庫單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司入庫單據(jù)的管理，規(guī)范入庫流程，確保物資準確、及時、安全地入庫，提高公司物資管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有物資入庫單據(jù)的管理，包括原材料、輔助材料、設(shè)備、辦公用品等各類物資的入庫業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.準確性原則：入庫單據(jù)應(yīng)準確反映物資的實際情況，包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息。2.及時性原則：物資到達后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，確保入庫單據(jù)的及時傳遞和處理。3.完整性原則：入庫單據(jù)應(yīng)包含所有必要的信息，如供應(yīng)商名稱、采購訂單號、入庫日期等，確保單據(jù)的完整性。4.規(guī)范性原則：入庫單據(jù)的填寫、審核、傳遞等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，確保管理的規(guī)范性。二、入庫單據(jù)的種類及用途（一）采購入庫單1.用途：用于記錄采購物資的入庫情況，是采購業(yè)務(wù)的重要憑證之一。由采購部門根據(jù)采購訂單和實際到貨情況填寫，經(jīng)倉庫驗收人員核對無誤后簽字確認。2.內(nèi)容：包括采購訂單號、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、入庫日期、驗收情況等。（二）自制入庫單1.用途：用于記錄公司自制產(chǎn)品或零部件的入庫情況。由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際完成情況填寫，經(jīng)倉庫驗收人員核對后簽字確認。2.內(nèi)容：包括生產(chǎn)訂單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、質(zhì)量檢驗情況等。（三）委外加工入庫單1.用途：用于記錄委外加工物資的入庫情況。由委外加工部門根據(jù)加工合同和實際到貨情況填寫，經(jīng)倉庫驗收人員核對后簽字確認。2.內(nèi)容：包括委外加工合同號、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、加工費、入庫日期、驗收情況等。（四）其他入庫單1.用途：用于記錄除采購、自制、委外加工以外的其他物資入庫情況，如捐贈物資、盤盈物資等。由相關(guān)部門根據(jù)實際情況填寫，經(jīng)倉庫驗收人員核對后簽字確認。2.內(nèi)容：根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況而定，一般應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源、入庫日期、驗收情況等。三、入庫單據(jù)的填寫要求（一）字跡清晰入庫單據(jù)應(yīng)使用藍黑墨水或碳素墨水填寫，字跡要清晰、工整，不得潦草、涂改。（二）內(nèi)容完整1.按照單據(jù)格式要求，填寫所有必填項目，確保信息完整、準確。2.物資名稱、規(guī)格型號應(yīng)填寫全稱，不得使用簡稱或代碼。3.數(shù)量應(yīng)填寫實際入庫數(shù)量，不得虛報、瞞報。4.單價、金額應(yīng)按照采購合同或相關(guān)規(guī)定填寫，不得隨意更改。（三）編號規(guī)范1.入庫單據(jù)應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進行編號，確保單據(jù)的唯一性和連續(xù)性。2.編號應(yīng)填寫在單據(jù)的指定位置，不得遺漏或重復(fù)。（四）簽字蓋章1.入庫單據(jù)應(yīng)由相關(guān)人員簽字確認，包括采購人員、倉庫驗收人員、部門負責人等。2.簽字應(yīng)使用本人真實姓名，不得代簽。3.涉及金額較大或重要物資的入庫單據(jù)，還應(yīng)加蓋公司公章或財務(wù)專用章。四、入庫單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序（一）采購入庫單流轉(zhuǎn)程序1.采購部門根據(jù)采購訂單跟蹤物資到貨情況，物資到達后，及時通知倉庫準備驗收。2.倉庫驗收人員根據(jù)采購訂單和送貨單對物資進行驗收，核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息。3.驗收合格后，倉庫驗收人員在采購入庫單上簽字確認，并填寫實際入庫數(shù)量、驗收情況等信息。4.采購入庫單一聯(lián)交采購部門留存，作為采購業(yè)務(wù)的核算依據(jù)；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為付款和記賬的憑證；一聯(lián)交倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)。（二）自制入庫單流轉(zhuǎn)程序1.生產(chǎn)部門完成產(chǎn)品或零部件生產(chǎn)后，填寫自制入庫單，并將產(chǎn)品或零部件送交倉庫。2.倉庫驗收人員對自制產(chǎn)品或零部件進行驗收，核對產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息。3.驗收合格后，倉庫驗收人員在自制入庫單上簽字確認，并填寫實際入庫數(shù)量、驗收情況等信息。4.自制入庫單一聯(lián)交生產(chǎn)部門留存，作為生產(chǎn)業(yè)務(wù)的核算依據(jù)；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為成本核算和記賬的憑證；一聯(lián)交倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)。（三）委外加工入庫單流轉(zhuǎn)程序1.委外加工部門根據(jù)委外加工合同跟蹤加工物資到貨情況，物資到達后，及時通知倉庫準備驗收。2.