公司詢價管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢價管理工作，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，降低采購成本，保證公司采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬子公司在采購物資、工程發(fā)包、服務(wù)外包等活動中的詢價管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有參與詢價的供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得偏袒任何一方，保證詢價過程和結(jié)果的公平公正。3.公開透明原則：詢價信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查，確保采購過程透明。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分比較供應(yīng)商報價，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商，實現(xiàn)公司采購效益最大化。二、詢價管理職責分工（一）采購部門1.負責制定詢價計劃，明確詢價項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并定期更新維護。3.向潛在供應(yīng)商發(fā)送詢價文件，組織詢價會議或現(xiàn)場考察，接收供應(yīng)商報價文件。4.對供應(yīng)商報價進行初步審核和比較分析，篩選出符合要求的供應(yīng)商，并提交采購評審小組進行評審。5.負責與中選供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。（二）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出采購申請，詳細描述所需物資或服務(wù)的規(guī)格、技術(shù)要求、數(shù)量、交貨時間等內(nèi)容。2.協(xié)助采購部門制定詢價文件，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導，參與詢價過程中的技術(shù)交流和談判。3.對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進行驗收，反饋使用過程中的問題和意見。（三）財務(wù)部門1.參與詢價文件的審核，對采購預(yù)算進行控制和監(jiān)督。2.負責對供應(yīng)商報價進行財務(wù)分析，評估采購成本的合理性。3.審核采購合同中的付款條款，確保公司資金安全和合理使用。（四）審計部門1.對詢價管理工作進行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合規(guī)、公正。2.對采購合同的簽訂、執(zhí)行情況進行審計，防范采購風險。（五）采購評審小組1.由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責對供應(yīng)商報價進行綜合評審。2.根據(jù)評審標準，對各供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進行評估打分，確定中選供應(yīng)商。三、詢價流程（一）詢價申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《詢價申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、預(yù)算金額等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領(lǐng)導審批。（二）詢價文件編制采購部門根據(jù)審批后的《詢價申請表》，編制詢價文件。詢價文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.詢價邀請函：向潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價邀請，說明詢價項目的基本情況、報價要求、截止日期等。2.采購需求明細：詳細列出采購物資或服務(wù)的規(guī)格、技術(shù)要求、數(shù)量、交貨時間等。3.報價要求：明確報價的范圍、方式、有效期等。4.供應(yīng)商資格要求：規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、業(yè)績要求、信譽狀況等。5.評審標準：制定評審供應(yīng)商報價的具體標準，如價格、質(zhì)量、服務(wù)、交貨期等。6.合同條款：提供采購合同的主要條款，供供應(yīng)商參考。（三）供應(yīng)商選擇與詢價1.采購部門根據(jù)詢價項目的特點和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價文件。2.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進行資格預(yù)審，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、產(chǎn)品樣本等相關(guān)資料，審核其是否具備參與詢價的資格。3.采購部門可以通過電話、郵件、傳真等方式與供應(yīng)商溝通詢價文件中的相關(guān)問題，必要時組織供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察或召開詢價會議。（四）報價文件接收與整理1.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的截止日期前，將報價文件密封送達采購部門。報價文件應(yīng)包括報價單、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件等相關(guān)資料。2.采購部門對收到的報價文件進行整理和編號，檢查報價文件的完整性和密封性。對于不符合要求的報價文件，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商補充或修正。（五）報價評審1.采購部門組織采購評審小組對供應(yīng)商報價進行評審。評審小組應(yīng)按照評審標準，對各供應(yīng)商的報價文件進行仔細審查和評估打分。2.評審過程中，評審小組可以要求供應(yīng)商對報價文件進行澄清或說明，但不得改變報價文件的實質(zhì)性內(nèi)容。3.評審小組根據(jù)評審得分，推薦中選供應(yīng)商，并形成評審報告。評審報告應(yīng)包括詢價項目概況、評審過程、評審結(jié)果、推薦意見等內(nèi)容。（六）合同簽訂1.采購部門根據(jù)評審報告，與中選供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分送需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。（七）合同執(zhí)行與驗收1.需求部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.