協(xié)議釆購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的協(xié)議采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及協(xié)議采購的部門和項(xiàng)目。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，保證公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、協(xié)議采購定義與范圍（一）定義協(xié)議采購是指公司/組織通過與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，在一定時(shí)期內(nèi)和一定金額范圍內(nèi)，就特定物資或服務(wù)的采購達(dá)成約定，采購時(shí)按照協(xié)議約定的條款執(zhí)行的采購方式。（二）范圍1.物資類：包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、零部件等。2.服務(wù)類：如運(yùn)輸服務(wù)、物業(yè)服務(wù)、咨詢服務(wù)、維修保養(yǎng)服務(wù)等。三、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)協(xié)議采購的組織實(shí)施，包括供應(yīng)商的選擇、框架協(xié)議的簽訂、采購訂單的下達(dá)等。2.建立和維護(hù)供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.提出物資或服務(wù)的采購需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與供應(yīng)商的選擇和評估，提供相關(guān)意見和建議。3.配合采購部門進(jìn)行采購合同的驗(yàn)收工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)協(xié)議采購資金的預(yù)算安排和支付審核。2.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)支持和監(jiān)督。（四）審計(jì)部門1.對協(xié)議采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。2.審查采購合同的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等方面的情況。4.根據(jù)考察結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)入框架協(xié)議談判環(huán)節(jié)。（二）框架協(xié)議簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物資或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂框架協(xié)議。2.框架協(xié)議應(yīng)明確協(xié)議期限、采購范圍、價(jià)格調(diào)整機(jī)制、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.框架協(xié)議簽訂后，應(yīng)報(bào)相關(guān)部門備案。（三）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評估和考核。2.建立供應(yīng)商評估檔案，記錄評估結(jié)果。3.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰處理。五、采購流程（一）需求申報(bào)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《協(xié)議采購需求申報(bào)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.《協(xié)議采購需求申報(bào)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《協(xié)議采購需求申報(bào)表》后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。2.根據(jù)采購金額的大小，按照公司/組織的審批流程進(jìn)行審批。3.審批通過后，采購部門方可組織實(shí)施采購。（三）供應(yīng)商選擇與訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購訂單。2.采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。3.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和要求組織供貨。（四）驗(yàn)收付款1.物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《協(xié)議采購驗(yàn)收單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購部門。3.采購部門根據(jù)《協(xié)議采購驗(yàn)收單》和采購訂單，辦理付款手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門按照公司/組織的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款審核，審核通過后支付貨款。六、價(jià)格管理（一）價(jià)格確定1.協(xié)議采購的價(jià)格應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定，確保價(jià)格合理、公平。2.對于市場價(jià)格波動(dòng)較大的物資或服務(wù)，應(yīng)在框架協(xié)議中約定價(jià)格調(diào)整機(jī)制。（二）價(jià)格調(diào)整1.當(dāng)市場價(jià)格發(fā)生重大變化時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價(jià)格。2.價(jià)格調(diào)整應(yīng)按照框架協(xié)議約定的程序進(jìn)行，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后生效。七、合同管理（一）合同簽訂1.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更或解除合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除后，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并對已履行的部分進(jìn)行結(jié)算。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對協(xié)議采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程是否合法合規(guī)，采購合同是否履行。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的管理和監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。2.鼓勵(lì)供應(yīng)商和員工對協(xié)議采購活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。九、違規(guī)處理（一）對供應(yīng)商的違規(guī)處理1.供應(yīng)商如有違反框架協(xié)議或采購合同約定的行為，采購部門有權(quán)采取警告、罰款、暫停供貨、解除合同等措施。2.對違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的供應(yīng)商，將列入公司/組織的黑名單，禁止其參與今后的協(xié)議采購活動(dòng)。（二）對公司/組織內(nèi)部人員的違規(guī)處理1.公司/組織內(nèi)部人員如有在協(xié)議采購活動(dòng)中違反法律法規(guī)、公司/組織規(guī)定的