公文下發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司公文下發(fā)管理工作，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、高效，提高公司工作效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部相關(guān)單位之間公文的下發(fā)管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范，格式統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文應(yīng)及時(shí)起草、審核、印發(fā)，確保傳達(dá)及時(shí)，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保公文在傳遞過(guò)程中的安全性和保密性。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。4.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。5.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。7.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。9.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。2.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。3.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。11.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。13.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精練。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，起草部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，起草部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定。3.公文的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)符合語(yǔ)法規(guī)范，避免使用生僻、模糊、歧義的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題，確定公文的種類和格式。2.收集相關(guān)資料和信息，進(jìn)行必要的調(diào)查研究。3.擬定公文提綱，組織撰寫公文內(nèi)容。4.對(duì)起草的公文進(jìn)行審核和修改，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、語(yǔ)言通順、格式規(guī)范。四、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.公文起草完成后，起草部門應(yīng)當(dāng)將公文初稿送本部門負(fù)責(zé)人審核。審核重點(diǎn)包括公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.本部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將公文初稿送公司辦公室審核。公司辦公室審核重點(diǎn)包括公文格式、行文規(guī)則、語(yǔ)言表達(dá)等方面。3.公司辦公室審核通過(guò)后，將公文初稿送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)后返回公司辦公室。五、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以公司名義制發(fā)的公文，由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要公文和上行文由公司主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；聯(lián)合行文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。2.部門發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及多個(gè)部門的聯(lián)合發(fā)文，由各部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。（二）簽發(fā)流程1.公文經(jīng)審核通過(guò)后，公司辦公室將公文送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀公文內(nèi)容，簽署明確的意見(jiàn)，并注明簽發(fā)日期。3.公文簽發(fā)后，公司辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文印發(fā)。六、公文印發(fā)（一）印發(fā)要求1.公文印發(fā)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行，確保公文的質(zhì)量和規(guī)范性。2.公文印發(fā)前，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的內(nèi)容、格式、排版等進(jìn)行再次核對(duì)，確保無(wú)誤。3.公文印發(fā)后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文分發(fā)給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，并做好登記和歸檔工作。（二）印發(fā)流程1.公司辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，確定印發(fā)份數(shù)和印發(fā)范圍。2.公司辦公室安排專人進(jìn)行公文排版、校對(duì)和印刷。3.公文印刷完成后，公司辦公室進(jìn)行裝訂、蓋章，并按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行封裝。4.公司辦公室將封裝好的公文分發(fā)給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，并做好登記和歸檔工作。七、公文傳遞與送達(dá)（一）傳遞方式1.公文傳遞應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的緊急程度和重要性，選擇合適的傳遞方式。一般公文可以通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式傳遞；緊急公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)專人送達(dá)、傳真等方式傳遞。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式傳遞，確保公文的安全性和保密性。（二）送達(dá)要求1.公文送達(dá)應(yīng)當(dāng)確保及時(shí)、準(zhǔn)確，不得延誤。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽收公文，并及時(shí)處理。2.公文送達(dá)時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求收件人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)，注明簽收日期和時(shí)間。3.對(duì)于重要公文和緊急公文，應(yīng)當(dāng)跟蹤送達(dá)情況，確保公文及時(shí)送達(dá)收件人手中。八、公文歸檔與保管（一）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文整理歸檔，確保公文的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔公文應(yīng)當(dāng)按照年度、保管期限、發(fā)文機(jī)關(guān)等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔公文應(yīng)當(dāng)使用統(tǒng)一的檔案盒和檔案袋進(jìn)行封裝，并在檔案盒和檔案袋上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。（二）保管期限1.公文的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的公文包括公司重要的規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等；長(zhǎng)期保管的公文包括公司一般性的文件、會(huì)議紀(jì)要等；短期保管的公文包括公司臨時(shí)性的文件、通知等。2.公文的保管期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的重要性和時(shí)效性進(jìn)行確定，并在公文歸檔時(shí)注明保管期限。（三）保管責(zé)任1.公司辦公室負(fù)責(zé)公文的歸檔和保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。九、公文保密與解密（一）保密要求1.涉密公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保公文的安全性和保密性。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行傳閱和使用。3.涉密公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文泄露。（二）解密規(guī)定1.涉密公文的保密期限屆滿或者根據(jù)工作需要，應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。2.解密后的公文應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，不再按照涉密公文進(jìn)行管理。3.對(duì)于需要公開(kāi)的公文，應(yīng)當(dāng)按照公司信息公開(kāi)規(guī)定進(jìn)行審批和發(fā)布。十、公文使用與借閱（一）使用要求1.公司員工應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公文的規(guī)定和要求使用公文，不得擅自擴(kuò)大公文的使用范圍。2.公文使用過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)妥善保管公文，不得丟失、損壞、涂改公文內(nèi)容。3.對(duì)于重要公文和涉密公文，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和使用。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱公文的，應(yīng)當(dāng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司辦公室審批。3.借閱人應(yīng)當(dāng)按照審批后的借閱期限歸還公文，不得逾期借閱。4.借閱人在借閱期間應(yīng)當(dāng)妥善保管公文，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄公文內(nèi)容。十一、公文處理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.公文起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.公文使用和借閱