在途物資管理辦法一、總則（一）目的為加強公司在途物資的管理，規(guī)范在途物資的采購、運輸、驗收、存儲等環(huán)節(jié)的操作流程，確保在途物資的安全、完整，提高物資供應(yīng)效率，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有在途物資的管理，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資在采購過程中處于運輸狀態(tài)的管理。（三）管理原則1.合法性原則：在途物資管理必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：確保在途物資信息的準確記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、運輸方式、預(yù)計到貨時間等，以便及時跟蹤和管理。3.及時性原則：及時處理在途物資的各項業(yè)務(wù)，減少物資在途時間，提高物資供應(yīng)的及時性。4.安全性原則：保障在途物資在運輸過程中的安全，防止物資損壞、丟失等情況發(fā)生。5.成本效益原則：在確保物資安全和供應(yīng)及時性的前提下，合理控制在途物資的管理成本，提高經(jīng)濟效益。二、職責分工（一）采購部門1.負責在途物資采購合同的簽訂，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、運輸方式等條款。2.及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應(yīng)商安排發(fā)貨，并確保物資按時、按質(zhì)、按量發(fā)出。3.負責與運輸部門溝通協(xié)調(diào)，確保運輸工具的及時調(diào)配，保證物資運輸?shù)捻槙场?.定期向相關(guān)部門提供在途物資的信息，包括采購訂單號、物資名稱、預(yù)計到貨時間等。（二）運輸部門1.根據(jù)采購部門的要求，選擇合適的運輸方式和運輸工具，確保物資安全、及時運輸。2.負責辦理物資的托運手續(xù)，包括填寫托運單、辦理保險等，并妥善保管運輸過程中的相關(guān)文件和憑證。3.跟蹤物資的運輸狀態(tài)，及時反饋運輸過程中的異常情況，如延誤、損壞等，并采取相應(yīng)的措施進行處理。4.在物資到達目的地后，協(xié)助收貨部門進行物資的交接工作。（三）倉儲部門1.負責在途物資到達后的驗收、入庫工作，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核對，確保物資符合要求。2.提供合適的存儲場地和條件，對在途物資進行妥善保管，防止物資損壞、變質(zhì)。3.定期盤點在途物資，確保賬實相符，并及時反饋盤點結(jié)果。（四）財務(wù)部門1.負責審核在途物資采購合同的付款條款，確保付款安排合理、合規(guī)。2.根據(jù)采購合同和發(fā)票，及時辦理在途物資的付款手續(xù)，并進行賬務(wù)處理。3.對在途物資的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）質(zhì)量部門1.參與在途物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量進行檢驗，確保物資符合質(zhì)量標準。2.對運輸過程中可能影響物資質(zhì)量的因素進行評估，并提出相應(yīng)的質(zhì)量保障措施。3.處理在途物資的質(zhì)量問題，如不合格品的退貨、換貨等。（六）信息管理部門1.負責建立和維護在途物資管理信息系統(tǒng)，確保各部門能夠及時、準確地獲取在途物資的相關(guān)信息。2.對在途物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份和維護，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.根據(jù)公司管理需求，提供在途物資管理信息的統(tǒng)計報表和分析報告。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資庫存情況，提前制定采購計劃，并提交給采購部門。2.采購部門對各部門提交的采購計劃進行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司庫存策略和市場供應(yīng)情況，制定年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等詳細信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后執(zhí)行。（二）采購合同1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、運輸方式、質(zhì)量標準、驗收方法、付款方式等條款。3.在簽訂采購合同前，采購部門應(yīng)將合同草本提交給財務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門進行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。4.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門跟蹤合同執(zhí)行情況。（三）采購訂單1.采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單，采購訂單應(yīng)明確物資的詳細信息、交貨地點、交貨時間等要求。2.采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負責人審批后發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.采購訂單如有變更，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)，確保雙方的權(quán)益得到保障。四、運輸管理（一）運輸方式選擇1.根據(jù)物資的性質(zhì)、數(shù)量、運輸距離、交貨期等因素，選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、水路運輸、航空運輸?shù)取?.在選擇運輸方式時，應(yīng)綜合考慮運輸成本、運輸時間、運輸安全性等因素，確保運輸方式能夠滿足物資運輸?shù)囊蟆?.對于貴重物資、易損物資等，應(yīng)優(yōu)先選擇安全性較高的運輸方式，并采取相應(yīng)的防護措施。（二）運輸工具安排1.根據(jù)運輸方式和物資數(shù)量，合理安排運輸工具，確保運輸工具的承載能力能夠滿足物資運輸?shù)男枨蟆?.在安排運輸工具時，應(yīng)考慮運輸工具的適用性、可靠性和經(jīng)濟性，選擇信譽良好、服務(wù)質(zhì)量高的運輸企業(yè)或運輸工具。3.對于特殊物資的運輸，如易燃易爆物資、危險化學(xué)品等，應(yīng)選擇具備相應(yīng)運輸資質(zhì)和安全保障措施的運輸工具。（三）運輸過程跟蹤1.運輸部門應(yīng)建立在途物資運輸跟蹤制度，及時掌握物資的運輸狀態(tài)，包括運輸工具的出發(fā)時間、預(yù)計到達時間、運輸路線等信息。2.通過運輸企業(yè)提供的物流信息系統(tǒng)、衛(wèi)星定位系統(tǒng)等手段，實時跟蹤物資的運輸情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理運輸過程中的異常情況。3.如遇運輸延誤、物資損壞等情況，運輸部門應(yīng)及時與運輸企業(yè)溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施進行處理，并及時向采購部門和其他相關(guān)部門反饋情況。（四）運輸文件管理1.運輸部門應(yīng)妥善保管運輸過程中的相關(guān)文件和憑證，如托運單、提單、保險單、運輸發(fā)票等，作為物資運輸?shù)淖C明和結(jié)算依據(jù)。2.在物資到達目的地后，運輸部門應(yīng)及時將運輸文件和憑證移交給倉儲部門或其他相關(guān)部門，以便進行物資的驗收和結(jié)算工作。3.