外包交易管理辦法總則目的本管理辦法旨在規(guī)范公司外包交易行為，加強對外包業(yè)務的管理與監(jiān)督，確保外包活動符合公司戰(zhàn)略目標，保障公司合法權(quán)益，提高外包業(yè)務的質(zhì)量和效率，促進公司業(yè)務的健康發(fā)展。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外包交易的業(yè)務活動，包括但不限于信息技術(shù)外包（ITO）、業(yè)務流程外包（BPO）、知識流程外包（KPO）等各類外包形式?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：外包交易活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.風險可控原則：充分識別、評估和控制外包業(yè)務過程中的各類風險，確保公司利益不受損害。3.質(zhì)量保障原則：明確外包服務質(zhì)量標準，加強對外包商的管理和監(jiān)督，確保外包服務達到預期質(zhì)量要求。4.成本效益原則：在保證外包服務質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，實現(xiàn)成本效益的最大化。5.信息安全原則：嚴格保護公司的商業(yè)秘密、敏感信息和客戶數(shù)據(jù)，確保信息在外包過程中的安全性和保密性。外包交易的決策與規(guī)劃外包需求評估1.各業(yè)務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略和實際運營需求，定期梳理需要外包的業(yè)務流程和工作內(nèi)容，進行詳細的需求分析。2.需求評估應包括但不限于業(yè)務功能、服務質(zhì)量要求、成本預算、時間進度、風險因素等方面的考量。3.對于涉及核心業(yè)務或關鍵環(huán)節(jié)的外包需求，需進行專項評估，并組織相關部門和專業(yè)人員進行論證。外包決策流程1.業(yè)務部門提出外包申請，填寫《外包業(yè)務申請表》，詳細說明外包業(yè)務的內(nèi)容、需求、預期目標、預算等信息。2.申請表提交至公司外包管理部門，由外包管理部門牽頭組織相關部門進行聯(lián)合評審。評審內(nèi)容包括但不限于業(yè)務必要性、可行性、風險評估、供應商選擇等方面。3.聯(lián)合評審通過后，申請表提交至公司管理層進行最終決策。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略、資源狀況、風險承受能力等因素，做出是否批準外包業(yè)務的決定。4.對于重大外包項目，需提交公司董事會審議通過。外包規(guī)劃制定1.根據(jù)外包決策結(jié)果，由外包管理部門負責制定外包業(yè)務規(guī)劃。規(guī)劃內(nèi)容應包括外包業(yè)務的范圍、目標、實施步驟、時間進度安排、資源配置、風險應對措施等。2.外包規(guī)劃應與公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃相銜接，確保外包業(yè)務能夠支持公司業(yè)務的持續(xù)發(fā)展。3.在制定外包規(guī)劃過程中，應充分征求相關業(yè)務部門、技術(shù)部門、財務部門等的意見和建議，確保規(guī)劃的科學性和合理性。外包商的選擇與管理外包商篩選標準1.資質(zhì)與信譽：外包商應具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽和行業(yè)口碑，無不良記錄。2.專業(yè)能力：具備與外包業(yè)務相匹配的專業(yè)技術(shù)能力、人員素質(zhì)和管理水平，能夠提供高質(zhì)量的外包服務。3.服務經(jīng)驗：具有豐富的相關行業(yè)外包服務經(jīng)驗，熟悉行業(yè)規(guī)范和業(yè)務流程，能夠快速適應公司的需求。4.財務狀況：財務狀況良好，具備一定的資金實力和抗風險能力，能夠保證外包服務的持續(xù)穩(wěn)定提供。5.信息安全管理能力：建立完善的信息安全管理制度和措施，具備信息安全保障能力，能夠有效保護公司的信息資產(chǎn)。外包商選擇流程1.信息收集：通過多種渠道收集潛在外包商的信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、咨詢機構(gòu)推薦等。2.初步篩選：根據(jù)外包商篩選標準，對外包商提交的資料進行初步審核，篩選出符合基本條件的外包商名單。3.實地考察：對外包商進行實地考察，了解其公司規(guī)模、運營狀況、技術(shù)實力、人員管理等方面的情況，實地考察應至少包括對外包商辦公場所、生產(chǎn)設施、技術(shù)團隊等的考察。4.資質(zhì)審核：對外包商的資質(zhì)文件進行審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、相關行業(yè)資質(zhì)證書等。5.報價與方案評審：要求外包商提交詳細的外包服務報價和實施方案，組織相關部門進行評審，綜合評估外包商的報價合理性、方案可行性等。6.合同談判：與選定的外包商進行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務、服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格條款、付款方式、保密條款、違約責任等內(nèi)容。7.合同簽訂：合同談判達成一致后，按照公司合同管理規(guī)定簽訂正式的外包服務合同。外包商管理1.建立外包商檔案：為每個外包商建立詳細的檔案，記錄其基本信息、服務合同、服務記錄、考核評價等內(nèi)容，以便于對外包商進行跟蹤管理。2.定期評估與考核：制定外包商評估考核指標體系，定期對外包商的服務質(zhì)量、工作進度、成本控制、信息安全等方面進行評估和考核。評估考核結(jié)果作為外包商續(xù)期、費用調(diào)整、獎懲等的重要依據(jù)。3.培訓與指導：根據(jù)外包業(yè)務需求，為外包商提供必要的培訓和指導，幫助外包商提升服務能力和水平，確保外包服務符合公司要求。4.溝通與協(xié)調(diào)：建立與外包商的定期溝通機制，及時了解外包業(yè)務進展情況，協(xié)調(diào)解決外包過程中出現(xiàn)的問題和糾紛。5.風險管理：持續(xù)關注外包商的經(jīng)營狀況和風險變化，及時識別和評估潛在風險，制定相應的風險應對措施，降低外包業(yè)務風險。外包合同管理合同簽訂1.外包合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務、服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格條款、付款方式、保密條款、違約責任等核心條款。2.