密件收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司密件收發(fā)管理，確保公司秘密信息的安全與流轉(zhuǎn)，防止密件丟失、泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的密件收發(fā)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：密件收發(fā)過程中，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保密件內(nèi)容不被泄露。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：密件收發(fā)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)處理，避免延誤。3.規(guī)范操作原則：所有密件收發(fā)活動均應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。二、密件定義與分類（一）密件定義本辦法所稱密件，是指公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等，依照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要保密的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、磁盤、光盤等載體。（二）密件分類1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)突破、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的密件。2.機(jī)密級：涉及公司重要商業(yè)信息、技術(shù)訣竅、財(cái)務(wù)策略等，泄露后會對公司產(chǎn)生較大影響的密件。3.秘密級：涉及公司一般商業(yè)秘密、業(yè)務(wù)信息等，泄露可能對公司造成一定損失的密件。三、密件收發(fā)流程（一）收文1.簽收登記公司收發(fā)部門收到密件后，應(yīng)立即進(jìn)行簽收，并詳細(xì)登記密件的名稱、文號、來源、份數(shù)、日期等信息。對密件的外包裝進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有破損、變形等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系核實(shí)。2.編號處理對收文進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號規(guī)則應(yīng)保持一致性和連貫性。在密件首頁加蓋“收文”章，并注明收文日期、編號。3.分發(fā)傳閱根據(jù)密件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)將密件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫《密件傳閱單》，注明傳閱范圍、傳閱時(shí)間等。密件傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。傳閱人員應(yīng)在《密件傳閱單》上簽字確認(rèn)，注明傳閱日期。4.辦理反饋相關(guān)部門或人員收到密件后，應(yīng)按照要求及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給收發(fā)部門。辦理結(jié)果應(yīng)書面報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，涉及密件內(nèi)容的部分應(yīng)注意保密。5.歸檔保存密件辦理完畢后，收發(fā)部門應(yīng)及時(shí)將密件及相關(guān)辦理材料進(jìn)行歸檔保存。歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，確保密件的完整性和可查性。（二）發(fā)文1.擬稿審核各部門擬制密件時(shí)，應(yīng)按照公司公文格式和要求進(jìn)行起草。擬稿人應(yīng)對密件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。擬稿完成后，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，重要密件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。審核內(nèi)容包括密件的必要性、準(zhǔn)確性、保密性等。2.編號登記經(jīng)審核通過的密件，由收發(fā)部門進(jìn)行編號登記。編號應(yīng)按照公司發(fā)文編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保唯一性。在密件首頁加蓋“發(fā)文”章，并注明發(fā)文日期、編號、密級等信息。3.印制封裝根據(jù)密件的數(shù)量和要求，安排專人進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保密件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。印制完成后，對密件進(jìn)行封裝。封裝應(yīng)使用符合保密要求的信封、文件袋等，并在封口處加蓋密封章。4.分發(fā)傳遞按照密件的發(fā)送對象和要求，及時(shí)將密件分發(fā)給相關(guān)單位或人員。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫《密件發(fā)送清單》，注明發(fā)送單位、份數(shù)、日期等信息。密件傳遞應(yīng)選擇安全可靠的方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信等。嚴(yán)禁通過普通郵寄、電子郵件等方式傳遞密件。5.發(fā)文備案收發(fā)部門應(yīng)將發(fā)文情況進(jìn)行備案，包括發(fā)文日期、文號、標(biāo)題、密級、發(fā)送對象等信息。備案應(yīng)定期整理歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。四、密件保管與存儲（一）保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人：對本部門收到和產(chǎn)生的密件保管工作負(fù)總責(zé)，確保密件存放安全。2.密件管理人員：具體負(fù)責(zé)密件的日常保管、整理、借閱等工作，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的密件保管室，保管室應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等安全設(shè)施。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的文件柜、保險(xiǎn)柜等存儲設(shè)備，對密件進(jìn)行分類存放。（三）存儲方式1.密件應(yīng)按照密級分類存儲，不同密級的密件應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識。2.存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。對存儲有密件的磁盤、光盤等，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并妥善保管。五、密件借閱與使用（一）借閱審批1.因工作需要借閱密件的，應(yīng)填寫《密件借閱申請表》，注明借閱密件的名稱、文號、密級、借閱理由、借閱時(shí)間等信息。2.《密件借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。絕密級密件的借閱，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人憑審批通過的《密件借閱申請表》到收發(fā)部門辦理借閱手續(xù)。收發(fā)部門應(yīng)對借閱人進(jìn)行登記，并收回相應(yīng)的密件。（二）借閱期限1.密件借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還密件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱時(shí)間。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管密件，不得擅自復(fù)印、摘抄、拍照、掃描密件內(nèi)容。如需復(fù)印、摘抄等，應(yīng)按照密件管理規(guī)定另行辦理審批手續(xù)。2.在密件使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非保密場所談?wù)撁芗?nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將密件歸還收發(fā)部門。六、密件清退與銷毀（一）清退1.密件使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將密件歸還收發(fā)部門。收發(fā)部門應(yīng)對歸還的密件進(jìn)行核對，確保密件完整無損。2.對于因工作變動、崗位調(diào)整等原因不再需要使用密件的人員，所在部門應(yīng)及時(shí)收回其手中的密件，并交收發(fā)部門統(tǒng)一處理。（二）銷毀1.對于已失去保存價(jià)值的密件，由收發(fā)部門定期進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.銷毀密件應(yīng)填寫《密件銷毀申請表》，注明銷毀密件的名稱、文號、密級、數(shù)量、銷毀理由等信息。3.《密件銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。絕密級密件的銷毀，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.銷毀密件應(yīng)選擇安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保密件內(nèi)容徹底銷毀，無法恢復(fù)。5.銷毀完成后，應(yīng)在《密件銷毀申請表》上注明銷毀日期、方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對公司密件收發(fā)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在公司綜合管理部門，具體負(fù)責(zé)日常監(jiān)督檢查工作的組織實(shí)施。（二）檢查內(nèi)容1.密件收發(fā)流程的執(zhí)行情況，包括簽收登記、編號處理、分發(fā)傳閱、辦理反饋、歸檔保存等環(huán)節(jié)。2.密件保管與存儲情況，包括保管場所的安全設(shè)施、存儲方式、密級標(biāo)識等。3.密件借閱與使用情況，包括借閱審批、借閱期限、使用要求等。4.密件清退與銷毀情況，包括清退及時(shí)性、銷毀審批、銷毀方式等。（三）檢查方式1.定期檢查：保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室定期對公司各部門密件收發(fā)管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查周期為[X]個(gè)月。2.不定期抽查：保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室不定期對部分部門的密件收發(fā)管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對密件收發(fā)管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重要事項(xiàng)或出現(xiàn)的問題，開展專項(xiàng)檢查，確保密件管理工作規(guī)范有序。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)針對存在的問題，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改