發(fā)票接收管理辦法一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票接收管理工作，規(guī)范發(fā)票接收流程，確保公司財務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中涉及的發(fā)票接收管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)票的接收必須符合國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.真實性原則：所接收的發(fā)票必須是與實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)相符的真實發(fā)票，不得接收虛假發(fā)票。3.完整性原則：發(fā)票的各項內(nèi)容必須填寫完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票抬頭、稅號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、開票人、復(fù)核人、收款人等。4.及時性原則：應(yīng)及時接收發(fā)票，確保在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行賬務(wù)處理，避免因發(fā)票逾期影響公司的稅務(wù)申報及抵扣等事項。二、發(fā)票接收職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.在簽訂經(jīng)濟合同或協(xié)議時，應(yīng)明確發(fā)票開具的相關(guān)條款，包括發(fā)票類型、開票時間、開票內(nèi)容等要求，并及時將合同或協(xié)議副本提交給財務(wù)部門備案。2.負(fù)責(zé)跟進(jìn)業(yè)務(wù)交易過程，確保供應(yīng)商按照合同約定及時開具發(fā)票，并在收到發(fā)票后進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息是否與合同一致，發(fā)票內(nèi)容是否與實際業(yè)務(wù)相符。3.將審核無誤的發(fā)票及時傳遞給財務(wù)部門，并辦理交接手續(xù)。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定發(fā)票接收的具體流程和規(guī)范，并對業(yè)務(wù)部門進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.對業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票進(jìn)行全面審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性和有效性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真?zhèn)危赏ㄟ^稅務(wù)機關(guān)官方網(wǎng)站等渠道進(jìn)行查驗）、發(fā)票開具方的資質(zhì)、發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)的匹配性、發(fā)票的格式和填寫規(guī)范等。3.對審核通過的發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，按照財務(wù)制度及時登記入賬，并妥善保管發(fā)票原件及相關(guān)附件。4.定期對發(fā)票接收情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）審計部門1.負(fù)責(zé)對發(fā)票接收管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計監(jiān)督，檢查發(fā)票接收流程是否合規(guī)，審核工作是否到位。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保發(fā)票接收管理工作規(guī)范運行。三、發(fā)票接收流程（一）發(fā)票開具通知1.業(yè)務(wù)部門在與供應(yīng)商簽訂合同或協(xié)議時，應(yīng)明確約定發(fā)票開具的相關(guān)事宜，包括發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、開票時間、開票內(nèi)容、送達(dá)方式等，并將合同或協(xié)議中涉及發(fā)票開具的條款告知供應(yīng)商。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時通知供應(yīng)商開具發(fā)票，并提供準(zhǔn)確的開票信息，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。（二）發(fā)票接收1.供應(yīng)商按照合同約定開具發(fā)票后，應(yīng)通過郵寄、專人送達(dá)等方式將發(fā)票傳遞給公司業(yè)務(wù)部門。2.業(yè)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)首先檢查發(fā)票的外觀是否完好，有無破損、褶皺、污漬等情況。3.核對發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票抬頭、稅號、地址、電話、開戶行及賬號、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期等，確保與公司提供的開票信息一致，且發(fā)票代碼和號碼符合當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)的編碼規(guī)則。（三）發(fā)票初步審核1.業(yè)務(wù)部門對收到的發(fā)票進(jìn)行初步審核，重點檢查發(fā)票內(nèi)容是否與實際業(yè)務(wù)相符，包括貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。2.檢查發(fā)票的填寫是否規(guī)范，各項內(nèi)容是否齊全、清晰，有無涂改、刮擦、挖補等情況。發(fā)票上的開票人、復(fù)核人、收款人應(yīng)填寫齊全，且不得為同一人。3.對于增值稅專用發(fā)票，還應(yīng)檢查發(fā)票的抵扣聯(lián)是否清晰、完整，密碼區(qū)是否整潔、無污損，二維碼是否可正常識別等。（四）發(fā)票傳遞1.業(yè)務(wù)部門在完成發(fā)票初步審核后，應(yīng)在發(fā)票上注明審核情況（如審核通過、不符事項等），并及時將發(fā)票傳遞給財務(wù)部門。傳遞過程中應(yīng)確保發(fā)票的安全、完整，避免丟失或損壞。2.業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門應(yīng)辦理發(fā)票交接手續(xù)，填寫發(fā)票交接清單，注明發(fā)票的份數(shù)、發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。