山西會議管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)范會議組織、安排、記錄及后續(xù)跟進等各項流程，使會議能夠真正成為溝通信息、協(xié)調工作、解決問題、推動決策的有效平臺，促進公司/組織各項工作的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于山西地區(qū)公司/組織內部召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、項目會議、專題會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免冗長、繁瑣的會議形式。確保會議議題明確，重點突出，能夠在最短的時間內達成預期目標。2.充分準備原則：會前組織者應做好充分準備工作，包括確定會議主題、議程、參會人員、時間地點等，并提前通知相關人員做好準備。參會人員應提前熟悉會議議題，準備好相關資料，以便在會議中能夠充分發(fā)表意見。3.民主集中原則：會議應充分發(fā)揚民主，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議。同時，應在民主討論的基礎上，進行科學決策，確保決策的科學性和合理性。4.嚴肅認真原則：參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。會議期間應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳，確保會議秩序。二、會議分類及職責分工（一）公司級會議1.定義：由公司高層領導主持召開的，涉及公司整體戰(zhàn)略、決策、重大事項等方面的會議。2.職責分工會議組織者：通常由公司辦公室負責，負責會議的整體策劃、組織、協(xié)調和安排。包括確定會議主題、議程、參會人員、時間地點等，提前通知相關人員，并準備好會議所需的資料、設備等。主持人：由公司高層領導擔任，負責主持會議，引導會議進程，把控會議節(jié)奏，確保會議按照預定議程進行。記錄人：由辦公室指定專人擔任，負責會議記錄，包括會議內容、討論要點、決策結果等。記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理形成會議紀要。參會人員：公司高層領導、各部門負責人等。（二）部門會議1.定義：由各部門負責人主持召開的，主要討論部門內部工作安排、進展情況、問題解決等方面的會議。2.職責分工會議組織者：由各部門自行負責，負責會議的組織、安排和通知等工作。主持人：由部門負責人擔任，負責主持會議，傳達公司相關精神和要求，安排部門工作任務，協(xié)調解決部門內部問題。記錄人：由部門指定專人擔任，負責會議記錄，會后整理形成部門會議紀要，并報送公司辦公室備案。參會人員：部門全體員工。（三）項目會議1.定義：針對公司/組織內具體項目召開的，用于溝通項目進展、協(xié)調項目資源、解決項目問題等的會議。2.職責分工會議組織者：根據(jù)項目情況，由項目負責人或相關部門負責組織。負責確定會議主題、議程、參會人員、時間地點等，并提前通知相關人員。主持人：通常由項目負責人擔任，負責主持會議，匯報項目進展情況，協(xié)調項目各方關系，解決項目中出現(xiàn)的問題。記錄人：由項目團隊指定專人擔任，負責會議記錄，會后整理形成項目會議紀要，作為項目文檔的重要組成部分。參會人員：項目團隊成員、相關部門負責人、合作方代表等。（四）專題會議1.定義：圍繞公司/組織特定專題或問題召開的，旨在深入探討、研究解決方案的會議。2.職責分工會議組織者：根據(jù)專題內容，由相關部門或牽頭部門負責組織。負責確定會議主題、議程、參會人員、時間地點等，并邀請相關專家或專業(yè)人員參加。主持人：由組織者指定合適人員擔任，負責引導會議討論，確保會議圍繞專題展開，達成預期目標。記錄人：由組織者指定專人擔任，負責會議記錄，會后整理形成專題會議紀要，報送相關領導和部門。參會人員：根據(jù)專題需要，邀請相關部門負責人、專業(yè)技術人員、專家學者等參加。三、會議組織與安排（一）會議計劃1.各部門應根據(jù)工作需要，提前制定本部門的會議計劃，明確會議的主題、時間、地點、參會人員、議程等內容，并報送公司辦公室備案。2.公司辦公室應匯總各部門會議計劃，結合公司整體工作安排，制定公司年度會議計劃，并報公司領導審批后執(zhí)行。3.會議計劃應具有前瞻性和合理性，避免會議安排過于集中或沖突，確保各項工作有序推進。（二）會議通知1.會議組織者應提前[X]個工作日將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等。2.對于重要會議，應采用書面通知或電子郵件通知的方式，并要求參會人員回復確認是否參加。對于一般性會議，可采用口頭通知或電話通知的方式，但應做好記錄。3.會議通知應確保準確無誤，避免因通知不及時、不準確導致參會人員缺席或延誤會議。（三）會議準備1.場地準備：根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地，并提前進行布置。確保場地整潔、通風良好、設備齊全，如投影儀、音響、麥克風、桌椅等。2.資料準備：會議組織者應提前準備好會議所需的資料，如會議議程、匯報材料、相關文件、數(shù)據(jù)報表等，并確保資料準確、完整、清晰。3.設備調試：在會議開始前，對會議所需的設備進行調試，確保設備正常運行，避免因設備故障影響會議進行。4.人員安排：明確會議主持人、記錄人、服務人員等職責分工，并提前做好培訓和準備工作。四、會議流程（一）會議開場1.主持人應提前到達會議現(xiàn)場，做好會前準備工作。會議開始前，主持人應再次確認參會人員是否到齊，并宣布會議開始。