大學(xué)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)大學(xué)文件管理，確保文件的規(guī)范生成、妥善保管、高效流轉(zhuǎn)與有效利用，提高學(xué)校管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各學(xué)院、各部門以及附屬單位所產(chǎn)生、使用和保管的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、多媒體文件等。（三）文件管理原則1.合法性原則：文件的制定、流轉(zhuǎn)與管理必須符合國家法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.規(guī)范性原則：文件格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、編號(hào)等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。3.完整性原則：文件應(yīng)涵蓋學(xué)校各項(xiàng)工作，保證文件體系的完整性，避免出現(xiàn)管理漏洞。4.時(shí)效性原則：及時(shí)更新和處理文件，確保文件內(nèi)容與學(xué)校實(shí)際工作情況相適應(yīng)，避免因文件滯后影響工作開展。5.保密性原則：對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等敏感信息的文件，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括學(xué)校發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)等，用于規(guī)范學(xué)校行政管理工作。2.教學(xué)文件：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱、教案、試卷等，與教學(xué)活動(dòng)直接相關(guān)。3.科研文件：如科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、專利文件等，涉及學(xué)?？蒲泄ぷ鞯母鱾€(gè)環(huán)節(jié)。4.學(xué)生管理文件：包含學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲規(guī)定、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等方面的文件，用于學(xué)生的教育與管理。5.后勤保障文件：涉及校園建設(shè)、物資采購、餐飲住宿、安全保衛(wèi)等后勤服務(wù)工作的文件。6.黨群工作文件：包括黨委、團(tuán)委等組織開展工作所形成的文件，如黨建工作制度、團(tuán)建活動(dòng)方案等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用統(tǒng)一的編號(hào)格式，確保每個(gè)文件都有唯一的標(biāo)識(shí)。編號(hào)由年份、類別代碼、順序號(hào)組成。年份采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如“2023”。類別代碼根據(jù)文件分類設(shè)置，例如行政文件用“XZ”表示，教學(xué)文件用“JX”表示等。順序號(hào)為該類別文件的流水號(hào)，從“001”開始依次遞增。2.編號(hào)示例一份2023年發(fā)布的行政文件，順序號(hào)為123，則編號(hào)為“2023XZ0123”。2023年的第56份教學(xué)文件，編號(hào)為“2023JX0056”。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，明確文件主題和內(nèi)容要點(diǎn)，確保文件具有針對(duì)性和可操作性。2.起草人員應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分調(diào)研和分析，保證文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.文件起草應(yīng)遵循學(xué)校文件格式規(guī)范，語言表達(dá)清晰、簡潔、嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。（二）審核1.一般性文件由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合學(xué)校政策方針、工作實(shí)際以及語言表達(dá)的規(guī)范性。2.涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的文件，需組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審時(shí)，各部門應(yīng)充分發(fā)表意見，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行深入討論和修改完善。3.重要文件或涉及學(xué)校重大決策的文件，應(yīng)由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核把關(guān)，確保文件符合學(xué)校整體發(fā)展戰(zhàn)略和工作要求。四、文件發(fā)布與傳達(dá)（一）發(fā)布1.經(jīng)審核通過的文件，由起草部門按照學(xué)校規(guī)定的發(fā)文流程進(jìn)行發(fā)布。發(fā)文流程包括填寫發(fā)文稿紙、編號(hào)、排版、校對(duì)、蓋章等環(huán)節(jié)。2.紙質(zhì)文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張進(jìn)行打印，確保字跡清晰、頁面整潔。文件排版應(yīng)符合學(xué)校公文格式要求，包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距等。3.電子文件應(yīng)按照學(xué)校電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和發(fā)布，確保文件格式規(guī)范、易于查閱和下載。發(fā)布后的電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）傳達(dá)1.文件發(fā)布后，起草部門應(yīng)及時(shí)將文件傳達(dá)至相關(guān)部門和人員。傳達(dá)方式可根據(jù)文件性質(zhì)和緊急程度選擇校內(nèi)辦公系統(tǒng)發(fā)布、會(huì)議傳達(dá)、郵件通知、張貼公告等。2.對(duì)于重要文件或涉及師生切身利益的文件，應(yīng)組織專門會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)和解讀，確保相關(guān)人員準(zhǔn)確理解文件精神和要求。3.各部門在收到文件后，應(yīng)及時(shí)組織本部門人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和傳達(dá)，確保文件內(nèi)容得到有效落實(shí)。五、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.學(xué)校各部門在工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件的定稿及相關(guān)修改稿、重要文件的簽批件等。2.學(xué)校舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)所形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.學(xué)校與校外單位往來的文件，包括合作協(xié)議、函件、批復(fù)等。4.學(xué)校師生員工在教學(xué)、科研、管理等工作中產(chǎn)生的重要成果文件，如科研獲獎(jiǎng)證書、教學(xué)成果鑒定書等。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件歸檔工作，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一事由的文件應(yīng)集中排列。3.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，編目編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝入檔案盒。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.電子文件應(yīng)按照學(xué)校電子文件歸檔格式要求進(jìn)行整理，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，存儲(chǔ)在專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備或檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行定期備份。（三）保管期限1.學(xué)校文件的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的文件主要包括學(xué)校章程、重要規(guī)章制度、歷史沿革資料、重大事件記錄、上級(jí)重要文件等。長期保管的文件一般為16年至50年，如教學(xué)計(jì)劃、科研項(xiàng)目檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等。短期保管的文件為15年以下，如一般性的通知、簡報(bào)、臨時(shí)性工作文件等。2.各部門應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，準(zhǔn)確確定文件的保管期限，并在歸檔時(shí)注明。（四）保管地點(diǎn)與設(shè)施1.學(xué)校設(shè)立專門的綜合檔案室，集中保管全校各類檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤存儲(chǔ)設(shè)備等，并根據(jù)檔案數(shù)量和保管期限合理安排存儲(chǔ)空間。3.檔案室應(yīng)安裝檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便檔案的檢索、查詢和利用。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.本校師生員工因工作需要查閱文件，可到綜合檔案室或相關(guān)部門進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息。2.查閱重要文件或涉及機(jī)密的文件，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供所需文件，并做好查閱服務(wù)工作。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回文件，檢查文件是否完好無損。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱文件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損、丟失。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、文件清理與銷毀（一）清理1.學(xué)校定期對(duì)保管的文件進(jìn)行清理，清理工作由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施。清理范圍包括已超過保管期限、失去保存價(jià)值或已被新文件替代的文件。2.清理文件時(shí)，應(yīng)按照文件的保管期限和類別進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，列出擬清理文件清單。清單應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.對(duì)擬清理的文件，應(yīng)進(jìn)行逐一核對(duì)，確保文件清單準(zhǔn)確無誤。（二）鑒定1.成立文件鑒定小組，由學(xué)校辦公室、綜合檔案室、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬清理文件進(jìn)行鑒定，確定文件是否失去保存價(jià)值。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史意義等因素，綜合判斷文件的保存價(jià)值。對(duì)于涉及學(xué)校重要?dú)v史事件、重大決策等具有長期保存價(jià)值的文件，應(yīng)予以保留；對(duì)于一般性、臨時(shí)性文件，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可予以銷毀。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫文件鑒定審批表，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為文件清理與銷毀的依據(jù)。（三）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保文件信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)文件，可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。2.文件銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容