復(fù)印費(fèi)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司復(fù)印費(fèi)的管理，規(guī)范復(fù)印費(fèi)用的支出，提高公司資源利用效率，確保復(fù)印費(fèi)用的合理、合規(guī)使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工在辦公過程中產(chǎn)生的復(fù)印費(fèi)用管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：復(fù)印費(fèi)的管理必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度的要求。2.合理性原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理控制復(fù)印數(shù)量和費(fèi)用，避免浪費(fèi)。3.審批控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)印費(fèi)用審批流程，確保費(fèi)用支出的必要性和真實(shí)性。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在復(fù)印費(fèi)管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、復(fù)印費(fèi)用的界定（一）復(fù)印費(fèi)定義本辦法所指復(fù)印費(fèi)是指公司因辦公需要，使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行文件、資料復(fù)印所產(chǎn)生的費(fèi)用，包括紙張、油墨、硒鼓等耗材費(fèi)用以及設(shè)備的折舊、維修保養(yǎng)費(fèi)用等。（二）費(fèi)用范圍1.辦公文件復(fù)?。喝绺黝惡贤?bào)告、通知、規(guī)章制度等文件的復(fù)印。2.業(yè)務(wù)資料復(fù)?。号c公司業(yè)務(wù)相關(guān)的圖紙、圖表、數(shù)據(jù)資料等的復(fù)印。3.員工培訓(xùn)資料復(fù)?。簽閱T工培訓(xùn)準(zhǔn)備的教材、講義等資料的復(fù)印。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)的復(fù)印事項(xiàng)：如對(duì)外提供的文件資料復(fù)印等，但需按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。三、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)公司復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.定期統(tǒng)計(jì)各部門的復(fù)印使用情況，包括復(fù)印數(shù)量、費(fèi)用等，并向財(cái)務(wù)部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置復(fù)印設(shè)備及耗材，控制庫存水平，降低成本。4.制定復(fù)印設(shè)備的使用規(guī)范和操作流程，指導(dǎo)員工正確使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞和浪費(fèi)。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)復(fù)印費(fèi)用的核算和報(bào)銷審核，嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和本辦法規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。2.定期對(duì)復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持和建議。3.監(jiān)督復(fù)印費(fèi)用的支出情況，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用有權(quán)拒絕報(bào)銷，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）各部門1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門復(fù)印費(fèi)用管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門復(fù)印費(fèi)用的控制和管理。2.督促本部門員工遵守公司復(fù)印費(fèi)管理規(guī)定，合理使用復(fù)印設(shè)備，減少不必要的復(fù)印支出。3.根據(jù)工作實(shí)際需要，填寫復(fù)印申請(qǐng)單，經(jīng)審批后到行政部門辦理復(fù)印業(yè)務(wù)。四、復(fù)印費(fèi)用的審批流程（一）申請(qǐng)1.各部門員工因工作需要復(fù)印文件資料時(shí)，應(yīng)填寫《復(fù)印申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明復(fù)印的文件名稱、數(shù)量、用途等信息。2.《復(fù)印申請(qǐng)單》由申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確認(rèn)復(fù)印內(nèi)容與工作相關(guān)且必要后，交行政部門。（二）審批1.行政部門收到《復(fù)印申請(qǐng)單》后，根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和實(shí)際情況進(jìn)行審核。對(duì)于一般性的復(fù)印申請(qǐng)，行政部門負(fù)責(zé)人可直接審批；對(duì)于涉及重要文件、大量復(fù)印或特殊情況的申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后的《復(fù)印申請(qǐng)單》由行政部門留存一聯(lián)，作為復(fù)印業(yè)務(wù)辦理的依據(jù)，另一聯(lián)交申請(qǐng)人到指定的復(fù)印地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。（三）復(fù)印1.申請(qǐng)人憑審批通過的《復(fù)印申請(qǐng)單》到行政部門指定的復(fù)印地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印人員應(yīng)按照申請(qǐng)單上的要求進(jìn)行復(fù)印，確保復(fù)印質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)在《復(fù)印申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，并將復(fù)印件和申請(qǐng)單交回申請(qǐng)人。（四）報(bào)銷1.