企業(yè)行文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行文管理，確保公司各類文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時傳遞，提高工作效率，促進(jìn)公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間的各類公文、函件、報告、通知、紀(jì)要等文件的管理。（三）行文原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：行文應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項規(guī)章制度，語言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.及時高效原則：行文應(yīng)注重時效性，確保文件能夠及時傳遞、處理，避免延誤工作。3.精簡實用原則：行文應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免冗長繁瑣，確保文件具有實際指導(dǎo)意義和可操作性。4.安全保密原則：行文應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保文件內(nèi)容不泄露，涉及機(jī)密信息的文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行密級標(biāo)識和管理。二、行文分類及格式要求（一）公文1.定義：公文是公司在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹公司決策部署、指導(dǎo)工作、請示報告事項、商洽工作等的重要工具。2.分類：公文主要包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。3.格式要求版頭：包括公司標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。公司標(biāo)識應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，發(fā)文字號應(yīng)按照“發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+序號”的格式編排，簽發(fā)人應(yīng)標(biāo)注姓名。主體：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，主送機(jī)關(guān)應(yīng)明確公文的送達(dá)對象，正文應(yīng)條理清晰、表述準(zhǔn)確，附件說明應(yīng)注明附件的名稱和序號，發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，印章應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致，附注應(yīng)注明公文的印發(fā)范圍、傳達(dá)對象等，附件應(yīng)與正文一并裝訂。版記：包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)按照上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的順序排列，印發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，印發(fā)日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。（二）函件1.定義：函件是公司與外部單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等使用的文書。2.分類：函件主要包括公函和便函。公函用于正式的商務(wù)往來，便函用于一般性的事務(wù)聯(lián)系。3.格式要求標(biāo)題：應(yīng)明確函件的主題，一般采用“關(guān)于+事由+的函”的格式。主送機(jī)關(guān)：應(yīng)寫明函件的送達(dá)對象。正文：應(yīng)簡潔明了地說明函件的目的、事項和要求。落款：應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期，并加蓋印章。（三）報告1.定義：報告是公司向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等使用的文書。2.分類：報告主要包括工作報告、情況報告、建議報告、答復(fù)報告等。3.格式要求標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括報告的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+的報告”的格式。主送機(jī)關(guān)：應(yīng)寫明報告的送達(dá)對象。正文：應(yīng)詳細(xì)闡述報告的內(nèi)容，包括工作進(jìn)展情況、存在的問題、下一步工作計劃等。落款：應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期，并加蓋印章。（四）通知1.定義：通知是公司傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文等使用的文書。2.分類：通知主要包括發(fā)布性通知、指示性通知、知照性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。3.格式要求標(biāo)題：應(yīng)明確通知的主題，一般采用“關(guān)于+事由+的通知”的格式。主送機(jī)關(guān)：應(yīng)寫明通知的送達(dá)對象。正文：應(yīng)簡潔明了地說明通知的目的、事項和要求。落款：應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期，并加蓋印章。（五）紀(jì)要1.定義：紀(jì)要是公司記載會議主要情況和議定事項的文書。2.分類：紀(jì)要主要包括辦公會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要等。3.格式要求標(biāo)題：應(yīng)明確紀(jì)要的主題，一般采用“會議名稱+紀(jì)要”的格式。正文：應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議的主要內(nèi)容、討論的問題、形成的決議等。落款：應(yīng)注明紀(jì)要的印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。三、行文流程（一）起草1.各部門根據(jù)工作需要，確定行文內(nèi)容和文種，由專人負(fù)責(zé)起草文件。2.起草文件應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、可行。3.文件起草完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保語言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項規(guī)章制度，語言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.審核通過后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。（三）會簽1.涉及多個部門的文件，應(yīng)進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，并在文件上簽署會簽意見和日期。2.會簽完成后，文件起草部門應(yīng)根據(jù)會簽意見對文件進(jìn)行修改完善。（四）簽發(fā)1.文件審核、會簽完成后，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合公司的決策部署和工作要求，語言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.簽發(fā)人應(yīng)在文件上簽署簽發(fā)意見，并注明簽發(fā)日期。（五）編號1.文件簽發(fā)后，應(yīng)按照公司的文件編號規(guī)則進(jìn)行編號。文件編號應(yīng)具有唯一性，便于文件的管理和查詢。2.文件編號應(yīng)標(biāo)注在文件的版頭部分。（六）印發(fā)1.文件編號完成后，應(yīng)按照公司的文件印發(fā)流程進(jìn)行印發(fā)。文件印發(fā)部門應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保文件格式規(guī)范、印刷清晰。2.文件印發(fā)后，應(yīng)及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件的登記和存檔工作。四、行文規(guī)范（一）語言規(guī)范1.行文應(yīng)使用規(guī)范的漢字，避免使用生僻字、繁體字、異體字等。2.行文應(yīng)使用準(zhǔn)確、簡潔、明了的語言，避免使用模糊、歧義、冗長的表述。3.行文應(yīng)使用規(guī)范的標(biāo)點符號，避免標(biāo)點符號使用不當(dāng)造成的歧義。（二）格式規(guī)范1.行文應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版，包括字體、字號、行距、頁邊距等。2.行文應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和印刷要求，確保文件的質(zhì)量和美觀。3.行文應(yīng)按照規(guī)定的順序排列文件的各個部分，包括版頭、主體、版記等。（三）內(nèi)容規(guī)范1.行文應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項規(guī)章制度，不得違反法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.行文應(yīng)主題明確、內(nèi)容具體、重點突出，不得空洞無物、泛泛而談。3.行文應(yīng)邏輯清晰、層次分明，不得條理混亂、前后矛盾。五、行文管理（一）文件登記1.公司應(yīng)建立文件登記制度，對各類文件進(jìn)行詳細(xì)登記。文件登記應(yīng)包括文件名稱、文號、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、密級、份數(shù)、印發(fā)日期等內(nèi)容。2.文件登記應(yīng)使用電子表格或?qū)ｉT的文件管理軟件進(jìn)行記錄，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整。（二）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。文件歸檔應(yīng)按照公司的檔案管理制度進(jìn)行分類、整理、裝訂和保管。2.文件歸檔應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件或文件內(nèi)容。（三）文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，應(yīng)按照公司的文件查閱制度進(jìn)行申請和審批。文件查閱申請應(yīng)注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等內(nèi)容。2.文件查閱應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守查閱紀(jì)律，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。（四）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照公司的