保險(xiǎn)資料管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司保險(xiǎn)資料管理，規(guī)范保險(xiǎn)資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等行為，確保保險(xiǎn)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料管理，包括但不限于保險(xiǎn)合同、客戶信息、理賠資料、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、精算資料、風(fēng)險(xiǎn)管理資料等?；驹瓌t1.合法性原則：保險(xiǎn)資料管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，確保資料的收集、整理、保管和使用等活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，保證資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，避免虛假或錯(cuò)誤信息。4.安全性原則：采取有效措施保障保險(xiǎn)資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的保險(xiǎn)資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。6.便利性原則：資料管理應(yīng)便于查詢、使用和調(diào)閱，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的需要。保險(xiǎn)資料的分類與編號(hào)分類1.保險(xiǎn)合同類：包括各類保險(xiǎn)產(chǎn)品的投保單、保險(xiǎn)單、批單、保險(xiǎn)條款等。2.客戶信息類：客戶基本資料、聯(lián)系方式、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、投保歷史記錄等。3.理賠資料類：理賠申請(qǐng)書、事故證明、醫(yī)療費(fèi)用清單、損失清單、理賠調(diào)查報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)報(bào)表類：月度業(yè)務(wù)報(bào)表、季度業(yè)務(wù)報(bào)表、年度業(yè)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)分析報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)類：保費(fèi)收入明細(xì)、賠付支出明細(xì)、費(fèi)用支出明細(xì)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.精算資料類：費(fèi)率計(jì)算表、準(zhǔn)備金評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型等。7.風(fēng)險(xiǎn)管理資料類：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控記錄等。8.其他資料類：與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)文件、行業(yè)動(dòng)態(tài)資料、培訓(xùn)資料等。編號(hào)為便于保險(xiǎn)資料的識(shí)別、管理和查詢，對(duì)各類保險(xiǎn)資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，共分為[X]位。第1[X1]位為資料類別代碼，根據(jù)上述分類確定。第[X1+1][X2]位為年份代碼，取年份的后兩位數(shù)字。第[X2+1][X3]位為月份代碼，用兩位數(shù)字表示。第[X3+1][X4]位為日期代碼，用兩位數(shù)字表示。第[X4+1][X]位為順序號(hào)，按照資料產(chǎn)生的先后順序依次編號(hào)。2.示例：如一份2023年5月10日產(chǎn)生的保險(xiǎn)合同類資料，其編號(hào)為BHHT230510001，其中“BHHT”為保險(xiǎn)合同類別的代碼。保險(xiǎn)資料的收集與整理收集1.明確責(zé)任部門和人員：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門保險(xiǎn)資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確地提交。2.收集渠道業(yè)務(wù)部門在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展過程中，應(yīng)及時(shí)收集客戶提交的各類資料，包括投保申請(qǐng)、風(fēng)險(xiǎn)告知書等。理賠部門在處理理賠案件時(shí)，應(yīng)收集與理賠相關(guān)的各種證明材料、調(diào)查報(bào)告等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)收集保費(fèi)收入、賠付支出、費(fèi)用支出等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料。精算部門應(yīng)收集費(fèi)率計(jì)算、準(zhǔn)備金評(píng)估等相關(guān)資料。風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)收集風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、監(jiān)控等資料。3.收集要求收集的資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合法律法規(guī)及公司業(yè)務(wù)規(guī)定。對(duì)于重要資料，應(yīng)要求提交人簽字確認(rèn)，確保資料來源的可靠性。收集過程中應(yīng)注意資料的時(shí)效性，及時(shí)更新和補(bǔ)充資料。整理1.資料審核：對(duì)收集到的保險(xiǎn)資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)退回提交部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.分類整理：按照本辦法規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)審核通過的保險(xiǎn)資料進(jìn)行分類整理。同類資料應(yīng)按照一定的邏輯順序排列，如時(shí)間順序、業(yè)務(wù)流程順序等。3.編號(hào)標(biāo)注：為整理好的保險(xiǎn)資料標(biāo)注編號(hào)，確保每份資料都有唯一的標(biāo)識(shí)，便于后續(xù)管理和查詢。4.建立索引：根據(jù)資料的分類和編號(hào)，建立資料索引目錄，詳細(xì)記錄各類資料的編號(hào)、名稱、日期、存放位置等信息，方便快速查找資料。保險(xiǎn)資料的歸檔與保管歸檔1.歸檔時(shí)間：保險(xiǎn)資料應(yīng)在業(yè)務(wù)處理完畢或資料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的資料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.歸檔方式紙質(zhì)資料應(yīng)按照分類順序裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼，填寫檔案封面和目錄，然后存入檔案盒或檔案柜。電子資料應(yīng)按照分類建立文件夾，以編號(hào)命名文件夾名稱，并按照一定的命名規(guī)則對(duì)每份電子文件進(jìn)行命名，確保文件名能夠清晰反映資料的內(nèi)容和性質(zhì)。