公文材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文材料管理，確保公文材料的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高公文處理效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及所屬單位在公文材料的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文材料應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.及時高效原則：公文處理應(yīng)及時、迅速，確保信息傳遞順暢，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文材料的安全，防止信息泄露。4.精簡實(shí)用原則：公文內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，突出重點(diǎn)，注重實(shí)效，避免冗長繁瑣。二、公文材料的分類與格式（一）分類1.上行文：主要用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、請示問題等，如請示、報告等。2.下行文：用于向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)指示、部署工作等，如通知、決定、通報等。3.平行文：用于同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題等，如函。（二）格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成。2.排版要求：頁面設(shè)置一般為A4紙型，頁邊距上下左右各2.5厘米；字體字號一般標(biāo)題用二號宋體，正文用三號仿宋體，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體加粗等；行距一般為固定值28磅。三、公文材料的起草（一）起草要求1.內(nèi)容要求：公文應(yīng)主題明確、觀點(diǎn)鮮明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰、文字精煉。涉及重要事項和問題的公文，應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛征求意見，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.語言要求：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，避免使用生僻字、異體字、繁體字和未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化字。用詞準(zhǔn)確、恰當(dāng)，表述簡潔明了，避免歧義。3.格式要求：嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的格式起草公文，確保格式規(guī)范統(tǒng)一。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和意圖，確定公文的主題和內(nèi)容框架。2.收集相關(guān)資料和信息，進(jìn)行綜合分析和研究。3.擬寫公文初稿，經(jīng)起草人所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公文審核部門或人員。四、公文材料的審核（一）審核內(nèi)容1.行文必要性：審核公文是否確有必要行文，是否符合精簡原則。2.內(nèi)容準(zhǔn)確性：審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定，是否與公司相關(guān)要求一致，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，表述是否清晰。3.格式規(guī)范性：審核公文格式是否符合本辦法規(guī)定，排版是否規(guī)范。4.語言文字：審核公文語言是否通順、準(zhǔn)確、簡潔，有無錯別字、語病等。（二）審核流程1.公文初稿提交后，由公文審核部門或人員進(jìn)行審核。審核部門或人員應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，提出審核意見。2.起草人根據(jù)審核意見對公文進(jìn)行修改完善，再次提交審核。審核通過后，方可進(jìn)入發(fā)文程序。五、公文材料的印發(fā)（一）印發(fā)審批1.公文經(jīng)審核通過后，由起草人填寫《公文印發(fā)審批單》，注明公文標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)日期等內(nèi)容，并依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要公文或涉及多個部門的公文，需經(jīng)公司辦公會或?qū)ｎ}會議研究決定后，方可印發(fā)。（二）印發(fā)流程1.審批通過后，公文起草人將《公文印發(fā)審批單》及公文電子稿一并提交給公司文印部門。2.文印部門按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行印制，確保公文質(zhì)量。印制完成后，對公文進(jìn)行清點(diǎn)、核對，登記發(fā)放情況。3.文印部門將印制好的公文按照《公文印發(fā)審批單》注明的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。六、公文材料的歸檔（一）歸檔范圍1.公司制發(fā)的各類公文，包括請示、報告、通知、決定、通報、函等。2.公司收到的上級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)及其他單位來文，包括批復(fù)、批示、通知、函等。3.公司內(nèi)部各部門之間形成的重要文件、資料，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。（二）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將公文材料整理歸檔，確保歸檔材料的齊全、完整。2.歸檔公文應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.歸檔公文應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子公文應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。（三）歸檔流程1.公文辦理完畢后，承辦部門指定專人負(fù)責(zé)將公文材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。2.整理后的公文材料經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，移交公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的公文材料進(jìn)行再次審核、整理、分類、編號，裝入檔案盒或檔案袋，上架保存，并建立電子檔案目錄。七、公文材料的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的公文材料，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的期限分為30年、10年。凡是在相當(dāng)長時期內(nèi)公司需要查考的文件材料，列為30年保管；凡是在較短時期內(nèi)公司需要查考的文件材料，列為10年保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保公文材料的安全保管。2.建立健全檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。3.嚴(yán)格檔案查閱、借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得帶出檔案管理部門。查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。八、公文材料的保密（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，自覺做好公文材料的保密工作。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要公文材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.公文材料的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，確保公文材料在流轉(zhuǎn)過程中的安全。2.對涉及保密內(nèi)容的公文材料，應(yīng)在文件上加蓋保密標(biāo)識，并注明保密期限。3.嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等非公司指定的渠道傳輸涉及公司保密內(nèi)容的公文材料。九、公文材料的信息化管理（一）電子公文管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立電子公文管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文的起草、審核、印發(fā)、歸檔、查詢、統(tǒng)計等功能的信息化管理。2.電子公文管理系統(tǒng)應(yīng)與公司辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)公文信息的共享和協(xié)同辦公。（二）電子公文處理流程1.公文起草人在電子公文管理系統(tǒng)中擬寫公文初稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公文審核部門或人員。2.審核部門或人員在系統(tǒng)中對公文進(jìn)行審核，提出審核意見，起草人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。3.審核通過后，公文起草人在系統(tǒng)中填寫《公文印發(fā)審批單》，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給文印部門。4.文印部門在系統(tǒng)中接收公文，按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行印制，然后將印制好的公文發(fā)放給相關(guān)部門和人員。5.公文辦理完畢后，承辦部門在系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔操作，將公文電子稿和紙質(zhì)稿一并移交公司檔案管理部門。（三）電子公文安全管理1.加強(qiáng)電子公文管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子公文管理系統(tǒng)進(jìn)