代維部門管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范代維部門的運(yùn)作，確保代維服務(wù)的質(zhì)量和效率，保障公司相關(guān)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運(yùn)行，明確代維部門與公司各部門之間的職責(zé)與協(xié)作關(guān)系，維護(hù)公司利益，促進(jìn)代維工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及代維服務(wù)的所有部門及代維合作單位，包括但不限于通信網(wǎng)絡(luò)代維、設(shè)備設(shè)施代維、信息系統(tǒng)代維等相關(guān)工作場景。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則代維工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保各項(xiàng)代維活動(dòng)在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.質(zhì)量至上原則以提供高質(zhì)量的代維服務(wù)為核心目標(biāo)，建立健全質(zhì)量控制體系，不斷優(yōu)化代維流程和操作規(guī)范，滿足公司對代維服務(wù)質(zhì)量的要求。3.職責(zé)明確原則清晰界定公司內(nèi)部各部門以及代維合作單位的職責(zé)和權(quán)限，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的工作推諉和效率低下，確保代維工作有序開展。4.協(xié)作共贏原則強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間以及與代維合作單位之間的協(xié)作配合，形成合力，共同推動(dòng)代維工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)互利共贏的發(fā)展局面。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）代維管理部門1.部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善代維管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)代維服務(wù)供應(yīng)商的選擇、評估、準(zhǔn)入和退出管理。組織協(xié)調(diào)代維工作中的各類資源，解決代維工作中出現(xiàn)的重大問題。定期對代維工作進(jìn)行檢查、考核和評估，確保代維服務(wù)質(zhì)量符合要求。負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部其他部門溝通協(xié)調(diào)，確保代維工作與公司整體業(yè)務(wù)需求相匹配。2.人員配置設(shè)部門經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)部門管理工作；設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理若干，分別負(fù)責(zé)不同領(lǐng)域或項(xiàng)目的代維管理工作；設(shè)質(zhì)量管理員、資料管理員等崗位，負(fù)責(zé)具體的質(zhì)量監(jiān)控、文檔管理等工作。（二）代維合作單位1.合作單位職責(zé)按照合同約定和公司要求，提供優(yōu)質(zhì)、高效的代維服務(wù)，確保代維工作的質(zhì)量和安全。建立健全代維工作內(nèi)部管理制度和流程，加強(qiáng)對代維人員的培訓(xùn)、管理和考核。定期向公司匯報(bào)代維工作進(jìn)展情況、存在問題及解決方案，及時(shí)響應(yīng)公司的工作要求和指令。配合公司進(jìn)行代維工作的檢查、考核和評估，積極整改存在的問題。2.人員配置根據(jù)代維工作的規(guī)模和要求，配備足夠數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員，包括但不限于通信工程師、設(shè)備維護(hù)工程師、系統(tǒng)運(yùn)維工程師等，并明確各人員的崗位職責(zé)。（三）公司內(nèi)部相關(guān)部門1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提出代維服務(wù)需求，明確代維工作的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)。參與代維服務(wù)供應(yīng)商的評估和選擇過程，提供專業(yè)意見和建議。在代維工作過程中，及時(shí)與代維合作單位溝通協(xié)調(diào)，反饋業(yè)務(wù)需求變化，配合代維管理部門做好代維工作的監(jiān)督和管理。2.采購部門負(fù)責(zé)代維服務(wù)采購合同的簽訂、執(zhí)行和管理，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。協(xié)助代維管理部門進(jìn)行代維服務(wù)供應(yīng)商的招標(biāo)、談判等采購工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)代維費(fèi)用的預(yù)算編制、核算和支付管理，確保代維費(fèi)用的合理使用和資金安全。參與代維服務(wù)采購合同的審核，對合同中的費(fèi)用條款進(jìn)行把關(guān)。三、代維服務(wù)采購管理（一）采購需求分析1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際運(yùn)營情況，提前梳理代維服務(wù)需求，明確代維服務(wù)的范圍、內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等關(guān)鍵要素。2.代維管理部門協(xié)助業(yè)務(wù)部門對采購需求進(jìn)行分析和論證，確保需求的合理性和準(zhǔn)確性，并結(jié)合市場情況和公司預(yù)算，制定采購策略。（二）供應(yīng)商選擇與準(zhǔn)入1.代維管理部門制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和流程，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式，從眾多潛在供應(yīng)商中篩選出符合要求的代維服務(wù)供應(yīng)商。