物資到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同要求進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》；驗收不合格的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨。3.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告，辦理付款手續(xù)。四、詢價文件編制規(guī)范（一）基本要求1.詢價文件應(yīng)內(nèi)容完整、表述清晰、邏輯嚴謹，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義性的條款。2.詢價文件中的技術(shù)要求應(yīng)明確、具體，符合國家相關(guān)標準和行業(yè)規(guī)范，能夠準確反映采購項目的實際需求。3.報價要求應(yīng)合理、明確，包括報價范圍、報價方式、報價有效期等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準確理解并進行報價。（二）格式規(guī)范1.詢價文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括封面、目錄、正文、附件等部分。封面應(yīng)注明詢價項目名稱、編號、編制日期等信息。2.正文部分應(yīng)按照章節(jié)順序依次排列，各章節(jié)之間應(yīng)層次分明、條理清晰。附件部分應(yīng)包括相關(guān)的技術(shù)文件、資質(zhì)證明文件、合同條款等。3.詢價文件中的文字應(yīng)使用規(guī)范的漢字，數(shù)字應(yīng)采用阿拉伯數(shù)字，計量單位應(yīng)符合國家法定計量單位的規(guī)定。（三）內(nèi)容編制1.詢價邀請函：應(yīng)簡要介紹詢價項目的背景、目的、范圍等基本情況，明確詢價文件的獲取方式、報價截止日期、開標時間和地點等信息。2.采購需求明細：應(yīng)詳細列出采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。對于技術(shù)要求較高的項目，應(yīng)提供詳細的技術(shù)規(guī)格書或圖紙。3.報價要求：應(yīng)明確報價的范圍，包括物資或服務(wù)的價格、運輸費、保險費、稅費等所有費用；報價方式應(yīng)明確是含稅價還是不含稅價，是一次性報價還是分項報價；報價有效期應(yīng)合理設(shè)定，一般不少于[X]個工作日。4.供應(yīng)商資格要求：應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、業(yè)績要求、信譽狀況等。資質(zhì)條件應(yīng)包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、行業(yè)資質(zhì)證書等；業(yè)績要求應(yīng)明確供應(yīng)商在類似項目中的經(jīng)驗和業(yè)績情況；信譽狀況應(yīng)要求供應(yīng)商提供無不良記錄的證明材料。5.評審標準：應(yīng)根據(jù)采購項目的重點和需求，制定科學合理的評審標準。評審標準應(yīng)包括價格、質(zhì)量、服務(wù)、交貨期等方面，各方面的權(quán)重應(yīng)根據(jù)項目實際情況合理確定。價格評審應(yīng)采用最低價評標法或綜合評分法，質(zhì)量評審應(yīng)關(guān)注產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、性能指標、質(zhì)量認證等，服務(wù)評審應(yīng)考察供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾、響應(yīng)速度、培訓能力等，交貨期評審應(yīng)根據(jù)合同要求的交貨時間進行評估。6.合同條款：應(yīng)提供采購合同的主要條款，包括合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、驗收標準、違約責任、爭議解決方式等。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期開展供應(yīng)商開發(fā)工作。通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。2.對收集到的潛在供應(yīng)商信息進行整理和分析，篩選出符合公司采購需求和供應(yīng)商資格要求的供應(yīng)商，并進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務(wù)水平等。3.經(jīng)實地考察合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、合作記錄等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估與考核，評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)、信譽等方面。2.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于評估不合格的供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核指標體系，對供應(yīng)商的各項表現(xiàn)進行量化考核。考核指標應(yīng)包括產(chǎn)品合格率、交貨準時率、價格波動幅度、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行相應(yīng)的獎懲。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.公司應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加訂單份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。通過激勵措施，提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。2.同時，公司應(yīng)建立供應(yīng)商約束機制，對違反合同約定或法律法規(guī)的供應(yīng)商進行相應(yīng)的處罰，如扣除貨款、暫停合作、追究法律責任等。通過約束措施，規(guī)范供應(yīng)商的行為，保證采購活動的順利進行。六、詢價監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對詢價管理工作進行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合規(guī)、公正，采購合同的簽訂、執(zhí)行情況是否符合規(guī)定。2.采購部門應(yīng)建立健全詢價管理內(nèi)部監(jiān)督制度，加強對詢價人員的培訓和管理，規(guī)范詢價流程，確保詢價工作的透明度和公正性。3.需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，及時