原始憑證管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司原始憑證的管理，規(guī)范財務核算，保證會計信息的真實、準確、完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規(guī)范》以及國家其他有關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構在經濟業(yè)務活動中涉及的原始憑證的管理。（三）定義1.原始憑證：是在經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證。它是會計核算的原始依據(jù)，也是財務管理的重要基礎資料。2.外來原始憑證：指在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買貨物取得的發(fā)票、對外支付款項取得的收據(jù)等。3.自制原始憑證：指由本單位內部經辦業(yè)務的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經濟業(yè)務時填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證，如入庫單、出庫單、工資表、費用報銷單等。二、原始憑證的種類及基本要求（一）原始憑證的種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。發(fā)票是經濟活動中最常見的原始憑證之一，必須按照國家稅務部門的規(guī)定開具和使用。2.收據(jù)：用于證明款項的收付情況，分為稅務部門監(jiān)制的收據(jù)和財政部門監(jiān)制的收據(jù)。企業(yè)內部自制的收款收據(jù)，一般用于收取押金、暫收款等。3.報銷單：如差旅費報銷單、費用報銷單等，是員工報銷費用時填寫的原始憑證，應詳細注明報銷事項、金額、事由等。4.入庫單：記錄材料、商品等物資驗收入庫的憑證，應注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。5.出庫單：用于記錄材料、商品等物資發(fā)出的憑證，同樣需注明物資相關信息及發(fā)出數(shù)量、去向等。6.工資表：反映員工工資發(fā)放情況的原始憑證，包括員工姓名、工資項目、金額、代扣代繳款項等內容。7.合同協(xié)議：經濟業(yè)務涉及簽訂合同協(xié)議的，合同協(xié)議原件或復印件可作為原始憑證的附件，證明經濟業(yè)務的性質、內容、雙方權利義務等。（二）原始憑證的基本要求1.真實性：原始憑證所記錄的經濟業(yè)務必須真實發(fā)生，不得虛構、編造。憑證上的各項內容必須與實際經濟業(yè)務相符，包括日期、業(yè)務內容、數(shù)量、金額、當事人等。2.合法性：原始憑證必須符合國家法律法規(guī)和財務制度的規(guī)定。取得的發(fā)票應是稅務部門統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，且在規(guī)定的使用范圍內；收據(jù)應符合相應監(jiān)制部門的要求。3.完整性：原始憑證應具備的各項內容必須齊全，不得遺漏。包括憑證的名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業(yè)務內容、數(shù)量、單價和金額等。4.準確性：原始憑證上的數(shù)字、文字應填寫清晰、工整，計算準確，不得涂改、挖補。如有錯誤，應按照規(guī)定的方法進行更正。5.及時性：經濟業(yè)務發(fā)生后，應及時取得或填制原始憑證，并及時送交財務部門進行審核和記賬。三、原始憑證的取得與填制（一）原始憑證的取得1.在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項時，應當向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經辦部門負責人或其指定人員的簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。3.購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。4.發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。5.職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。（二）原始憑證的填制1.自制原始憑證應按照規(guī)定的格式和內容進行填制，確保各項信息準確無誤。2.原始憑證的填制應使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。3.一式幾聯(lián)的原始憑證，應當注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。4.原始憑證不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應當由開出單位重開或者更正，更正處應當加蓋開出單位的公章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。