電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.歸檔地點(diǎn)：設(shè)立專門的保險(xiǎn)資料檔案室，用于存放各類保險(xiǎn)資料。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保資料的安全保管。保管1.保管期限保險(xiǎn)合同類資料的保管期限按照法律法規(guī)及保險(xiǎn)行業(yè)慣例執(zhí)行，一般為自保險(xiǎn)合同終止之日起[X]年?？蛻粜畔㈩愘Y料的保管期限為自業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束之日起[X]年，以保護(hù)客戶隱私和滿足監(jiān)管要求。理賠資料類、業(yè)務(wù)報(bào)表類、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)類、精算資料類、風(fēng)險(xiǎn)管理資料類等其他資料的保管期限根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定確定，一般不少于[X]年。2.保管要求定期對(duì)保險(xiǎn)資料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記，并在檔案管理人員的陪同下查閱資料。對(duì)電子資料的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，保護(hù)電子資料的安全。根據(jù)保管期限的要求，對(duì)到期的保險(xiǎn)資料進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，填寫銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施，并保留銷毀記錄。保險(xiǎn)資料的使用與借閱使用1.使用范圍：公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要可使用保險(xiǎn)資料，但必須遵守本辦法的相關(guān)規(guī)定。使用保險(xiǎn)資料應(yīng)僅限于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，不得用于其他目的。2.使用流程使用部門填寫保險(xiǎn)資料使用申請(qǐng)表，注明使用資料的名稱、編號(hào)、使用目的、使用期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的保險(xiǎn)資料，并做好登記記錄。使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門。借閱1.借閱范圍：因工作需要，公司外部單位或個(gè)人（如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等）確需借閱保險(xiǎn)資料的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程借閱人填寫保險(xiǎn)資料借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)借閱人進(jìn)行資格審查，審查通過后，與借閱人簽訂保密協(xié)議，并提供相應(yīng)的保險(xiǎn)資料。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)做好借閱登記記錄，記錄借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱資料名稱和編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借保險(xiǎn)資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。保險(xiǎn)資料的保密與安全保密1.保密制度：建立健全保險(xiǎn)資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的保險(xiǎn)資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.保密培訓(xùn)：定期對(duì)公司員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和保密技能，確保員工了解保密制度和保密要求，自覺遵守保密規(guī)定。3.保密措施對(duì)保險(xiǎn)資料的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息在流轉(zhuǎn)過程中被竊取或篡改。限制保險(xiǎn)資料的知悉范圍，只允許相關(guān)人員在其工作職責(zé)范圍內(nèi)接觸和使用資料。與接觸保險(xiǎn)資料的員工簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。安全1.安全管理制度：制定保險(xiǎn)資料安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所、存儲(chǔ)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)等的安全管理，確保資料的物理安全和信息安全。2.安全設(shè)施建設(shè)：在保險(xiǎn)資料檔案室配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保資料存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.安全檢查與維護(hù)：定期對(duì)保險(xiǎn)資料的安全狀況進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行定期檢測(cè)和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.應(yīng)急處置：制定保險(xiǎn)資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，最大限度地減少損失。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的保險(xiǎn)資料管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)保險(xiǎn)資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容1.保險(xiǎn)資料的收集、整理、歸檔、保管、使用和借閱等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.保險(xiǎn)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性是否得到有效保障。3.保密制度和安全制度的執(zhí)行情況，是否存在信息泄露、資料丟失等安全事故。4.檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率，是否按照規(guī)定履行職責(zé)。檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)保險(xiǎn)資料管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查周期為每[X]年一次。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對(duì)保險(xiǎn)資料管理的某個(gè)環(huán)節(jié)或某些資料進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)保險(xiǎn)資料管理中出現(xiàn)的重大問題或特殊情況，開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向監(jiān)督小組提