函件收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司函件的收發(fā)管理工作，確保函件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高公司的工作效率和溝通效果，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位之間函件的收發(fā)管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時原則：函件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，收發(fā)過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時間和流程進(jìn)行，確保函件及時送達(dá)目的地。2.安全保密原則：加強(qiáng)函件收發(fā)過程中的安全管理，防止函件丟失、泄露或被篡改，對涉及公司機(jī)密的函件要嚴(yán)格保密。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：函件的格式、編號、登記等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范，便于管理和查詢。二、函件分類（一）內(nèi)部函件1.行政公文：包括公司發(fā)布的各類通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.部門間往來函：各部門之間因工作需要溝通協(xié)調(diào)而發(fā)送的函件。3.員工個人函件：員工與公司內(nèi)部其他部門或人員之間的一般性溝通函件。（二）外部函件1.商務(wù)函件：與合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等就業(yè)務(wù)合作、商務(wù)洽談、合同履行等事項往來的函件。2.公函：與政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等就相關(guān)事務(wù)往來的正式函件。3.法律函件：涉及法律事務(wù)、訴訟、仲裁等方面的函件。三、函件收發(fā)流程（一）收文流程1.函件簽收公司前臺或指定的函件接收人員收到外部函件后，應(yīng)立即進(jìn)行簽收，并在函件簽收登記簿上詳細(xì)記錄函件的來源、日期、發(fā)件人、內(nèi)容摘要等信息。對于內(nèi)部函件，由發(fā)文部門直接送達(dá)或通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送至收件部門，收件部門應(yīng)及時查收并確認(rèn)。2.函件登記簽收后的函件應(yīng)及時進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括函件編號、日期、發(fā)件人、收件人、主題、內(nèi)容摘要、附件等。函件編號應(yīng)按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行編制，確保每份函件都有唯一的編號，便于查詢和管理。3.函件分發(fā)根據(jù)函件的內(nèi)容和性質(zhì)，由辦公室或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行分發(fā)。對于重要函件或涉及多個部門的函件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行傳閱或召開專題會議進(jìn)行研究處理。分發(fā)后的函件應(yīng)在函件登記薄上注明分發(fā)情況，包括分發(fā)時間、收件部門或人員等。4.函件處理收件部門或人員收到函件后，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并在規(guī)定的時間內(nèi)給予回復(fù)。對于需要辦理的函件，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定和流程進(jìn)行審批、執(zhí)行，并將處理結(jié)果及時反饋給發(fā)件人。對于不需要回復(fù)的函件，收件部門或人員應(yīng)在函件上注明處理意見，并歸檔保存。5.函件歸檔函件處理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔。歸檔的函件應(yīng)包括原件、復(fù)印件、處理結(jié)果等相關(guān)資料，并按照類別和時間順序進(jìn)行整理存放，便于查閱和追溯。（二）發(fā)文流程1.函件起草各部門根據(jù)工作需要起草函件，函件內(nèi)容應(yīng)符合公司的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔。起草后的函件應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保函件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.函件審批根據(jù)函件的性質(zhì)和重要程度，按照公司的審批流程進(jìn)行審批。一般函件由部門負(fù)責(zé)人審批；重要函件或涉及公司重大利益的函件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后的函件應(yīng)在函件審批單上簽字確認(rèn)，并注明審批意見和日期。3.函件編號與打印辦公室對審批通過的函件進(jìn)行編號，并按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行打印。函件編號應(yīng)在函件首頁的右上角注明，打印后的函件應(yīng)進(jìn)行校對，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.函件蓋章與封裝函件打印校對無誤后，按照公司的印章管理規(guī)定加蓋相應(yīng)的印章。蓋章后的函件應(yīng)進(jìn)行封裝，并在信封上注明收件人、發(fā)件人、地址、郵編等信息。5.函件發(fā)送封裝好的函件應(yīng)及時發(fā)送，根據(jù)函件的緊急程度選擇合適的發(fā)送方式，如郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。對于重要或緊急函件，應(yīng)跟蹤發(fā)送情況，確保函件及時、準(zhǔn)確送達(dá)收件人。6.函件存檔發(fā)文部門應(yīng)將函件的起草稿、審批單、打印件、蓋章件等相關(guān)資料進(jìn)行存檔，以便日后查閱和參考。四、函件格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張大小：一般采用A4紙。2.頁邊距：上、下、左、右邊距均為2.5厘米。3.字體字號：標(biāo)題一般采用二號宋體加粗，正文一般采用四號宋體，行距一般為1.5倍行距。（二）編號規(guī)則函件編號采用年份+部門代碼+流水號的形式，例如：202301001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“001”表示流水號。（三）標(biāo)題格式標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括函件的主要內(nèi)容，一般位于頁面上方居中位置，采用二號宋體加粗。（四）正文格式正文應(yīng)分段表述，開頭空兩格，每段段首縮進(jìn)兩個字符。正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，語言規(guī)范。（五）落款格式落款應(yīng)包括發(fā)件人姓名或部門名稱、日期，并加蓋公司印章。日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全。五、函件保密管理（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等重要信息的函件均屬于保密范圍。（二）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對函件收發(fā)人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.傳遞過程：對于保密函件，應(yīng)采取加密、專人傳遞等方式，確保函件在傳遞過程中的安全。3.存儲管理：保密函件應(yīng)存放在專門的保密文件柜中，并設(shè)置密碼或權(quán)限進(jìn)行管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員查閱。4.銷毀處理：對于不再需要的保密函件，應(yīng)按照公司的文件銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息不被泄露。六、函件查詢與統(tǒng)計（一）查詢方式1.按編號查詢：通過函件編號在函件登記簿或檔案管理系統(tǒng)中查詢函件的詳細(xì)信息。2.按日期查詢：根據(jù)函件的收發(fā)日期范圍進(jìn)行查詢，獲取指定時間段內(nèi)的函件列表。3.按發(fā)件人或收件人查詢：輸入發(fā)件人或收件人的名稱，查詢與之相關(guān)的函件記錄。（二）統(tǒng)計報表1.函件收發(fā)情況統(tǒng)計：定期統(tǒng)計公司內(nèi)部各部門以及外部單位的函件收發(fā)數(shù)量、類型、來源等情況，生成統(tǒng)計報表，為公司的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.函件處理進(jìn)度統(tǒng)計：對函件的處理進(jìn)度進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計，及時掌握函件的處理狀態(tài)，提醒相關(guān)部門和人員按時完成函件處理工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對函件收發(fā)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查函件的收發(fā)流程執(zhí)行情況、格式規(guī)范情況、保密管理情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核機(jī)制1.將函件收發(fā)管理工作納入公司各部門的績效考核體系，對工作表現(xiàn)突出的部門和個