2.對擬準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行全面評估，包括企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績案例、技術(shù)能力、人員配備、服務(wù)方案、價(jià)格水平、信譽(yù)口碑等方面，確保供應(yīng)商具備提供優(yōu)質(zhì)代維服務(wù)的能力和條件。3.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、準(zhǔn)入時(shí)間等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和更新。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)代維管理部門提供的供應(yīng)商評估結(jié)果和采購需求，與選定的供應(yīng)商簽訂代維服務(wù)采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用支付方式、違約責(zé)任等條款，確保合同的完整性和合法性。2.在合同簽訂前，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同中的服務(wù)質(zhì)量要求、費(fèi)用條款、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款等內(nèi)容，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。（四）采購合同執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。代維管理部門負(fù)責(zé)對代維服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。2.建立采購合同執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行評估和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同執(zhí)行過程中的偏差。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施確保代維服務(wù)不受影響。四、代維工作流程與規(guī)范（一）代維工作啟動(dòng)1.代維管理部門在代維服務(wù)采購合同簽訂后，組織召開代維工作啟動(dòng)會(huì)議，向代維合作單位介紹公司基本情況、代維服務(wù)需求、工作要求和流程等內(nèi)容。2.代維合作單位根據(jù)會(huì)議要求，制定詳細(xì)的代維工作計(jì)劃和實(shí)施方案，明確工作目標(biāo)、任務(wù)分工、工作進(jìn)度安排、質(zhì)量保障措施等內(nèi)容，并提交給代維管理部門審核。3.代維管理部門對代維合作單位提交的工作計(jì)劃和實(shí)施方案進(jìn)行審核，提出修改意見和建議，確保計(jì)劃和方案的可行性和有效性。審核通過后，代維工作正式啟動(dòng)。（二）日常代維工作1.代維合作單位按照代維工作計(jì)劃和實(shí)施方案，組織代維人員開展日常代維工作，包括設(shè)備巡檢、故障維修、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等工作內(nèi)容。2.代維人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程和安全規(guī)范，確保代維工作的質(zhì)量和安全。在代維工作過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或隱患，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告，采取有效措施進(jìn)行處理，確保代維設(shè)備和系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.代維合作單位應(yīng)建立健全代維工作記錄制度，對代維工作的過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括巡檢記錄、故障處理記錄、維護(hù)報(bào)告等，確保代維工作可追溯。（三）故障處理流程1.當(dāng)代維設(shè)備或系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，代維人員應(yīng)立即啟動(dòng)故障應(yīng)急處理程序，按照故障應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行快速響應(yīng)和處理。2.代維人員在故障處理過程中，應(yīng)及時(shí)收集故障信息，分析故障原因，采取有效的故障排除措施，盡快恢復(fù)設(shè)備和系統(tǒng)的正常運(yùn)行。如遇重大故障或無法及時(shí)解決的問題，應(yīng)及時(shí)向上級報(bào)告，并請求技術(shù)支持和協(xié)調(diào)。3.故障處理完成后，代維人員應(yīng)填寫故障處理報(bào)告，詳細(xì)記錄故障發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、現(xiàn)象、原因、處理過程和結(jié)果等內(nèi)容，并提交給代維管理部門和業(yè)務(wù)部門。代維管理部門應(yīng)組織對故障處理情況進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)措施和建議，避免類似故障再次發(fā)生。（四）定期維護(hù)與保養(yǎng)1.代維合作單位應(yīng)按照代維服務(wù)合同約定和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，定期對代維設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)工作，包括設(shè)備清潔、潤滑、緊固、校準(zhǔn)、軟件升級等內(nèi)容。2.定期維護(hù)與保養(yǎng)工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃和方案，明確維護(hù)保養(yǎng)的周期、內(nèi)容、方法和責(zé)任人等，并嚴(yán)格按照計(jì)劃和方案執(zhí)行。