四、原始憑證的審核（一）審核內容1.真實性審核：審核原始憑證所反映的經濟業(yè)務是否真實發(fā)生，憑證日期、業(yè)務內容、數(shù)據(jù)等是否與實際情況相符。檢查憑證是否有偽造、變造的跡象，是否存在虛構交易等問題。2.合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規(guī)和財務制度的規(guī)定。檢查發(fā)票是否為正規(guī)發(fā)票，其開具內容、范圍是否符合規(guī)定；收據(jù)是否按要求使用；各項費用的支出是否符合公司的費用報銷標準和審批流程等。3.完整性審核：審核原始憑證的各項內容是否齊全，包括憑證名稱、填制日期、填制單位名稱、經辦人員簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業(yè)務內容、數(shù)量、單價、金額等。檢查憑證的附件是否完整，如發(fā)票的清單、合同協(xié)議等是否齊全。4.準確性審核：審核原始憑證上的數(shù)字計算是否準確，文字表述是否清晰。檢查金額的大小寫是否一致，數(shù)量與單價的乘積是否等于金額，各項費用的明細計算是否正確等。5.及時性審核：審核原始憑證的取得或填制時間是否及時，是否在規(guī)定的時間內送交財務部門。對于逾期的原始憑證，應查明原因并判斷是否影響財務核算的準確性和及時性。（二）審核流程1.初審：業(yè)務經辦人員取得或填制原始憑證后，應先自行對憑證的真實性、完整性進行初步審核，確保憑證符合基本要求。然后將原始憑證提交給部門負責人進行審核，部門負責人重點審核業(yè)務的真實性、合理性以及是否符合部門預算等情況，并在憑證上簽署審核意見。2.財務審核：部門初審通過后的原始憑證，送交財務部門進行審核。財務人員按照審核內容的要求，對原始憑證的合法性、準確性、完整性等進行全面審核。對于不符合要求的原始憑證，財務人員應及時與業(yè)務經辦人員溝通，要求其補充、更正或重新取得憑證。3.終審：財務審核通過的原始憑證，提交給公司主管領導進行終審。主管領導根據(jù)公司的財務政策、經營情況等，對重大經濟業(yè)務事項的原始憑證進行最終審批。對于涉及金額較大、重要性較高的原始憑證，主管領導應重點關注其真實性、合法性和合理性。（三）審核結果處理1.審核通過：經審核無誤的原始憑證，財務部門應及時進行賬務處理，按照會計核算的要求編制記賬憑證，并登記賬簿。2.補充更正：對于審核中發(fā)現(xiàn)的內容不完整、填寫錯誤等問題，財務人員應通知業(yè)務經辦人員進行補充或更正。業(yè)務經辦人員應在規(guī)定的時間內完成補充更正，并重新提交審核。3.不予受理：對于審核中發(fā)現(xiàn)的不真實、不合法的原始憑證，財務部門有權不予受理，并向公司領導報告。同時，應要求業(yè)務經辦人員說明情況，并追究相關責任人的責任。對于偽造、變造原始憑證等違法行為，應及時向有關部門舉報。五、原始憑證的傳遞與保管（一）原始憑證的傳遞1.明確原始憑證傳遞的流程和時間要求，確保原始憑證能夠及時、準確地傳遞到財務部門進行審核和記賬。2.業(yè)務經辦人員應在經濟業(yè)務發(fā)生后，按照規(guī)定的時間和程序將原始憑證送交本部門負責人審核，部門負責人審核通過后，及時傳遞給財務部門。3.財務部門收到原始憑證后，應在規(guī)定的時間內完成審核工作。對于審核通過的原始憑證，應及時進行賬務處理；對于需要補充更正的原始憑證，應及時反饋給業(yè)務經辦人員，并跟蹤處理進度。4.涉及多個部門的經濟業(yè)務，原始憑證應按照業(yè)務流程依次傳遞，確保各部門都能及時了解業(yè)務進展情況，并做好相應的記錄和處理。（二）原始憑證的保管1.財務部門應指定專人負責原始憑證的保管工作，確保原始憑證的安全、完整。2.對原始憑證應按照類別、時間順序進行整理、裝訂，并妥善存放。年度終了后，應將當年的原始憑證移交檔案管理部門進行歸檔保管。3.原始憑證的保管期限應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證的保管期限為15年；涉及外事和對私改造的會計憑證，其保管期限為永久。4.保管期滿的原始憑證，如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批。由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，編造銷毀清冊，報公司領導批準后，由檔案管理部門和財務部門共同派人監(jiān)銷。在銷毀原始憑證前，應認真清點核對，確保銷毀的原始憑證與銷毀清冊一致。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對原始憑證的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查原始憑證的取得、填制、審核、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務部門應加強對原始憑證管理工作的自查自糾，定期對原始憑證的審核情況、賬務處理情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，不斷完善原