清欠部管理辦法一、總則（一）目的為加強公司清欠工作的規(guī)范化管理，提高清欠工作效率，有效防范和化解應(yīng)收賬款風險，保障公司資金安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司清欠部及涉及應(yīng)收賬款清欠工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：清欠工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保清欠行為合法合規(guī)。2.風險防控原則：強化應(yīng)收賬款風險意識，從源頭控制風險，及時采取有效措施清收欠款，降低壞賬損失。3.責任明確原則：明確各部門及人員在清欠工作中的職責，確保清欠工作有序開展。4.協(xié)同合作原則：清欠部與各相關(guān)部門應(yīng)密切配合，形成工作合力，共同推進清欠工作。二、組織架構(gòu)與職責（一）清欠部設(shè)置公司設(shè)立清欠部，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司的清欠工作。清欠部應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和清欠工作實際需要，合理配備人員，明確崗位設(shè)置和職責分工。（二）清欠部職責1.制定和完善清欠工作制度、流程和標準，建立健全清欠工作檔案。2.負責公司應(yīng)收賬款的日常監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險并預(yù)警。3.組織開展應(yīng)收賬款的清收工作，通過協(xié)商、函催、法律訴訟等方式，確保欠款及時足額收回。4.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報清欠工作進展情況，提出工作建議和措施。5.加強與客戶、合作方及相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，維護公司良好的商業(yè)信譽。6.配合公司內(nèi)部審計、法務(wù)等部門開展相關(guān)工作，提供清欠工作資料和信息。（三）相關(guān)部門職責1.銷售部門：負責客戶信用評估，簽訂銷售合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時反饋客戶信息，協(xié)助清欠部開展清欠工作。2.財務(wù)部門：負責應(yīng)收賬款的核算、統(tǒng)計和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助制定清欠策略，監(jiān)控清欠資金回籠情況。3.法務(wù)部門：為清欠工作提供法律支持，審核清欠相關(guān)法律文件，參與重大清欠案件的訴訟和執(zhí)行工作。4.其他部門：根據(jù)公司清欠工作需要，配合提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助開展清欠工作。三、清欠工作流程（一）欠款信息收集與整理1.財務(wù)部門應(yīng)定期（每月）向清欠部提供應(yīng)收賬款明細清單，包括客戶名稱、欠款金額、欠款期限、業(yè)務(wù)發(fā)生時間等信息。2.清欠部負責對財務(wù)部門提供的欠款信息進行收集、整理和分析，建立清欠工作臺賬，明確清欠責任人。3.清欠責任人應(yīng)及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，了解欠款形成原因、業(yè)務(wù)背景及客戶經(jīng)營狀況等信息，為制定清欠方案提供依據(jù)。（二）清欠方案制定1.清欠責任人根據(jù)欠款信息和客戶情況，制定具體的清欠方案。清欠方案應(yīng)包括清欠目標、清欠措施、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容。2.清欠方案應(yīng)根據(jù)欠款金額大小、欠款期限長短、客戶信用狀況等因素進行分類制定，確保清欠工作有的放矢。3.對于重大欠款案件，清欠部應(yīng)組織銷售、財務(wù)、法務(wù)等部門進行專題研究，共同制定清欠方案，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）清欠措施實施1.協(xié)商清欠：清欠責任人應(yīng)首先嘗試與客戶進行友好協(xié)商，了解客戶還款困難的原因，共同商討解決方案，爭取客戶主動還款。協(xié)商過程中應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如協(xié)商記錄、還款承諾等。2.函催清欠：對于協(xié)商不成的欠款，清欠責任人應(yīng)及時向客戶發(fā)送催款函，明確告知欠款金額、還款期限及逾期后果，要求客戶限期還款。催款函應(yīng)采用書面形式，并通過郵政特快專遞或?qū)Ｈ怂瓦_等方式確?？蛻羰盏?。3.法律訴訟清欠：對于逾期未還且經(jīng)多次催款無效的欠款，清欠部應(yīng)及時啟動法律訴訟程序。法律訴訟前，清欠部應(yīng)會同法務(wù)部門對案件進行全面評估，收集相關(guān)證據(jù)，制定訴訟策略。訴訟過程中，應(yīng)密切配合法務(wù)部門，積極推進案件進展，確保訴訟結(jié)果有利于公司。4.其他清欠措施：根據(jù)實際情況，清欠部還可采取債務(wù)重組、資產(chǎn)保全、申請支付令等其他清欠措施，以最大限度地收回欠款。（四）清欠進度跟蹤與反饋1.清欠責任人應(yīng)定期（每周）向清欠部匯報清欠工作進展情況，包括已采取的清欠措施、客戶反饋、還款計劃執(zhí)行情況等。2.清欠部應(yīng)建立清欠工作進度跟蹤臺賬，對清欠工作進行全程監(jiān)控，及時掌握清欠工作動態(tài)。對于清欠過程中出現(xiàn)的重大問題或異常情況，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)措施加以解決。3.財務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注清欠資金回籠情況，及時與清欠部核對賬目，確保資金安全、準確入賬。（五）清欠工作結(jié)案1.當欠款全部收回或通過其他方式妥善解決后，清欠責任人應(yīng)及時整理清欠工作資料，形成清欠工作報告，報清欠部審核。2.清欠部對清欠工作報告進行審核后，確認清欠工作完成，并將相關(guān)資料歸檔保存。清欠工作檔案應(yīng)包括欠款信息、清欠方案、催款函、法律文書、還款記錄等資料，確保檔案資料完整、準確、可追溯。