體系自查管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織管理體系的有效運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)和解決體系運(yùn)行過程中存在的問題，確保公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本體系自查管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有與管理體系相關(guān)的部門、崗位及業(yè)務(wù)流程。（三）基本原則1.全面性原則自查應(yīng)涵蓋管理體系的各個要素、各個環(huán)節(jié)，確保無遺漏。2.客觀性原則自查過程應(yīng)實(shí)事求是，以客觀事實(shí)為依據(jù)，不得隱瞞問題或虛報情況。3.及時性原則發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行自查，并及時采取糾正措施，避免問題擴(kuò)大化。4.持續(xù)性原則將體系自查作為一項(xiàng)常態(tài)化工作，持續(xù)改進(jìn)管理體系，不斷提升公司/組織的管理水平。二、自查組織與職責(zé)（一）自查領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)為組長的自查領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排自查工作，審批自查計劃、自查報告等重要文件，對自查工作中發(fā)現(xiàn)的重大問題進(jìn)行決策。（二）自查工作小組由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成自查工作小組，負(fù)責(zé)具體實(shí)施自查工作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)自查領(lǐng)導(dǎo)小組的要求，制定詳細(xì)的自查計劃。2.組織本部門人員按照自查計劃開展自查工作，收集、整理自查資料。3.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。4.編寫自查報告，向自查領(lǐng)導(dǎo)小組匯報自查工作情況。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人是本部門體系自查工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員認(rèn)真開展自查工作，確保自查工作的順利進(jìn)行。2.各部門員工應(yīng)積極配合自查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。三、自查計劃（一）計劃制定自查工作小組應(yīng)根據(jù)管理體系的運(yùn)行情況、內(nèi)外部環(huán)境變化以及以往自查中發(fā)現(xiàn)的問題等，每年定期制定自查計劃。自查計劃應(yīng)明確自查的范圍、內(nèi)容、方法、時間安排以及人員分工等。（二）計劃調(diào)整如遇特殊情況需要對自查計劃進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)報自查領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并及時通知相關(guān)部門和人員。四、自查內(nèi)容（一）管理體系文件1.文件的完整性、準(zhǔn)確性和適用性，是否與相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)保持一致。2.文件的發(fā)放、回收、借閱、銷毀等管理是否規(guī)范。3.文件的修訂是否及時，修訂后的文件是否得到有效貫徹執(zhí)行。（二）管理體系運(yùn)行1.各部門、各崗位的職責(zé)是否明確，工作流程是否順暢。2.各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)程是否得到有效執(zhí)行。3.工作記錄是否完整、準(zhǔn)確、及時，能否反映管理體系的運(yùn)行情況。4.內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制是否健全，信息傳遞是否及時、準(zhǔn)確。（三）資源管理1.人力資源的配備是否滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，員工的培訓(xùn)、考核等是否到位。2.基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境是否滿足工作要求，是否得到有效維護(hù)和管理。3.設(shè)備、物資等資源的采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報廢等管理是否規(guī)范。（四）產(chǎn)品/服務(wù)實(shí)現(xiàn)1.產(chǎn)品/服務(wù)的策劃是否合理，是否滿足客戶需求和法律法規(guī)要求。2.與產(chǎn)品/服務(wù)實(shí)現(xiàn)相關(guān)的過程是否得到有效控制，關(guān)鍵工序和特殊過程的管理是否符合要求。3.產(chǎn)品/服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)、驗(yàn)證等活動是否有效開展，不合格品的控制是否到位。（五）測量、分析與改進(jìn)1.績效測量指標(biāo)是否合理，是否能夠反映管理體系的運(yùn)行效果和公司/組織的業(yè)績。2.數(shù)據(jù)分析是否及時、準(zhǔn)確，能否為管理決策提供有效支持。3.內(nèi)部審核、管理評審等活動是否按計劃有效開展，發(fā)現(xiàn)的問題是否得到及時整改。4.持續(xù)改進(jìn)機(jī)制是否健全，改進(jìn)措施是否有效實(shí)施。五、自查方法（一）文件審查對管理體系文件進(jìn)行全面審查，檢查文件的內(nèi)容、格式、編號等是否符合要求。（二）現(xiàn)場檢查深入各部門、各工作現(xiàn)場，查看工作流程、設(shè)備運(yùn)行、人員操作等實(shí)際情況，檢查各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)程的執(zhí)行情況。（三）記錄查閱查閱各類工作記錄，核實(shí)記錄的完整性、準(zhǔn)確性和及時性，檢查記錄是否能夠支持管理體系的運(yùn)行。（四）人員訪談與相關(guān)人員進(jìn)行訪談，了解他們對管理體系的理解、執(zhí)行情況以及存在的問題和建議。六、自查實(shí)施（一）準(zhǔn)備階段1.自查工作小組組織成員學(xué)習(xí)自查計劃和相關(guān)文件，明確自查的目的、范圍、內(nèi)容和方法。2.準(zhǔn)備自查所需的各類文件、表格、記錄等資料。（二）實(shí)施階段1.按照自查計劃，各部門、各崗位人員對照自查內(nèi)容進(jìn)行全面自查，認(rèn)真填寫自查記錄。2.自查工作小組對各部門的自查情況進(jìn)行抽查，核實(shí)自查記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析問題產(chǎn)生的原因，提出整改建議。（三）總結(jié)階段1.自查工作小組對自查情況進(jìn)行匯總分析，編寫自查報告。自查報告應(yīng)包括自查工作的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改建議以及自查結(jié)論等內(nèi)容。2.將自查報告提交自查領(lǐng)導(dǎo)小組審核。七、整改措施（一）整改責(zé)任落實(shí)自查報告經(jīng)自查領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過后，明確整改責(zé)任部門和責(zé)任人，整改責(zé)任部門應(yīng)制定詳細(xì)的整改計劃，明確整改措施、整改時間和整改目標(biāo)。（二）整改措施實(shí)施整改責(zé)任部門按照整改計劃認(rèn)真組織實(shí)施整改措施，確保整改工作按時完成。整改過程中，應(yīng)及時向自查工作小組匯報整改進(jìn)展情況。（三）整改效果驗(yàn)證整改完成后，自查工作小組對整改效果進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證方式可包括現(xiàn)場檢查、文件審查、記錄查閱等。如整改效果未達(dá)到要求，應(yīng)責(zé)令整改責(zé)任部門重新進(jìn)行整改，直至整改合格。八、跟蹤與監(jiān)督（一）跟蹤機(jī)制建立整改跟蹤機(jī)制，對整改措施的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤檢查。自查工作小組定期對整改責(zé)任部門的整改工作進(jìn)行檢查，確保整改工作按計劃順利進(jìn)行。（二）監(jiān)督機(jī)制公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對管理體系的運(yùn)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)獨(dú)立開展工作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正管理體系運(yùn)行過程中存在的問題。九、自查記錄與檔案管理（一）自查記錄自查過程中形成的各類記錄，如自查計劃、自查記錄、自查報告、整改計劃、整改記錄等，應(yīng)妥善保存，確保記錄的完整性和可追溯性。（二）檔案管理建立自查檔案，將自查記錄按照時間順序進(jìn)行整理歸檔。自查檔案應(yīng)便于查閱和管理，為公司/組織管理體系的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。十、培訓(xùn)與宣貫（一）培訓(xùn)計劃定期組織與體系自查管理辦法相關(guān)的培訓(xùn)活動，提高員工對體系自查工作的認(rèn)識和能力。培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)員工的崗位需求和實(shí)際情況制定，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。（二