在維護(hù)保養(yǎng)過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在潛在問題或隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。3.代維合作單位應(yīng)建立定期維護(hù)與保養(yǎng)記錄檔案，記錄維護(hù)保養(yǎng)工作的開展情況和結(jié)果，為設(shè)備的全生命周期管理提供依據(jù)。（五）工作交接與變更管理1.在代維工作過程中，如遇代維人員變動(dòng)、工作交接等情況，代維合作單位應(yīng)提前做好交接準(zhǔn)備工作，確保工作交接的順利進(jìn)行。交接內(nèi)容應(yīng)包括代維設(shè)備和系統(tǒng)的運(yùn)行狀況、維護(hù)記錄、故障處理情況、未完成工作任務(wù)等信息，并填寫工作交接清單，雙方簽字確認(rèn)。2.如代維服務(wù)內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變更，代維管理部門應(yīng)及時(shí)與代維合作單位溝通協(xié)調(diào)，簽訂變更協(xié)議，明確變更的內(nèi)容、要求和雙方的權(quán)利義務(wù)。代維合作單位應(yīng)根據(jù)變更協(xié)議調(diào)整代維工作計(jì)劃和實(shí)施方案，并確保變更后的代維工作符合要求。五、代維服務(wù)質(zhì)量保障（一）質(zhì)量目標(biāo)與計(jì)劃1.代維管理部門根據(jù)公司對代維服務(wù)質(zhì)量的要求，制定代維服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)和年度質(zhì)量計(jì)劃，明確質(zhì)量指標(biāo)、質(zhì)量控制措施和質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃等內(nèi)容。2.代維合作單位應(yīng)根據(jù)代維管理部門制定的質(zhì)量目標(biāo)和計(jì)劃，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定相應(yīng)的質(zhì)量保證措施和實(shí)施計(jì)劃，確保代維服務(wù)質(zhì)量達(dá)到公司要求。（二）質(zhì)量監(jiān)控與檢查1.代維管理部門建立質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，定期對代維服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評估，包括現(xiàn)場檢查、文檔審查、數(shù)據(jù)分析等方式。檢查內(nèi)容包括代維工作的執(zhí)行情況、服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)完成情況、故障處理及時(shí)性和準(zhǔn)確性等方面。2.代維管理部門可委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)對代維服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，以獲取客觀、公正的評估結(jié)果。對于檢查和評估中發(fā)現(xiàn)的問題，代維管理部門應(yīng)及時(shí)向代維合作單位發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（三）質(zhì)量考核與獎(jiǎng)懲1.代維管理部門制定代維服務(wù)質(zhì)量考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核方式、考核周期和獎(jiǎng)懲措施等內(nèi)容?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)完成情況、客戶滿意度、故障處理及時(shí)率、維護(hù)工作準(zhǔn)確率等方面。2.根據(jù)質(zhì)量考核結(jié)果，對代維合作單位進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對于服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的代維合作單位，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如增加代維業(yè)務(wù)量、提高服務(wù)費(fèi)用、頒發(fā)榮譽(yù)證書等；對于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的代維合作單位，采取警告、罰款、暫停代維業(yè)務(wù)、解除合同等處罰措施，督促其改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。六、代維人員管理（一）人員招聘與培訓(xùn)1.代維合作單位應(yīng)根據(jù)代維工作需求，招聘具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和技能的代維人員。招聘過程應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行，確保招聘人員的素質(zhì)和能力符合要求。2.代維合作單位應(yīng)建立健全代維人員培訓(xùn)制度，定期組織代維人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能提升培訓(xùn)，包括新技術(shù)、新設(shè)備、新規(guī)范等方面的培訓(xùn)內(nèi)容，不斷提高代維人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.代維管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，組織代維人員參加統(tǒng)一的培訓(xùn)和考核活動(dòng)，為代維人員提供學(xué)習(xí)和交流的平臺(tái)，促進(jìn)代維人員隊(duì)伍的整體發(fā)展。（二）人員考核與激勵(lì)1.代維合作單位應(yīng)建立代維人員考核制度，定期對代維人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量等方面進(jìn)行考核評價(jià)?？