公務(wù)油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公務(wù)油卡管理，規(guī)范油卡使用行為，提高燃油使用效率，節(jié)約成本，確保公司公務(wù)活動的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位使用公務(wù)油卡進(jìn)行公務(wù)活動的相關(guān)管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格規(guī)范原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，規(guī)范公務(wù)油卡的申請、使用、充值、報銷等流程。2.節(jié)約高效原則：鼓勵合理用油，提高燃油使用效率，杜絕浪費(fèi)，降低公務(wù)活動成本。3.監(jiān)督管理原則：建立健全監(jiān)督管理機(jī)制，加強(qiáng)對公務(wù)油卡使用情況的監(jiān)督檢查，確保油卡使用合法合規(guī)。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公務(wù)油卡管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公務(wù)油卡的統(tǒng)一采購、發(fā)放、回收及臺賬管理。3.定期對各部門公務(wù)油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核公務(wù)油卡充值、報銷等費(fèi)用，確保費(fèi)用支出符合財務(wù)規(guī)定。2.協(xié)助綜合管理部門做好公務(wù)油卡的財務(wù)管理工作，對違規(guī)費(fèi)用不予報銷。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門公務(wù)油卡的日常使用管理，指定專人負(fù)責(zé)油卡的保管和使用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用公務(wù)油卡，不得挪作他用，并做好加油記錄。3.定期將公務(wù)油卡使用情況上報綜合管理部門。三、油卡申請與發(fā)放（一）申請1.各部門因公務(wù)需要使用油卡的，應(yīng)提前填寫《公務(wù)油卡申請表》，詳細(xì)說明申請油卡的原因、預(yù)計使用期限、月預(yù)計用油量等信息。2.《公務(wù)油卡申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報綜合管理部門審批。（二）審批綜合管理部門對各部門提交的《公務(wù)油卡申請表》進(jìn)行審核，根據(jù)公司實(shí)際情況和公務(wù)需求，確定是否批準(zhǔn)申請。對于批準(zhǔn)的申請，綜合管理部門應(yīng)明確油卡的使用部門、使用人及初始額度等信息。（三）發(fā)放1.綜合管理部門根據(jù)審批結(jié)果，統(tǒng)一辦理公務(wù)油卡的采購事宜。2.采購?fù)瓿珊?，綜合管理部門將油卡發(fā)放至使用部門，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括油卡卡號、發(fā)放時間、使用部門、使用人等信息。3.使用部門收到油卡后，應(yīng)及時將油卡交予指定的使用人，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)記錄交接時間、交接雙方等信息。四、油卡使用（一）使用范圍公務(wù)油卡僅限于公司公務(wù)車輛使用，不得用于私人車輛或其他非公務(wù)用途。（二）加油規(guī)定1.使用人應(yīng)在公司指定的加油站加油，并保留加油發(fā)票及加油憑證。加油發(fā)票應(yīng)注明加油日期、加油站名稱、加油金額、加油數(shù)量等信息，加油憑證應(yīng)記錄加油車輛車牌號、加油時間、加油金額等信息。2.加油時，使用人應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上簽字確認(rèn)，并妥善保管加油憑證。加油憑證應(yīng)作為報銷的重要依據(jù)之一。3.嚴(yán)禁使用公務(wù)油卡為其他單位或個人加油，嚴(yán)禁套取現(xiàn)金或虛開發(fā)票。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.因車輛維修、保養(yǎng)需要使用公務(wù)油卡支付費(fèi)用的，應(yīng)提前填寫《車輛維修保養(yǎng)申請表》，詳細(xì)說明維修保養(yǎng)項(xiàng)目、預(yù)計費(fèi)用等信息。2.《車輛維修保養(yǎng)申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報綜合管理部門審批。綜合管理部門應(yīng)根據(jù)車輛實(shí)際情況和維修保養(yǎng)需求進(jìn)行審批。3.車輛維修、保養(yǎng)完成后，維修保養(yǎng)單位應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票及維修保養(yǎng)清單，使用人應(yīng)將發(fā)票及清單交財務(wù)部門審核報銷。財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核維修保養(yǎng)費(fèi)用的合理性，對于不合理的費(fèi)用不予報銷。（四）特殊情況處理1.因特殊原因需要在非指定加油站加油的，使用人應(yīng)提前向綜合管理部門報告，并說明原因。經(jīng)綜合管理部門批準(zhǔn)后方可加油，但事后應(yīng)及時補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。2.如遇加油卡丟失或被盜，使用人應(yīng)立即向綜合管理部門掛失，并采取必要的措施防止損失擴(kuò)大。綜合管理部門應(yīng)及時辦理掛失手續(xù)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。五、油卡充值（一）充值申請1.當(dāng)公務(wù)油卡余額不足時，使用部門應(yīng)提前填寫《公務(wù)油卡充值申請表》，詳細(xì)說明申請充值的金額、充值原因等信息。2.《公務(wù)油卡充值申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報綜合管理部門審批。（二）審批綜合管理部門對各部門提交的《公務(wù)油卡充值申請表》進(jìn)行審核，根據(jù)油卡余額及公務(wù)活動需求，確定是否批準(zhǔn)充值申請。對于批準(zhǔn)的申請，綜合管理部門應(yīng)明確充值金額及充值時間等信息。（三）充值操作1.綜合管理部門根據(jù)審批結(jié)果，統(tǒng)一辦理公務(wù)油卡的充值事宜。充值金額應(yīng)通過公司對公賬戶支付，不得使用現(xiàn)金或其他方式充值。2.充值完成后，綜合管理部門應(yīng)及時更新油卡臺賬信息，記錄充值時間、充值金額、充值方式等信息。六、油卡報銷（一）報銷憑證1.使用人應(yīng)在每次加油或車輛維修保養(yǎng)后及時收集相關(guān)報銷憑證，包括加油發(fā)票、加油憑證、車輛維修保養(yǎng)發(fā)票及清單等。2.報銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得涂改、偽造。（二）報銷流程1.使用人將整理好的報銷憑證粘貼在《公務(wù)油卡費(fèi)用報銷單》上，并填寫報銷單的相關(guān)信息，包括報銷日期、報銷部門、報銷人、油卡卡號、費(fèi)用明細(xì)、報銷金額等。2.《公務(wù)油卡費(fèi)用報銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核報銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性及費(fèi)用的合理性。3.財務(wù)部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對報銷費(fèi)用進(jìn)行審批。4.審批通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷支付。七、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.綜合管理部門定期對各部門公務(wù)油卡使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括油卡使用記錄、加油憑證、報銷憑證等。2.定期檢查應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司財務(wù)部門會同綜合管理部門不定期對公務(wù)油卡使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查油卡使用的合規(guī)性、費(fèi)用報銷的真實(shí)性等。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）舉報機(jī)制1.公司設(shè)立公務(wù)油卡舉報電話和郵箱，接受員工及社會公眾對公務(wù)油卡違規(guī)使用行為的舉報。2.對于舉報內(nèi)容，公司應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如舉報屬實(shí)，將對舉報人給予獎勵，并對違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公務(wù)油卡的。2.將公務(wù)油卡用于私人車輛或其他非公務(wù)用途的。3.套取現(xiàn)金或虛開發(fā)票報銷公務(wù)油卡費(fèi)用的。4.未按規(guī)定保管加油憑證或報銷憑證，導(dǎo)致憑證丟失或損壞的。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即整改，并追回違規(guī)使用的油卡費(fèi)用。2.根據(jù)違規(guī)