企劃物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司企劃物料的管理，規(guī)范企劃物料的采購、使用、存儲等流程，確保企劃物料的合理利用，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及企劃物料管理的部門和人員，包括但不限于市場營銷部門、品牌推廣部門、活動策劃部門等。（三）定義1.企劃物料：指為實現(xiàn)公司企劃目標而準備的各類物品，包括但不限于宣傳資料、廣告道具、活動禮品、展示器材等。2.采購：指通過各種渠道獲取企劃物料的行為，包括招標采購、詢價采購、定點采購等。3.使用：指將企劃物料應用于公司各項企劃活動、宣傳推廣等工作中的行為。4.存儲：指對采購回來的企劃物料進行妥善保管的過程，確保物料的質(zhì)量和安全。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：企劃物料的管理工作由公司指定的部門統(tǒng)一負責，確保物料管理的規(guī)范性和一致性。2.合理使用原則：各部門應根據(jù)實際工作需要，合理申請和使用企劃物料，避免浪費。3.成本控制原則：在企劃物料的采購、使用過程中，應嚴格控制成本，提高物料的使用效益。4.安全保密原則：對于涉及公司機密的企劃物料，應加強安全保密管理，防止信息泄露。二、職責分工（一）企劃物料管理部門職責1.負責制定和完善企劃物料管理辦法及相關流程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司企劃物料的采購計劃，根據(jù)各部門需求進行匯總和審核。3.建立企劃物料庫存管理系統(tǒng)，實時掌握物料的庫存數(shù)量、出入庫情況等。4.組織實施企劃物料的采購工作，選擇合適的供應商，簽訂采購合同。5.對采購回來的企劃物料進行質(zhì)量檢驗，確保物料符合要求。6.定期對企劃物料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。7.指導和監(jiān)督各部門的企劃物料管理工作。（二）需求部門職責1.根據(jù)本部門的工作需要，提前向企劃物料管理部門提交企劃物料需求申請。2.詳細說明需求物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。3.在使用企劃物料時，應按照規(guī)定的流程進行領用和使用，確保物料的合理使用。4.配合企劃物料管理部門做好物料的盤點和清查工作。（三）財務部門職責1.負責審核企劃物料采購預算，確保采購資金的合理安排。2.對企劃物料采購費用進行核算和報銷，嚴格執(zhí)行財務制度。3.監(jiān)督企劃物料管理部門的成本控制情況，提供財務分析和建議。（四）審計部門職責1.對企劃物料管理工作進行定期審計，檢查物料采購、使用、存儲等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并監(jiān)督整改落實情況。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應于每月[具體日期]前，將次月的企劃物料需求計劃提交給企劃物料管理部門。2.企劃物料管理部門根據(jù)各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況，進行匯總和審核，制定月度采購計劃。3.采購計劃應明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。（二）供應商選擇與管理1.企劃物料管理部門應建立供應商檔案，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品報價等資料。2.通過招標、詢價、邀請招標等方式，選擇合格的供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務等條款。4.定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應商名單。對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取措施進行整改或更換。（三）采購實施1.根據(jù)采購計劃，企劃物料管理部門向選定的供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確物料的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應商應按照采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量將物料送達指定地點。企劃物料管理部門應安排專人負責接收物料，并對物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行核對。3.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或與采購訂單不符，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商更換或補貨。如協(xié)商不成，可根據(jù)采購合同的約定，采取相應的法律措施。（四）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。2.審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。3.對于預付款項，應嚴格控制風險，確保預付款項的安全。四、使用管理（一）需求申請1.各部門因工作需要使用企劃物料時，應填寫《企劃物料需求申請表》，詳細說明需求物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息。2.將《企劃物料需求申請表》提交給企劃物料管理部門。（二）領用審批1.企劃物料管理部門收到《企劃物料需求申請表》后，對需求進行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、庫存情況等。2.對于庫存充足的物料，經(jīng)審核通過后，企劃物料管理部門開具《企劃物料領用單》，通知需求部門到倉庫領用。3.對于庫存不足或需要緊急采購的物料，企劃物料管理部門應及時與采購部門溝通，安排采購事宜，并告知需求部門預計到貨時間。（三）領用與發(fā)放1.需求部門憑《企劃物料領用單》到倉庫領取物料。倉庫管理人員應根據(jù)《企劃物料領用單》的內(nèi)容，核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，無誤后發(fā)放物料。2.發(fā)放物料時，倉庫管理人員應在《企劃物料領用單》上簽字確認，并登記物料的出入庫臺賬。3.需求部門領取物料后，應妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。（四）使用監(jiān)督1.企劃物料管理部門應定期對各部門的企劃物料使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保物料的合理使用。2.如發(fā)現(xiàn)物料使用過程中存在浪費、挪用等違規(guī)行為，應及時制止并要求整改。情節(jié)嚴重的，應追究相關人員的責任。五、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.企劃物料管理部門應根據(jù)物料的種類、性質(zhì)、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫存儲空間。2.倉庫應劃分不同的區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、發(fā)貨區(qū)等，并設置明顯的標識。