2.主持人應簡要介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員等情況，使參會人員對會議有一個清晰的了解。（二）會議討論1.按照會議議程，依次進行各項議題的討論。主持人應引導參會人員圍繞議題展開討論，鼓勵大家積極發(fā)言，充分表達自己的意見和建議。2.參會人員應認真傾聽他人發(fā)言，尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應在他人發(fā)言結束后，禮貌地表達自己的觀點，并進行充分的溝通和交流。3.在討論過程中，主持人應適時進行引導和協(xié)調，確保討論不偏離主題，不出現(xiàn)混亂局面。對于討論中出現(xiàn)的爭議或分歧，主持人應及時進行協(xié)調和處理，必要時可組織相關人員進行深入研究和分析，提出解決方案。（三）會議決策1.在充分討論的基礎上，主持人應根據(jù)會議討論情況，進行決策。決策應遵循民主集中原則，充分考慮各方面的意見和建議，確保決策的科學性和合理性。2.對于重要決策，應進行表決。表決方式可根據(jù)會議情況選擇舉手、投票等方式進行。表決結果應當場公布，并記錄在案。3.決策形成后，主持人應明確決策的執(zhí)行部門、責任人、時間節(jié)點等，并要求相關人員認真貫徹執(zhí)行。（四）會議總結1.會議結束前，主持人應對會議進行總結，回顧會議討論的主要內容、決策結果以及下一步工作安排等。2.主持人應強調會議的重點和要求，提醒參會人員認真落實會議精神，確保各項工作順利推進。3.參會人員應認真聽取會議總結，如有疑問或建議，可在會議結束后及時與主持人或相關部門溝通。（五）會議結束1.主持人宣布會議結束后，參會人員應有序離開會議現(xiàn)場。2.會議組織者應及時清理會議現(xiàn)場，整理會議資料，做好會議后續(xù)工作。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議記錄人應認真記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論要點、決策結果等。記錄應準確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。2.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式進行。手寫記錄應字跡工整、清晰；電子記錄應使用規(guī)范的文檔格式，便于整理和保存。3.會議記錄人應在會議過程中集中精力記錄，不得隨意打斷會議進程或參與會議討論。如有疑問或不清楚的地方，應及時向主持人或相關人員詢問。（二）會議紀要1.會議結束后，會議記錄人應及時整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要應突出會議重點，準確反映會議討論的主要內容、決策結果以及下一步工作安排等。2.會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰、格式規(guī)范。一般應包括標題、編號、日期、會議主題、參會人員、會議內容、決策事項、執(zhí)行要求等部分。3.會議紀要應經(jīng)主持人審核簽字后，發(fā)送給參會人員及相關部門。對于重要會議紀要，還應報送公司領導審閱。4.會議紀要應作為公司/組織的重要文檔進行保存，以備查閱和參考。保存期限應按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、會議跟進與執(zhí)行（一）跟進責任1.對于會議決策事項，應明確跟進責任人。跟進責任人應負責跟蹤決策事項的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.跟進責任人應定期向會議主持人或相關領導匯報決策事項的執(zhí)行進展情況，確保信息及時傳遞和溝通。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.公司辦公室或相關部門應定期對會議決策事項的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保決策事項得到有效落實。2.對于執(zhí)行不力的部門或個人，應及時進行督促和提醒，必要時可進行通報批評或采取相應的考核措施。（三）反饋與調整1.在決策事項執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)實際情況與決策預期不符或出現(xiàn)新的問題，跟進責任人應及時向會議主持人或相關領導反饋，并提出調整建議。2.會議主持人或相關領導應根據(jù)反饋情況，及時組織相關人員進行研究和分析，必要時對決策進行調整和完善，確保決策的科學性和有效性。七、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。2.會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話或從事其他與會議無關的事情，確保會議秩序。3.參會人員應認真傾聽他人發(fā)言，積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。不得在會議中發(fā)表與會議主題無關的言論或進行人身攻擊等不當行為。（二）保密要求1.對于會議中涉及的公司/組織機密信息、商業(yè)秘密、技術資料等，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.會議組織者應加強對會議資料的管理，確保資料不丟失、不泄露。會議結束后，應及時收回會議資料，并按照公司/組織保密規(guī)