印刷服務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷服務(wù)管理，規(guī)范印刷服務(wù)行為，確保印刷品質(zhì)量，提高工作效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部印刷供應(yīng)商提供的印刷服務(wù)管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印刷服務(wù)活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：以滿足公司需求為導(dǎo)向，注重印刷品質(zhì)量，提供優(yōu)質(zhì)、可靠的印刷服務(wù)。3.成本效益原則：在保證印刷品質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率。4.公正公平原則：對所有印刷服務(wù)供應(yīng)商一視同仁，公平競爭，確保選擇最適合的供應(yīng)商和服務(wù)方案。二、印刷服務(wù)需求管理（一）需求提出1.公司內(nèi)部各部門因工作需要印刷各類文件、資料、宣傳品等，應(yīng)提前填寫《印刷服務(wù)需求申請表》，詳細(xì)注明印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、交付時間等要求。2.對于緊急印刷需求，應(yīng)在申請表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，以便及時安排印刷。（二）需求審核1.《印刷服務(wù)需求申請表》提交后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括需求的必要性、準(zhǔn)確性、合理性等。2.初審?fù)ㄟ^后，申請表流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門（如行政部門、財(cái)務(wù)部門等）進(jìn)行復(fù)審。行政部門主要審核印刷品的格式、排版等是否符合公司規(guī)范；財(cái)務(wù)部門主要審核預(yù)算是否合理。3.經(jīng)復(fù)審?fù)ㄟ^的申請表，由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。審批通過后，申請表返回需求部門，并作為安排印刷服務(wù)的依據(jù)。三、印刷服務(wù)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立印刷服務(wù)供應(yīng)商庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。2.對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、印刷經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件的有效性，以及供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、設(shè)備狀況、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)等方面。3.邀請符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商參與公司印刷服務(wù)項(xiàng)目的投標(biāo)或報(bào)價。根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價、印刷質(zhì)量、服務(wù)承諾、交貨期等因素進(jìn)行綜合評估，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。4.與選定的供應(yīng)商簽訂《印刷服務(wù)合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、交貨期、價格水平、合作態(tài)度等方面進(jìn)行評估。評估周期為每季度一次。2.評估方式包括問卷調(diào)查、實(shí)地考察、客戶反饋等。需求部門應(yīng)在收到印刷品后及時填寫《印刷服務(wù)供應(yīng)商評估表》，反饋印刷品質(zhì)量、交貨期等方面的情況。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評估得分較高的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；對于評估得分較低的供應(yīng)商，發(fā)出書面整改通知，要求其限期整改。若整改后仍不符合要求，可終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商淘汰1.若供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，公司有權(quán)終止與其合作關(guān)系，并將其從供應(yīng)商庫中淘汰：提供的印刷品質(zhì)量嚴(yán)重不符合合同要求，經(jīng)多次整改仍無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)；連續(xù)兩次以上未按時交貨，影響公司正常工作開展；違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在嚴(yán)重違規(guī)行為；其他嚴(yán)重影響合作的情況。2.被淘汰的供應(yīng)商在一年內(nèi)不得再次申請加入公司供應(yīng)商庫。四、印刷服務(wù)過程管理（一）訂單下達(dá)1.需求部門根據(jù)審批通過的《印刷服務(wù)需求申請表》，向選定的供應(yīng)商下達(dá)印刷訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)與申請表一致，并明確交貨時間、交貨地點(diǎn)等要求。2.訂單下達(dá)后，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解訂單要求，并按時安排生產(chǎn)。（二）印刷過程監(jiān)控1.供應(yīng)商在印刷過程中，應(yīng)按照公司要求和合同約定，嚴(yán)格控制印刷質(zhì)量。需求部門有權(quán)對印刷過程進(jìn)行抽查，了解印刷進(jìn)度和質(zhì)量情況。2.若發(fā)現(xiàn)印刷品存在質(zhì)量問題或與訂單要求不符，需求部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商停止印刷，并要求其采取整改措施。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并重新提交印刷品進(jìn)行檢驗(yàn)。（三）樣品確認(rèn)1.在批量印刷前，供應(yīng)商應(yīng)提供印刷樣品給需求部門進(jìn)行確認(rèn)。樣品應(yīng)包括印刷品的內(nèi)容、格式、顏色、尺寸等方面，確保與訂單要求一致。2.需求部門收到樣品后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核確認(rèn)。如樣品不符合要求，應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，并提出修改意見。供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改，直至樣品通過確認(rèn)。（四）交貨驗(yàn)收1.供應(yīng)商應(yīng)按照訂單約定的時間和地點(diǎn)交貨。