倉庫驗收人員根據(jù)委外加工合同和送貨單對加工物資進行驗收，核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息。3.驗收合格后，倉庫驗收人員在委外加工入庫單上簽字確認，并填寫實際入庫數(shù)量、驗收情況等信息。4.委外加工入庫單一聯(lián)交委外加工部門留存，作為委外加工業(yè)務(wù)的核算依據(jù)；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為付款和記賬的憑證；一聯(lián)交倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)。（四）其他入庫單流轉(zhuǎn)程序1.相關(guān)部門根據(jù)實際情況填寫其他入庫單，并將物資送交倉庫。2.倉庫驗收人員對物資進行驗收，核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息。3.驗收合格后，倉庫驗收人員在其他入庫單上簽字確認，并填寫實際入庫數(shù)量、驗收情況等信息。4.其他入庫單一聯(lián)交相關(guān)部門留存，作為業(yè)務(wù)的核算依據(jù)；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為記賬的憑證；一聯(lián)交倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)。五、入庫單據(jù)的審核（一）倉庫審核1.倉庫驗收人員在填寫入庫單據(jù)時，應(yīng)認真核對物資的實際情況，確保單據(jù)內(nèi)容準確無誤。2.倉庫負責人應(yīng)對入庫單據(jù)進行審核，檢查單據(jù)填寫是否完整、規(guī)范，簽字蓋章是否齊全，物資驗收是否合格等。（二）采購部門審核1.采購人員應(yīng)對采購入庫單進行審核，檢查采購訂單執(zhí)行情況，物資到貨是否與采購訂單一致，價格是否符合合同約定等。2.采購部門負責人應(yīng)對采購入庫單進行審核，確保采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性和準確性。（三）財務(wù)部門審核1.財務(wù)人員應(yīng)對入庫單據(jù)進行審核，檢查單據(jù)是否符合財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，金額計算是否正確，付款條件是否滿足等。2.財務(wù)部門負責人應(yīng)對入庫單據(jù)進行審核，確保財務(wù)核算的準確性和合規(guī)性。六、入庫單據(jù)的保管與存檔（一）保管要求1.倉庫應(yīng)設(shè)立專門的單據(jù)保管區(qū)域，對入庫單據(jù)進行分類存放，確保單據(jù)的安全、完整。2.入庫單據(jù)應(yīng)按照日期、類別等順序排列，便于查找和查閱。3.倉庫應(yīng)定期對入庫單據(jù)進行整理和核對，防止單據(jù)丟失、損壞或涂改。（二）存檔期限1.入庫單據(jù)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，存檔期限一般為[X]年。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)或財務(wù)核算的入庫單據(jù)，應(yīng)適當延長存檔期限，以便日后查閱和審計。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱入庫單據(jù)時，應(yīng)填寫《入庫單據(jù)查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到倉庫查閱。2.外部單位或人員因?qū)徲嫛z查等需要查閱入庫單據(jù)時，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并填寫《入庫單據(jù)查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由財務(wù)部門或倉庫管理人員陪同查閱。3.入庫單據(jù)一般不得外借，如有特殊情況需要外借，應(yīng)填寫《入庫單據(jù)借閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。七、入庫單據(jù)的盤點與清查（一）盤點周期1.倉庫應(yīng)定期對入庫單據(jù)進行盤點，盤點周期一般為[X]月/季/年。2.對于庫存物資變動頻繁或重要物資的入庫單據(jù)，應(yīng)適當增加盤點次數(shù)。（二）盤點方法1.倉庫盤點人員應(yīng)按照入庫單據(jù)的編號順序，逐一核對單據(jù)與實物是否相符。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如單據(jù)丟失、錯誤記錄、物資短缺或溢余等，應(yīng)及時查明原因，并填寫《入庫單據(jù)盤點報告表》。（三）清查處理1.根據(jù)盤點結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分析和處理。對于單據(jù)錯誤或物資短缺的情況，應(yīng)及時更正單據(jù)或查找原因，追回短缺物資；對于物資溢余的情況，應(yīng)查明原因，辦理相關(guān)手續(xù)進行處理。2.倉庫應(yīng)將盤點結(jié)果和清查處理情況及時報告財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便進行財務(wù)核算和管理決策。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.入庫單據(jù)填寫不規(guī)范，如字跡潦草、涂改、內(nèi)容不完整等。2.入庫單據(jù)傳遞不及時，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理延誤。3.入庫單據(jù)審核不嚴，造成錯誤記錄或財務(wù)損失。4.入庫單據(jù)保管不善，導(dǎo)致單據(jù)丟失、損壞或泄露。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時責令相關(guān)責任人進行整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、罰