后勤詢價管理辦法一、總則（一）目的為加強公司后勤采購詢價管理，規(guī)范詢價流程，確保采購活動公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司后勤物資及服務(wù)采購的詢價活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、維修服務(wù)、保潔服務(wù)、餐飲服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得有歧視或偏袒行為，保證詢價過程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：詢價信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保供應(yīng)商能夠充分了解詢價要求并參與競爭。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理詢價，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。二、詢價管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定后勤采購詢價計劃，明確詢價項目、時間要求等。2.組織實施詢價活動，包括發(fā)布詢價信息、收集報價文件、組織評審等。3.建立和維護供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進行評價和管理。4.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同。（二）需求部門1.提出后勤物資及服務(wù)的采購需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.協(xié)助采購部門進行詢價工作，提供必要的技術(shù)支持和信息。3.參與采購合同的評審，對采購物資及服務(wù)的質(zhì)量進行驗收。（三）財務(wù)部門1.參與詢價文件的審核，對采購預(yù)算進行控制。2.負(fù)責(zé)對采購資金的支付進行審核和監(jiān)督。3.協(xié)助采購部門進行成本分析，提供財務(wù)建議。（四）審計部門1.對詢價活動進行審計監(jiān)督，確保詢價過程合法合規(guī)。2.對采購合同進行審計，檢查合同條款的合理性和完整性。3.對采購項目的績效進行審計評價，提出改進建議。三、詢價流程（一）詢價準(zhǔn)備1.需求確認(rèn)：采購部門與需求部門溝通，明確采購物資及服務(wù)的詳細(xì)需求，包括規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、售后服務(wù)等，并填寫《后勤采購需求申請表》。2.制定詢價文件：采購部門根據(jù)采購需求編制詢價文件，詢價文件應(yīng)包括詢價邀請函、報價表、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)條款、合同條款等內(nèi)容。詢價文件應(yīng)清晰明確，避免產(chǎn)生歧義。3.確定詢價供應(yīng)商：采購部門從供應(yīng)商庫中選取或通過公開渠道邀請符合條件的供應(yīng)商參與詢價。選取供應(yīng)商時應(yīng)考慮供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等因素。（二）詢價發(fā)布1.發(fā)布詢價信息：采購部門通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、郵件、電話等方式向確定的供應(yīng)商發(fā)布詢價文件，并告知詢價截止時間、報價方式等相關(guān)信息。2.答疑與澄清：供應(yīng)商如有疑問，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式向采購部門提出。采購部門對供應(yīng)商的疑問進行統(tǒng)一解答，并以書面形式回復(fù)所有供應(yīng)商。如因供應(yīng)商疑問導(dǎo)致詢價文件需要修改，采購部門應(yīng)及時發(fā)布補充文件，延長詢價截止時間。（三）報價文件收集1.供應(yīng)商報價：供應(yīng)商應(yīng)在詢價截止時間前將報價文件密封送達采購部門或按照詢價文件要求的電子方式提交報價。報價文件應(yīng)包括報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。2.報價文件審核：采購部門對供應(yīng)商提交的報價文件進行審核，檢查報價文件的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)報價文件存在問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其進行補充或修正。（四）評審1.組建評審小組：采購部門組織成立評審小組，評審小組由采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，人數(shù)一般為三人以上單數(shù)。評審小組應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠獨立、客觀、公正地進行評審。2.評審內(nèi)容：評審小組對供應(yīng)商的報價文件進行評審，評審內(nèi)容包括價格、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、售后服務(wù)等方面。評審小組應(yīng)根據(jù)詢價文件的要求，對各供應(yīng)商的報價進行綜合比較和評價，推薦中標(biāo)候選人。3.評審記錄：評審小組應(yīng)做好評審記錄，記錄評審過程和結(jié)果。評審記錄應(yīng)包括評審時間、地點、評審小組成員名單、供應(yīng)商名稱及報價、評審意見等內(nèi)容。評審記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（五）確定中標(biāo)供應(yīng)商1.中標(biāo)候選人確定：采購部門根據(jù)評審小組的推薦意見，確定中標(biāo)候選人。中標(biāo)候選人一般為報價最低且滿足詢價文件要求的供應(yīng)商。如出現(xiàn)報價相同的情況，評審小組應(yīng)根據(jù)技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、售后服務(wù)等方面的綜合情況進行比較，確定中標(biāo)候選人。