申請(qǐng)人將復(fù)印后的文件資料及《復(fù)印申請(qǐng)單》整理好后，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)發(fā)票等憑證，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將費(fèi)用報(bào)銷單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷審核。財(cái)務(wù)部門按照本辦法及公司財(cái)務(wù)制度的要求，對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，審核無誤后予以報(bào)銷。五、復(fù)印設(shè)備及耗材管理（一）設(shè)備管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立公司復(fù)印設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號(hào)、購置時(shí)間、使用部門、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。2.定期對(duì)復(fù)印設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于設(shè)備出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和設(shè)備使用情況，合理安排設(shè)備的更新和升級(jí)，提高設(shè)備的使用效率和性能。（二）耗材管理1.行政部門負(fù)責(zé)復(fù)印設(shè)備耗材的采購、庫存管理和發(fā)放工作。應(yīng)根據(jù)設(shè)備使用情況和庫存水平，定期采購適量的耗材，確保設(shè)備正常使用。2.建立耗材出入庫管理制度，對(duì)耗材的采購、領(lǐng)用、庫存等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。領(lǐng)用耗材時(shí)，需填寫《耗材領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，到行政部門領(lǐng)取。3.加強(qiáng)對(duì)耗材使用的監(jiān)督和管理，鼓勵(lì)員工節(jié)約使用耗材，避免浪費(fèi)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的浪費(fèi)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。六、復(fù)印費(fèi)用的核算與統(tǒng)計(jì)（一）核算1.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行核算。復(fù)印費(fèi)用應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生額計(jì)入相關(guān)成本或費(fèi)用科目。2.對(duì)于因復(fù)印設(shè)備維修、保養(yǎng)等原因產(chǎn)生的費(fèi)用，應(yīng)根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)分別計(jì)入相應(yīng)的科目。如設(shè)備維修費(fèi)用計(jì)入“管理費(fèi)用辦公設(shè)備維修費(fèi)”科目，耗材費(fèi)用計(jì)入“管理費(fèi)用辦公費(fèi)”科目等。（二）統(tǒng)計(jì)1.行政部門每月末對(duì)各部門的復(fù)印使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括復(fù)印數(shù)量、復(fù)印費(fèi)用等，并填寫《復(fù)印費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》。2.《復(fù)印費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)詳細(xì)列出各部門當(dāng)月的復(fù)印申請(qǐng)單號(hào)、復(fù)印文件名稱、數(shù)量、費(fèi)用等信息，并進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。3.行政部門將統(tǒng)計(jì)好的《復(fù)印費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》于次月5日前報(bào)送財(cái)務(wù)部門，作為財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用核算和分析的依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)復(fù)印費(fèi)的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查復(fù)印費(fèi)用的支出是否符合本辦法及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，審批流程是否規(guī)范，設(shè)備及耗材管理是否到位等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。整改情況應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）日常監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)復(fù)印設(shè)備的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查員工是否按照規(guī)定使用設(shè)備，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。2.財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷審核過程中，如發(fā)現(xiàn)復(fù)印費(fèi)用存在異常情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。八、罰則（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定，未經(jīng)審批擅自復(fù)印文件資料或超量復(fù)印的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。1.對(duì)初次違規(guī)的員工，給予警告處分，并責(zé)令其退回違規(guī)復(fù)印所產(chǎn)生的費(fèi)用。2.對(duì)多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，除責(zé)令退回違規(guī)費(fèi)用外，還將給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額為違規(guī)費(fèi)用的13倍，并視情況給予降職、降薪等處分。（二）對(duì)因管理不善導(dǎo)致復(fù)印費(fèi)用超支嚴(yán)重或出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象的部門，公司將對(duì)該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)，并