學(xué)院密件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院密件管理，確保學(xué)院各類秘密信息的安全，防止失密、泄密事件的發(fā)生，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)及生活中涉及密件的管理活動(dòng)。（三）定義1.密件：指學(xué)院在教學(xué)、科研、管理等工作中產(chǎn)生的，涉及國家秘密、工作秘密以及商業(yè)秘密等，依照國家法律法規(guī)和學(xué)院規(guī)定需要保密的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)等。2.國家秘密：關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。3.工作秘密：學(xué)院在履行職能過程中產(chǎn)生的，不屬于國家秘密而又不宜公開的事項(xiàng)。4.商業(yè)秘密：不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。（四）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)院各項(xiàng)規(guī)章制度，依法開展密件管理工作。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照密件的密級(jí)和重要程度，實(shí)行分級(jí)管理，明確各部門和人員的職責(zé)。3.確保安全原則：采取有效措施，確保密件在制作、傳遞、使用、存儲(chǔ)、保管、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全，防止密件泄露。4.方便工作原則：在確保密件安全的前提下，合理簡化工作流程，提高工作效率，保障學(xué)院各項(xiàng)工作的正常開展。二、密件的確定與分類（一）密件的確定1.各部門、各單位在工作中產(chǎn)生的文件、資料等，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)，按照國家保密法律法規(guī)和學(xué)院相關(guān)規(guī)定，及時(shí)確定是否屬于密件以及密級(jí)。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或單位的事項(xiàng)，由主辦部門或單位負(fù)責(zé)牽頭，組織相關(guān)部門或單位共同研究確定密級(jí)和保密期限。3.學(xué)院保密委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)各部門、各單位確定密件的情況進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)難以確定密級(jí)的事項(xiàng)，由保密委員會(huì)組織專家進(jìn)行評(píng)估，提出確定意見。（二）密件的分類1.絕密級(jí)：最重要的學(xué)院秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級(jí)：重要的學(xué)院秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。3.秘密級(jí)：一般的學(xué)院秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損害。三、密件的制作與傳遞（一）密件的制作1.制作密件應(yīng)使用符合保密要求的設(shè)備和載體，如加密計(jì)算機(jī)、加密存儲(chǔ)介質(zhì)等。2.密件制作過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，無關(guān)人員不得在場。制作完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)密件進(jìn)行核對(duì)、登記，并標(biāo)明密級(jí)和保密期限。3.打印、復(fù)印密件應(yīng)按照批準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行，嚴(yán)格控制份數(shù)。復(fù)印件應(yīng)視同原件管理，注明復(fù)印日期、份數(shù)和發(fā)放范圍等。（二）密件的傳遞1.密件傳遞應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送達(dá)等符合保密要求的方式進(jìn)行，嚴(yán)禁通過普通郵政、快遞等非保密渠道傳遞。2.傳遞密件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將密件交予他人攜帶或傳遞。3.接收密件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)密件的數(shù)量、編號(hào)、密級(jí)等信息，確認(rèn)無誤后簽字接收。如發(fā)現(xiàn)密件有丟失、損壞或與登記內(nèi)容不符等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。四、密件的使用與保管（一）密件的使用1.因工作需要使用密件的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，在指定的場所閱讀、使用密件，不得擅自將密件帶出辦公場所。2.閱讀、使用密件時(shí)，應(yīng)保持密件的整潔，不得在密件上圈劃、批注、污損。因工作需要摘錄、引用密件內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)密件發(fā)放部門或單位批準(zhǔn)，并按照密件的密級(jí)進(jìn)行管理。3.密件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還密件發(fā)放部門或單位，并辦理歸還手續(xù)。嚴(yán)禁擅自留存、轉(zhuǎn)借他人或擴(kuò)大知悉范圍。（二）密件的保管1.學(xué)院設(shè)立專門的保密室，用于存放密件。保密室應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，并安裝監(jiān)控設(shè)備。2.密件應(yīng)按照密級(jí)分類存放，專柜保管，并有專人負(fù)責(zé)管理。存放密件的專柜應(yīng)加鎖，鑰匙由專人保管。3.對(duì)重要密件應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，相互監(jiān)督，共同負(fù)責(zé)密件的安全。4.定期對(duì)密件進(jìn)行清查、核對(duì)，確保密件的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)密件丟失、被盜、損壞等情況，應(yīng)立即報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、密件的查閱與借閱（一）密件的查閱1.因工作需要查閱密件的，應(yīng)填寫《密件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)院保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱密件應(yīng)在保密室進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像密件內(nèi)容。確因工作需要摘抄、復(fù)制、拍照、攝像的，應(yīng)經(jīng)密件發(fā)放部門或單位批準(zhǔn)，并按照密件的密級(jí)進(jìn)行管理。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還密件，并在《密件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）密件的借閱1.因工作需要借閱密件的，應(yīng)填寫《密件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)院保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱密件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管密件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或擴(kuò)大知悉范圍。如密件在借閱期間發(fā)生丟失、被盜、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、密件的保密措施（一）人員管理1.學(xué)院對(duì)涉及密件管理的人員進(jìn)行定期保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.與涉及密件管理的人員簽訂保密承諾書，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)違反保密規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）環(huán)境管理1.加強(qiáng)辦公場所的安全管理，設(shè)置必要的保密警示標(biāo)識(shí)，提醒人員注意保密。2.對(duì)涉及密件處理的場所進(jìn)行定期檢查，確保其安全設(shè)施完好有效。3.在辦公區(qū)域內(nèi)，應(yīng)合理劃分非保密區(qū)和保密區(qū)，對(duì)保密區(qū)采取必要的隔離措施，防止無關(guān)人員進(jìn)入。（三）設(shè)備管理1.對(duì)用于處理密件的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保其安全可靠。2.對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對(duì)存儲(chǔ)密件的介質(zhì)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息管理1.加強(qiáng)對(duì)密件信息的管理，嚴(yán)格控制密件信息的傳播范圍。2.在對(duì)外交流、合作等活動(dòng)中，如需提供涉及密件的信息，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和學(xué)院規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。3.對(duì)廢棄的密件及相關(guān)載體，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。七、密件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保密期限且無保存價(jià)值的密件。2.因工作失誤、變更等原因形成的多余密件。3.經(jīng)批準(zhǔn)不再需要保密的密件。（二）銷毀方式1.密件銷毀應(yīng)采用符合保密要求的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。2.對(duì)于存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)等設(shè)備中的密件信息，應(yīng)采用格式化、刪除等技術(shù)手段進(jìn)行徹底銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞。（三）銷毀程序1.各部門、各單位對(duì)需要銷毀的密件進(jìn)行清理、登記，填寫《密件銷毀申請(qǐng)表》，注明密件的名稱、數(shù)量、密級(jí)、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)院保密委員會(huì)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由學(xué)院保密委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)組織實(shí)施密件銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并填寫《密件銷毀登記表》，記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息。3.銷毀工作完成后，《密件銷毀申請(qǐng)表》、《密件銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)存檔保管，保存期限不少于[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.學(xué)院保密委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)院密件管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門、各單位的密件管理情況進(jìn)行抽查。2.各部門、各單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門、本單位的密件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保密件管理工作規(guī)范、有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.密件管理制度的執(zhí)行情況，包括密件的確定、分類、制作、傳遞、使用、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.保密措施的落實(shí)情況，包括人員管理、環(huán)境管理、設(shè)備管理、信息管理等方面。3.密件管理工作中存在的問題及整改情況。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)