2.中標(biāo)結(jié)果公示：采購部門將中標(biāo)候選人名單在公司內(nèi)部網(wǎng)站進行公示，公示期一般為[X]個工作日。公示期間，如有異議，任何單位或個人均可向采購部門提出。采購部門對異議進行調(diào)查核實，如異議成立，應(yīng)重新組織評審或取消中標(biāo)候選人資格。3.簽訂合同：公示無異議后，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資及服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。四、詢價文件編制規(guī)范（一）基本要求1.詢價文件應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，語言表達準(zhǔn)確、清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。2.詢價文件應(yīng)明確采購物資及服務(wù)的詳細(xì)需求，包括技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購要求。3.詢價文件應(yīng)明確報價方式、報價有效期、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保詢價活動的公平、公正、公開。（二）內(nèi)容構(gòu)成1.詢價邀請函：應(yīng)包括詢價項目名稱、采購內(nèi)容、詢價截止時間、報價方式、聯(lián)系方式等內(nèi)容，邀請供應(yīng)商參與詢價。2.報價表：應(yīng)包括物資及服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價等內(nèi)容，供供應(yīng)商填寫報價。3.技術(shù)規(guī)格要求：應(yīng)詳細(xì)描述采購物資及服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能指標(biāo)等內(nèi)容，作為供應(yīng)商報價的依據(jù)。4.商務(wù)條款：應(yīng)包括交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.合同條款：應(yīng)包括合同的主要條款，如物資及服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容，作為簽訂采購合同的依據(jù)。6.其他附件：如技術(shù)方案、樣品要求、資質(zhì)證明文件等，根據(jù)詢價項目的需要提供。（三）編制審核1.詢價文件編制完成后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行審核，確保詢價文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性。審核人員應(yīng)包括采購部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。2.審核通過后的詢價文件應(yīng)加蓋采購部門公章，并按照規(guī)定的方式發(fā)布給供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商庫建立1.采購部門負(fù)責(zé)建立和維護供應(yīng)商庫，供應(yīng)商庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商庫進行更新和維護，確保供應(yīng)商庫中的信息準(zhǔn)確、完整。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)詢價項目的要求，從供應(yīng)商庫中選取或通過公開渠道邀請符合條件的供應(yīng)商參與詢價。選取供應(yīng)商時應(yīng)考慮供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等因素。2.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進行資質(zhì)審查和實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等情況，確保其符合詢價項目的要求。（三）供應(yīng)商評價1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。評價方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方式。2.根據(jù)供應(yīng)商的評價結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進行分類管理，對于評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，優(yōu)先選擇參與詢價項目；對于評價不合格的供應(yīng)商，限制其參與詢價項目或從供應(yīng)商庫中刪除。（四）供應(yīng)商激勵與約束1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額、提供培訓(xùn)等。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商約束機制，對于違反合同約定或存在其他違規(guī)行為的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。六、詢價監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對詢價活動進行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合法合規(guī)，評審結(jié)果是否公正合理。2.公司采購部門應(yīng)定期向?qū)徲嫴块T報送詢價活動的相關(guān)資料，接受審計部門的監(jiān)督檢查。（二）投訴處理1.供應(yīng)商如對詢價活動有異議，可以在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式向采購部門提出投訴。采購部門應(yīng)及時受理供應(yīng)商的投訴，并進行調(diào)查核實。2.對于供應(yīng)商的投訴，采購部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù)。如投訴成立，采購部門應(yīng)采取