運輸文件和憑證應(yīng)按照規(guī)定的期限進行保存，以備查閱和審計。五、驗收管理（一）驗收準備1.倉儲部門在物資預(yù)計到貨前，應(yīng)做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應(yīng)熟悉物資的驗收標準和方法，掌握物資的質(zhì)量要求和規(guī)格型號，確保驗收工作的準確性和有效性。3.對于特殊物資的驗收，如大型設(shè)備、精密儀器等，應(yīng)提前制定驗收方案，并組織相關(guān)專業(yè)人員進行驗收。（二）驗收流程1.物資到達后，運輸部門應(yīng)及時通知倉儲部門進行驗收。倉儲部門驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核對。2.驗收人員應(yīng)按照規(guī)定的驗收方法和標準，對物資進行逐一檢查，如外觀檢查、尺寸測量、性能測試等，確保物資符合要求。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)填寫不合格報告，注明不合格原因，并及時通知采購部門和供應(yīng)商進行處理。（三）驗收記錄1.驗收人員應(yīng)詳細記錄物資的驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收時間、驗收結(jié)果等信息，并形成驗收記錄。2.驗收記錄應(yīng)妥善保存，作為物資質(zhì)量追溯和管理決策的依據(jù)。驗收記錄的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理的規(guī)定。3.如發(fā)現(xiàn)驗收記錄存在錯誤或遺漏，驗收人員應(yīng)及時進行更正和補充，并注明更正原因和日期。六、存儲管理（一）存儲場地規(guī)劃1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、用途、存儲要求等因素，合理規(guī)劃存儲場地，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、零部件區(qū)、成品區(qū)等。2.存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，標明物資的類別、規(guī)格型號、存放位置等信息，便于物資的查找和管理。3.對于易燃易爆物資、危險化學(xué)品等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）存儲條件要求1.根據(jù)物資的特性，提供合適的存儲條件，如溫度、濕度、通風(fēng)、防潮、防蟲等，確保物資在存儲過程中的質(zhì)量不受影響。2.對于易受潮、易生銹的物資，應(yīng)采取防潮、防銹措施，如密封包裝、放置干燥劑等；對于易變質(zhì)的物資，應(yīng)按照規(guī)定的存儲期限進行存放，并定期檢查物資的質(zhì)量狀況。3.倉儲部門應(yīng)定期對存儲場地進行檢查和維護，確保存儲設(shè)施的正常運行，如貨架的穩(wěn)固性、通風(fēng)設(shè)備的有效性等。（三）庫存盤點1.倉儲部門應(yīng)定期對在途物資和庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。2.在盤點前，倉儲部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、盤點方法、盤點人員等，并通知相關(guān)部門做好準備工作。3.盤點人員應(yīng)按照規(guī)定的盤點方法和流程，對物資進行逐一清點，并記錄實際庫存數(shù)量。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，注明盤點結(jié)果、賬實差異情況及原因分析等。4.對于賬實差異，倉儲部門應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。如屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任；如屬于系統(tǒng)錯誤或其他原因造成的差異，應(yīng)及時調(diào)整賬務(wù)記錄。七、信息管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.信息管理部門應(yīng)建立和完善在途物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、運輸、驗收、存儲等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.在途物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、跟蹤、統(tǒng)計分析等功能，能夠?qū)崟r反映在途物資的動態(tài)情況，為公司決策提供準確的數(shù)據(jù)支持。3.信息管理部門應(yīng)定期對在途物資管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。（二）信息傳遞與共享1.采購部門、運輸部門、倉儲部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)通過在途物資管理信息系統(tǒng)及時傳遞和共享在途物資的相關(guān)信息，確保各部門之間信息暢通。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程，在信息系統(tǒng)中錄入和查詢在途物資的信息，不得擅自修改或刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.信息管理部門應(yīng)定期對在途物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞情況，應(yīng)及時采取措施進行恢復(fù)，并查明原因，追究相關(guān)人員的責任。（三）信息分析與利用1.信息管理部門應(yīng)定期對在途物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行分析，生成相關(guān)的統(tǒng)計報表和分析報告，為公司管理決策提供參考依據(jù)。2.通過對在途物資的采購成本、運輸成本、庫存成本等進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點，采取相應(yīng)的措施進行優(yōu)化和降低成本。3.根據(jù)在途物資的運輸時間、到貨準時率等信息，評估運輸企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，及時調(diào)整運輸策略，提高物資供應(yīng)的及時性和準確性。八、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.各部門應(yīng)定期對在途物資管理過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，如市場價格波動風(fēng)險、運輸風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別應(yīng)采用多種方法，如問卷調(diào)查、頭腦風(fēng)暴、案例分析等，全面、準確地找出可能存在的風(fēng)險因素。3.風(fēng)險評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進行分級，確定風(fēng)險的優(yōu)先級，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如簽訂套期保值合同、選擇信譽良好的運輸企業(yè)、加強質(zhì)量檢驗、建立供應(yīng)商評估和管理機制等。2.在采購合同中應(yīng)明確風(fēng)險分擔條款，如價格調(diào)整條款、不可抗力條款等，以降低市場價格波動風(fēng)險和供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.對于運輸風(fēng)險，應(yīng)購買足額的運輸保險，以減少運輸過程中物資損壞、丟失