合同條款應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)的內(nèi)容。3.在合同簽訂前，應組織相關部門和專業(yè)人員對合同條款進行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。4.合同簽訂后，應按照公司合同管理規(guī)定進行編號、歸檔，并及時將合同副本分發(fā)給相關部門和人員。合同執(zhí)行與監(jiān)控1.業(yè)務部門負責按照合同約定對外包商的服務進行驗收，確保外包服務符合合同要求。驗收過程中應填寫《外包服務驗收單》，詳細記錄驗收情況。2.財務部門負責按照合同約定對外包商的費用支付進行審核和管理，確保費用支付的準確性和合規(guī)性。3.外包管理部門負責對合同執(zhí)行情況進行定期監(jiān)控和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題或糾紛，應及時向上級領導匯報，并協(xié)調(diào)相關部門進行處理。4.建立合同執(zhí)行情況報告制度，業(yè)務部門、財務部門、外包管理部門等應定期向公司管理層報告合同執(zhí)行情況，包括服務進度、質(zhì)量狀況、費用支付情況、存在問題及解決措施等。合同變更與終止1.在合同履行過程中，如因業(yè)務需求變化、法律法規(guī)調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款的，應按照合同約定的變更程序進行操作。變更申請應由業(yè)務部門提出，經(jīng)相關部門審核后，報公司管理層批準。2.合同變更應簽訂書面協(xié)議，明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方的權(quán)利義務等，并及時對相關文件和記錄進行更新。3.如因外包商嚴重違約、不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行或雙方協(xié)商一致同意終止合同的，應按照合同約定的終止程序進行操作。終止合同前，應進行全面的清算和交接工作，確保雙方的權(quán)利義務得到妥善處理。外包業(yè)務的風險管理風險識別與評估1.建立外包業(yè)務風險識別機制，定期對各類外包業(yè)務進行風險識別，識別內(nèi)容包括但不限于市場風險、信用風險、技術(shù)風險、質(zhì)量風險、信息安全風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。風險評估結(jié)果應作為制定風險應對措施的重要依據(jù)。3.建立外包業(yè)務風險預警指標體系，對可能引發(fā)風險的關鍵因素進行實時監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)風險隱患，并發(fā)出預警信號。風險應對措施1.根據(jù)風險評估結(jié)果，針對不同類型的風險制定相應的風險應對措施。風險應對措施應包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.對于市場風險，可通過與外包商簽訂長期合同、建立價格調(diào)整機制等方式進行應對；對于信用風險，可加強對外包商的信用評估和監(jiān)控，要求外包商提供擔保或保證金等；對于技術(shù)風險，可要求外包商提供技術(shù)方案和技術(shù)支持承諾，定期進行技術(shù)評估和更新；對于質(zhì)量風險，可加強對外包服務的質(zhì)量監(jiān)控和驗收，建立質(zhì)量獎懲制度；對于信息安全風險，可與外包商簽訂信息安全協(xié)議，加強信息安全培訓和監(jiān)督檢查；對于法律風險，可加強合同管理和法律審核，咨詢專業(yè)法律意見。3.定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，根據(jù)實際情況及時調(diào)整和完善風險應對措施，確保風險得到有效控制。信息安全管理信息安全責任界定1.明確公司與外包商在信息安全方面的責任和義務，在合同中約定信息安全條款，確保雙方對信息安全管理的重視和責任落實。2.公司負責制定信息安全政策和標準，對外包商的信息安全管理工作進行指導和監(jiān)督；外包商負責按照公司要求建立和完善信息安全管理制度和措施，確保其提供的外包服務符合信息安全要求。信息安全措施要求1.外包商應建立完善的信息安全管理制度，包括信息訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、應急響應等方面的制度。2.外包商應采取必要的技術(shù)措施，保障公司信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止信息泄露、篡改、丟失等安全事件的發(fā)生。3.外包商應加強對員工的信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和操作技能，確保員工遵守信息安全規(guī)定。4.公司應定期對外包商的信息安全狀況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時要求外包商進行整改。信息資產(chǎn)保護1.明確公司信息資產(chǎn)的范圍和分類，對外包商涉及的公司信息資產(chǎn)進行詳細登記和標識。2.要求外包商采取有效的信息資產(chǎn)保護措施，對公司信息資產(chǎn)進行妥善保管和使用，不得擅自泄露、轉(zhuǎn)讓或用于其他目的。3.在合同終止或解除時，外包商應按照公司要求及時歸還或銷毀公司信息資產(chǎn)，并確保信息資產(chǎn)的安全。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督機制1.建立健全外包業(yè)務內(nèi)部監(jiān)督機制，明確各部門在監(jiān)督檢查中的職責和分工。外包管理部門負責牽頭組織對外包業(yè)務的日常監(jiān)督檢查工作；業(yè)務部門、財務部門、審計部門等按照各自職責，對外包業(yè)務的相關環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.定期對外包業(yè)務進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括外包商選擇與管理、合同執(zhí)行情況、服務質(zhì)量、風險管理、信息安全等方面。檢查結(jié)果應形成書面報告，及時向上級領導匯報，并提出改進建議。3.加強對監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問題的整改跟蹤，確保問題得到及時有效的解決，不斷完善外包業(yè)務管理體系。審計與評估1.定期對外包業(yè)務進行內(nèi)部審計，審計內(nèi)容包括外包業(yè)務的合規(guī)性、經(jīng)濟性、