交貨時，應(yīng)提供印刷品的清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資料。2.需求部門負(fù)責(zé)對印刷品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括印刷品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、內(nèi)容等方面。如發(fā)現(xiàn)印刷品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或與訂單要求不符等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)在《印刷服務(wù)交貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理相關(guān)付款手續(xù)。五、印刷服務(wù)質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)公司需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定印刷服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確印刷品的外觀、尺寸、顏色、清晰度、裝訂等方面的具體要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在《印刷服務(wù)合同》中明確約定，并作為供應(yīng)商印刷和公司驗(yàn)收的依據(jù)。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)1.供應(yīng)商應(yīng)建立內(nèi)部質(zhì)量檢驗(yàn)制度，對印刷品進(jìn)行逐件檢驗(yàn)，確保印刷品質(zhì)量符合合同要求。2.公司在驗(yàn)收印刷品時，應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行抽檢。抽檢比例根據(jù)印刷品的數(shù)量和重要性確定，一般不低于[X]%。如發(fā)現(xiàn)抽檢的印刷品存在質(zhì)量問題，應(yīng)加倍抽檢，直至全部合格。（三）質(zhì)量問題處理1.對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，需求部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)在接到通知后[X]個工作日內(nèi)提出解決方案，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。2.因質(zhì)量問題給公司造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償方式包括返工、降價、重新印刷等，具體賠償方式由雙方協(xié)商確定。六、印刷服務(wù)成本管理（一）預(yù)算編制1.需求部門在提出印刷服務(wù)需求時，應(yīng)同時編制印刷服務(wù)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括印刷品的材料成本、加工費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等方面。2.財(cái)務(wù)部門對需求部門提交的預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。審核通過后的預(yù)算作為控制印刷服務(wù)成本的依據(jù)。（二）成本控制1.采購部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價等方式，選擇性價比高的印刷材料和供應(yīng)商，降低材料成本。2.供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)化生產(chǎn)流程，提高生產(chǎn)效率，降低加工費(fèi)用。公司應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的價格和付款條件。3.在印刷過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制印刷數(shù)量，避免浪費(fèi)。對于剩余的印刷材料，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。（三）成本核算1.財(cái)務(wù)部門定期對印刷服務(wù)成本進(jìn)行核算，分析成本構(gòu)成和變動情況。核算周期為每月一次。2.成本核算結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門，以便各部門采取措施控制成本。如發(fā)現(xiàn)成本超支，應(yīng)及時查找原因，并采取相應(yīng)的整改措施。七、印刷服務(wù)安全管理（一）安全制度建立1.供應(yīng)商應(yīng)建立健全印刷服務(wù)安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，確保印刷過程安全。2.安全管理制度應(yīng)包括安全生產(chǎn)操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度、消防安全制度、環(huán)境保護(hù)制度等方面。（二）安全措施落實(shí)1.供應(yīng)商應(yīng)按照安全管理制度的要求，落實(shí)各項(xiàng)安全措施。如配備必要的安全防護(hù)設(shè)備、定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)、加強(qiáng)對員工的安全培訓(xùn)等。2.在印刷過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守安全生產(chǎn)操作規(guī)程，確保操作人員的人身安全和設(shè)備安全。如發(fā)生安全事故，應(yīng)及時報(bào)告公司，并采取措施進(jìn)行處理。（三）環(huán)境保護(hù)1.供應(yīng)商應(yīng)采取有效的環(huán)境保護(hù)措施，減少印刷過程中的環(huán)境污染。如采用環(huán)保型油墨、紙張等材料，合理處理印刷廢棄物等。2.公司應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商環(huán)境保護(hù)工作的監(jiān)督檢查，確保供應(yīng)商符合國家環(huán)保要求。八、印刷服務(wù)檔案管理（一）檔案建立1.建立印刷服務(wù)檔案，對印刷服務(wù)過程中的各類文件和資料進(jìn)行歸檔管理。檔案內(nèi)容包括《印刷服務(wù)需求申請表》、《印刷服務(wù)合同》、《印刷服務(wù)訂單》、《印刷服務(wù)交貨驗(yàn)收單》、印刷樣品、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、供應(yīng)商評估資料等。2.檔案應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行分類整理，便于查閱和管理。（二）檔案保管1.印刷服務(wù)檔案由專人負(fù)責(zé)保管，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)審批可進(jìn)行銷毀。2.檔案保管應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印刷服務(wù)檔案，應(yīng)填寫《印刷服務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印