（五）發(fā)票全面審核1.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行全面審核。審核人員可通過稅務(wù)機關(guān)官方網(wǎng)站、電話查詢、手機APP等方式對發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行查驗，并核實發(fā)票開具方的稅務(wù)登記信息是否真實有效。2.再次核對發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)的匹配性，檢查發(fā)票金額是否與合同約定一致，發(fā)票明細(xì)是否能夠清晰反映業(yè)務(wù)交易情況。3.對發(fā)票的格式和填寫規(guī)范進(jìn)行進(jìn)一步審核，確保發(fā)票符合國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定。對于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求供應(yīng)商重新開具。（六）發(fā)票賬務(wù)處理1.經(jīng)財務(wù)部門全面審核無誤的發(fā)票，按照財務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。根據(jù)發(fā)票內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)，準(zhǔn)確記錄相關(guān)會計科目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)（自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)）進(jìn)行認(rèn)證，并在認(rèn)證通過的次月申報期內(nèi)申報抵扣進(jìn)項稅額。3.將發(fā)票原件及相關(guān)附件（如合同、送貨單、驗收單等）按照檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂，妥善保管，以備稅務(wù)機關(guān)檢查或其他需要。四、發(fā)票接收的風(fēng)險防控（一）虛假發(fā)票風(fēng)險防控1.加強對業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的培訓(xùn)，提高其對虛假發(fā)票的識別能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括虛假發(fā)票的常見特征、識別方法、防范措施等。2.建立發(fā)票查驗機制，財務(wù)部門在收到發(fā)票后必須進(jìn)行真?zhèn)尾轵?，對于可疑發(fā)票應(yīng)及時與稅務(wù)機關(guān)溝通核實。3.加強與供應(yīng)商的溝通與管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，了解其經(jīng)營狀況和信譽情況，避免與信譽不良的供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來。4.如發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票，應(yīng)立即停止支付相關(guān)款項，并及時采取措施進(jìn)行處理，如要求供應(yīng)商重新開具合法有效的發(fā)票，或向稅務(wù)機關(guān)報告等。同時，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）發(fā)票開具不合規(guī)風(fēng)險防控1.在簽訂合同或協(xié)議時，明確發(fā)票開具的具體要求，如發(fā)票類型、開票內(nèi)容、稅率等，確保供應(yīng)商按照規(guī)定開具發(fā)票。2.業(yè)務(wù)部門在接收發(fā)票時，嚴(yán)格按照發(fā)票開具規(guī)范進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時要求供應(yīng)商更正。3.財務(wù)部門在審核發(fā)票時，加強對發(fā)票開具合規(guī)性的審查，對于不符合規(guī)定的發(fā)票堅決不予接收，并要求供應(yīng)商重新開具。4.定期對發(fā)票開具情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時調(diào)整和完善發(fā)票接收管理流程。（三）發(fā)票逾期風(fēng)險防控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票接收臺賬，記錄發(fā)票的開具時間、預(yù)計送達(dá)時間、實際接收時間等信息，及時跟蹤發(fā)票的傳遞情況，確保發(fā)票按時接收。2.對于臨近發(fā)票認(rèn)證期限或稅務(wù)申報期限的發(fā)票，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前提醒財務(wù)部門，以便及時進(jìn)行處理。3.財務(wù)部門應(yīng)合理安排發(fā)票審核和賬務(wù)處理時間，避免因工作延誤導(dǎo)致發(fā)票逾期。對于因特殊原因無法按時處理的發(fā)票，應(yīng)及時與稅務(wù)機關(guān)溝通，申請延期認(rèn)證或申報。五、發(fā)票接收的檔案管理（一）檔案內(nèi)容發(fā)票接收檔案應(yīng)包括發(fā)票原件、發(fā)票交接清單、合同或協(xié)議副本、送貨單、驗收單、發(fā)票查驗記錄等與發(fā)票相關(guān)的資料。（二）檔案整理1.按照發(fā)票的類別、年度、月份等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料有序存放。2.對于發(fā)票原件，應(yīng)按照發(fā)票號碼從小到大的順序進(jìn)行排列，并在每張發(fā)票上加蓋“已入賬”章，防止重復(fù)入賬。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的發(fā)票檔案室或檔案柜，由專人負(fù)責(zé)保管發(fā)票接收檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.發(fā)票接收檔案的保管期限按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱發(fā)票接收檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對發(fā)票接收管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查發(fā)票接收流程是否合規(guī)，審核工作是否到位，檔案管理是否規(guī)范等。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票接收情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報自查結(jié)果。（二）外部監(jiān)督1.積極配合稅務(wù)