3.倉庫應配備必要的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、托盤、消防器材等，確保物料的安全存儲。（二）入庫管理1.采購回來的企劃物料到貨后，倉庫管理人員應及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。2.驗收合格的物料，倉庫管理人員應辦理入庫手續(xù)，將物料存放到指定的區(qū)域，并更新庫存臺賬。3.驗收不合格的物料，倉庫管理人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。如需要退貨，應辦理退貨手續(xù)；如需要換貨，應等待供應商換貨后重新驗收入庫。（三）庫存盤點1.企劃物料管理部門應定期對倉庫庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[具體周期]。2.盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括整理物料、核對賬目等。3.盤點過程中，應認真清點物料的數(shù)量、規(guī)格等信息，并記錄在盤點表上。4.盤點結(jié)束后，應將盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行調(diào)整。5.對于盤盈或盤虧的物料，應按照規(guī)定的程序進行處理。盤盈的物料應及時入賬；盤虧的物料應查明原因，屬于正常損耗的，應按照規(guī)定進行核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。（四）庫存安全管理1.倉庫應加強安全管理，制定安全管理制度和應急預案。2.配備必要的安全設施和設備，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護。3.倉庫管理人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火等。4.做好倉庫的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保物料的質(zhì)量和安全。六、成本控制（一）預算編制1.企劃物料管理部門應根據(jù)公司的年度企劃目標和各部門的需求預測，編制年度企劃物料采購預算。2.采購預算應包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購金額等信息，并詳細說明預算的編制依據(jù)和計算方法。3.年度采購預算經(jīng)公司領導審核批準后，作為全年企劃物料采購的控制依據(jù)。（二）成本核算與分析1.財務部門應建立企劃物料成本核算體系，對企劃物料的采購成本、使用成本等進行核算。2.定期對企劃物料的成本進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。3.根據(jù)成本分析結(jié)果，提出成本控制的措施和建議，為公司決策提供參考。（三）成本控制措施1.在采購環(huán)節(jié)，通過招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應商，降低采購成本。2.合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨，降低庫存成本。3.加強對企劃物料使用過程的管理，杜絕浪費現(xiàn)象，提高物料的使用效率。4.定期對企劃物料管理工作進行評估和總結(jié)，不斷優(yōu)化管理流程，降低管理成本。七、報廢與處置（一）報廢申請1.當企劃物料因損壞、過期、不再使用等原因需要報廢時，使用部門應填寫《企劃物料報廢申請表》，詳細說明報廢物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息。2.將《企劃物料報廢申請表》提交給企劃物料管理部門。（二）報廢審批1.企劃物料管理部門收到《企劃物料報廢申請表》后，組織相關人員進行鑒定和審核。審核內(nèi)容包括報廢原因的真實性、物料的實際狀況等。2.對于價值較高的物料報廢，應報公司領導審批。經(jīng)批準后，方可進行報廢處理。（三）報廢處置1.經(jīng)批準報廢的物料，由企劃物料管理部門負責組織處置。處置方式包括報廢變賣、捐贈、銷毀等。2.對于報廢變賣的物料，應按照相關規(guī)定進行公開拍賣或招標處理，確保處置過程的公正、透明。3.對于捐贈的物料，應辦理相關手續(xù)，并做好記錄。4.對于需要銷毀的物料，應選擇合適的方式進行銷毀，確保物料不會對環(huán)境和社會造成危害。（四）賬務處理1.財務部門根據(jù)報廢審批文件和處置記錄，及時進行賬務處理，核銷相關資產(chǎn)。2.對報廢處置過程中產(chǎn)生的收入和支出，應進行準確的核算和記錄。八、信息化管理（一）建立管理系統(tǒng)1.企劃物料管理部門應建立企劃物料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物料采購、使用、存儲、庫存盤點等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.管理信息系統(tǒng)應具備物料信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便各部門和人員使用。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.倉庫管理人員應及時將物料的出入庫信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.企劃物料管理部門應定期對管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，清理無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）信息共享與協(xié)同1.通過管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門之間的信息共享和協(xié)同工作。各部門可以實時查詢物料庫存情況、需求申請進度等信息，提高工作效率。2.管理信息系統(tǒng)應設置權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責和權(quán)限，訪問和操作相應的系統(tǒng)模塊，確保信息的安全和保密。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.審計部門定期對企劃物料管理工作進行內(nèi)部審計，檢查物料采購、使用、存儲等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、供應商管理情況、庫存管理情況、成本控制情況等。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應出具審計報告，提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.企劃物料管理部門應加強對企劃物料管理工作的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.日常檢查內(nèi)容包括物料的出入庫手續(xù)是否齊全、庫存管理是否規(guī)范、物料使用是否合理等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時要求相關部門和人員進行整改，并做好記錄。（三）績效考核1.建立企劃物料管理績效考核制度，對各部門和相關人