四、清欠工作考核與激勵（一）考核指標1.應(yīng)收賬款回收率：考核清欠部在一定時期內(nèi)收回的應(yīng)收賬款金額占應(yīng)收賬款總額的比例。2.逾期應(yīng)收賬款占比：考核逾期未收回的應(yīng)收賬款金額占應(yīng)收賬款總額的比例。3.壞賬損失率：考核因清欠不力導(dǎo)致的壞賬損失金額占應(yīng)收賬款總額的比例。4.清欠工作完成率：考核清欠部按照清欠方案完成清欠任務(wù)的情況。（二）考核方式1.定期考核：清欠部應(yīng)每月對清欠工作進行自我考核，形成考核報告報公司領(lǐng)導(dǎo)。公司將每季度對清欠部的工作進行全面考核，根據(jù)考核指標完成情況進行評分。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對清欠部的清欠工作進行抽查，檢查清欠工作制度執(zhí)行情況、清欠措施落實情況等。（三）激勵措施1.對于清欠工作成績突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.對清欠工作不力，導(dǎo)致應(yīng)收賬款回收率低、逾期應(yīng)收賬款占比高或壞賬損失嚴重的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、扣發(fā)績效獎金、降職降薪等處罰。五、清欠工作風險防控（一）客戶信用管理1.銷售部門應(yīng)建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行全面、深入的調(diào)查和評估。信用評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄、市場信譽等方面。2.根據(jù)客戶信用評估結(jié)果，確定客戶信用等級，并制定相應(yīng)的信用政策。對于信用等級較低的客戶，應(yīng)采取謹慎的銷售策略，如要求提供擔保、縮短付款期限、增加預(yù)付款比例等。3.定期對客戶信用狀況進行跟蹤和評估，及時調(diào)整客戶信用等級和信用政策。如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況惡化，應(yīng)及時采取措施，減少應(yīng)收賬款風險。（二）合同管理1.銷售部門在簽訂銷售合同時，應(yīng)嚴格審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體，避免因合同漏洞或歧義導(dǎo)致糾紛。合同條款應(yīng)包括產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式、付款期限、違約責任等重要內(nèi)容。2.對于涉及金額較大、風險較高的合同，應(yīng)組織法務(wù)部門進行審核，確保合同的法律效力和風險可控性。3.合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送交財務(wù)部門和清欠部備案，以便跟蹤合同執(zhí)行情況和開展清欠工作。（三）日常監(jiān)控與預(yù)警1.財務(wù)部門應(yīng)加強對應(yīng)收賬款的日常監(jiān)控和分析，定期編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，及時掌握應(yīng)收賬款的分布情況和逾期狀況。2.清欠部應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門提供的應(yīng)收賬款信息，結(jié)合客戶經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，對潛在的應(yīng)收賬款風險進行預(yù)警。對于可能出現(xiàn)逾期的客戶，應(yīng)提前采取措施，如加強溝通、調(diào)整付款期限等，防范風險擴大。3.建立應(yīng)收賬款風險預(yù)警機制，設(shè)定風險預(yù)警指標和閾值。當應(yīng)收賬款出現(xiàn)異常情況，如逾期時間過長、客戶經(jīng)營困難等，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，通知相關(guān)部門和人員采取應(yīng)對措施。（四）內(nèi)部溝通與協(xié)作1.清欠部應(yīng)與銷售、財務(wù)、法務(wù)等部門保持密切溝通與協(xié)作，建立有效的信息共享機制。各部門應(yīng)及時提供與清欠工作相關(guān)的信息和資料，共同研究解決清欠工作中遇到的問題。2.在清欠工作過程中，如涉及多個部門的職責交叉或需要協(xié)同作戰(zhàn)的情況，應(yīng)明確牽頭部門和配合部門，加強協(xié)調(diào)配合，形成工作合力。3.定期召開清欠工作協(xié)調(diào)會議，通報清欠工作進展情況，分析存在的問題，制定下一步工作計劃和措施。通過會議溝通，促進各部門之間的相互理解和支持，提高清欠工作效率。六、清欠工作檔案管理（一）檔案內(nèi)容清欠工作檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.欠款信息資料：包括應(yīng)收賬款明細清單、業(yè)務(wù)合同、發(fā)貨憑證、發(fā)票等。2.清欠方案資料：包括清欠方案、審批文件等。3.催款記錄資料：包括催款函、郵寄憑證、簽收記錄等。4.法律訴訟資料：包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書、調(diào)解書等。5.還款記錄資料：包括客戶還款憑證、還款協(xié)議等。6.其他相關(guān)資料：如與清欠工作有關(guān)的會議紀要、往來信函、溝通記錄等。（二）檔案整理與歸檔1.清欠責任人應(yīng)在清欠工作完成后及時將相關(guān)資料進行整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂。2.清欠部應(yīng)指定專人負責清欠工作檔案的管理，定期將整理好的檔案移交公司檔案室歸檔保存。檔案管理人員應(yīng)確保檔案資料的完整、準確、安全，便于查閱和利用。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱清欠工作檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)清欠部負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。2