己私Y(jié)果應(yīng)與代維人員的薪酬待遇、晉升發(fā)展等掛鉤，激勵(lì)代維人員積極工作，提高工作績效。2.代維管理部門可對代維人員的考核結(jié)果進(jìn)行抽查和監(jiān)督，確保考核的公平、公正、公開。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的代維人員，代維管理部門可給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)優(yōu)秀代維人員證書、推薦參加更高層次的培訓(xùn)等；對于表現(xiàn)不佳的代維人員，代維管理部門應(yīng)要求代維合作單位進(jìn)行批評教育和整改，如仍不改進(jìn)，可建議代維合作單位予以辭退。（三）人員安全與保密管理1.代維合作單位應(yīng)加強(qiáng)代維人員的安全管理，為代維人員提供必要的安全防護(hù)用品和設(shè)備，對代維人員進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，確保代維人員在工作過程中的人身安全。2.代維人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，保守公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。代維合作單位應(yīng)與代維人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，對違反保密規(guī)定的代維人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、代維費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算編制1.代維管理部門根據(jù)代維服務(wù)需求和市場價(jià)格水平，結(jié)合公司預(yù)算安排，編制代維費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括代維服務(wù)費(fèi)用、設(shè)備維護(hù)費(fèi)用、人員費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、管理費(fèi)用等方面。2.在編制代維費(fèi)用預(yù)算時(shí)，應(yīng)充分考慮代維工作的實(shí)際情況和可能出現(xiàn)的變化因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。預(yù)算編制完成后，提交給公司財(cái)務(wù)部門審核。（二）費(fèi)用支付與結(jié)算1.采購部門根據(jù)代維服務(wù)采購合同約定和代維管理部門提供的費(fèi)用支付申請，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和流程，及時(shí)向代維合作單位支付代維費(fèi)用。2.代維合作單位應(yīng)按照合同約定，定期向公司提交代維費(fèi)用結(jié)算報(bào)表，詳細(xì)說明代維服務(wù)工作內(nèi)容、費(fèi)用明細(xì)、結(jié)算金額等信息。采購部門和財(cái)務(wù)部門對結(jié)算報(bào)表進(jìn)行審核，確保結(jié)算金額的準(zhǔn)確性和合理性。審核通過后，辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。（三）費(fèi)用控制與審計(jì)1.代維管理部門應(yīng)加強(qiáng)對代維費(fèi)用的控制和管理，定期對代維費(fèi)用的使用情況進(jìn)行分析和評估，確保代維費(fèi)用的合理使用，避免浪費(fèi)和超支現(xiàn)象的發(fā)生。2.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對代維費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查代維費(fèi)用的支出是否符合合同約定和公司財(cái)務(wù)制度要求，確保資金安全。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.代維管理部門應(yīng)組織制定代維工作應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急處置措施、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地開展應(yīng)急工作。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)代維工作的特點(diǎn)和可能出現(xiàn)的突發(fā)事件類型，進(jìn)行分類制定和細(xì)化，如通信網(wǎng)絡(luò)故障應(yīng)急預(yù)案、設(shè)備設(shè)施突發(fā)事故應(yīng)急預(yù)案等，并定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練與培訓(xùn)1.代維合作單位應(yīng)定期組織代維人員參加應(yīng)急演練，通過模擬突發(fā)事件場景，檢驗(yàn)和提高代維人員的應(yīng)急響應(yīng)能力和應(yīng)急處置水平。應(yīng)急演練應(yīng)制定詳細(xì)的演練方案，明確演練目的、內(nèi)容、步驟、參與人員等，并做好演練記錄和總結(jié)。2.代維管理部門應(yīng)組織對應(yīng)急演練情況進(jìn)行評估和分析，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整和完善。同時(shí)，代維管理部門應(yīng)加強(qiáng)對代維人員的應(yīng)急培訓(xùn)，提高代維人員的應(yīng)急意識(shí)和應(yīng)急技能。（三）應(yīng)急響應(yīng)與處置1.在代維工作過程中，如發(fā)生突發(fā)事件，代維人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，按照應(yīng)急響應(yīng)流程進(jìn)行報(bào)告和處置。同時(shí)，代維合作單位應(yīng)及時(shí)向上級主管部門和公司相關(guān)部門報(bào)告事件情況，請求支援和協(xié)調(diào)。2.公司相關(guān)部門接到報(bào)告