文控資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文控資料的管理，確保公司文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類文件資料的管理，包括但不限于行政文件、技術(shù)文件、合同協(xié)議、項目文檔等。（三）職責(zé)分工1.文控中心負(fù)責(zé)公司文件資料的統(tǒng)一歸口管理，制定文控資料管理制度和流程。負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理、歸檔、存儲、檢索和借閱等工作。定期對文件資料進行清查和盤點，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的產(chǎn)生、整理和初步審核，并及時提交文控中心。負(fù)責(zé)按照文控中心的要求，提供文件資料的借閱、使用和歸還等服務(wù)。負(fù)責(zé)對本部門文件資料的保密工作，防止文件資料的泄露和丟失。（四）管理原則1.集中管理原則：公司文控資料實行集中管理，由文控中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理、歸檔、存儲和檢索等工作。2.分類管理原則：根據(jù)文件資料的性質(zhì)、用途和來源等因素，對文件資料進行分類管理，便于查找和使用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的文件資料進行嚴(yán)格保密，防止文件資料的泄露和丟失。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，及時對文件資料進行更新和維護，確保文件資料的時效性和有效性。二、文件資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.技術(shù)文件類：包括公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范、操作手冊等。3.合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等。4.項目文檔類：包括公司承擔(dān)的各類項目的可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)、項目文檔等。5.其他文件類：包括公司的會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、宣傳資料、財務(wù)報表、人事檔案等。（二）編號規(guī)則1.行政文件類：編號格式為“AD年份序號”，其中“AD”表示行政文件，“年份”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，“序號”為文件的順序號。2.技術(shù)文件類：編號格式為“TD產(chǎn)品型號版本號序號”，其中“TD”表示技術(shù)文件，“產(chǎn)品型號”為產(chǎn)品的型號或編號，“版本號”為文件的版本號，“序號”為文件的順序號。3.合同協(xié)議類：編號格式為“HT年份序號”，其中“HT”表示合同協(xié)議，“年份”為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，“序號”為合同的順序號。4.項目文檔類：編號格式為“XM項目編號階段序號”，其中“XM”表示項目文檔，“項目編號”為項目的編號，“階段”為項目的階段，如可行性研究、設(shè)計、實施、驗收等，“序號”為文件的順序號。5.其他文件類：編號格式為“QT年份序號”，其中“QT”表示其他文件，“年份”為文件產(chǎn)生年份的后兩位數(shù)字，“序號”為文件的順序號。（三）編號示例1.行政文件：AD2201，表示2022年發(fā)布的第1號行政文件。2.技術(shù)文件：TDABC1231.002，表示產(chǎn)品型號為ABC123的技術(shù)文件，版本號為1.0，第2號文件。3.合同協(xié)議：HT2203，表示2022年簽訂的第3號合同協(xié)議。4.項目文檔：XMP001設(shè)計05，表示項目編號為P001的設(shè)計階段第5號文件。5.其他文件：QT2210，表示2022年產(chǎn)生的第10號其他文件。三、文件資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.文件資料的收集應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件和其他載體文件。3.對于外來文件，如政府部門文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供的文件等，應(yīng)及時收集并提交文控中心。（二）整理要求1.文控中心收到文件資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保文件資料的分類準(zhǔn)確、清晰。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進行編號、裝訂、編目等處理，確保文件資料的整齊、規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)按照文件名、文件類型、文件大小、文件日期等信息進行分類存儲，并建立電子文件索引，便于檢索和使用。（三）審核要求1.文控中心在整理文件資料時，應(yīng)對文件資料的內(nèi)容進行初步審核，確保文件資料的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和完整性。2.對于重要文件資料，如合同協(xié)議、技術(shù)文件等，應(yīng)提交相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進行審核，審核通過后方可進行歸檔。四、文件資料的歸檔與存儲（一）歸檔要求1.文控中心應(yīng)按照文件資料的分類和編號規(guī)則，將整理好的文件資料及時歸檔，確保文件資料的有序存放。2.歸檔文件資料應(yīng)包括文件的正本、副本、附件等，確保文件資料的完整性。3.對于電子文件，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）存儲方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找和使用。2.電子文件應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，按照分類和編號建立文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和檢索。3.對于重要的文件資料，如合同協(xié)議、技術(shù)文件等，應(yīng)進行加密存儲，確保文件資料的安全性。（三）存儲期限1.行政文件類：存儲期限為[X]年，到期后經(jīng)鑒定可銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。2.技術(shù)文件類：存儲期限為[X]年，直至產(chǎn)品停產(chǎn)或技術(shù)更新后[X]年，到期后經(jīng)鑒定可銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。3.合同協(xié)議類：存儲期限為合同履行完畢后[X]年，到期后經(jīng)鑒定可銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。4.項目文檔類：存儲期限為項目結(jié)束后[X]年，到期后經(jīng)鑒定可銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。5.其他文件類：存儲期限為[X]年，到期后經(jīng)鑒定可銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。五、文件資料的檢索與借閱（一）檢索要求1.文控中心應(yīng)建立完善的文件資料檢索系統(tǒng)，便于用戶快速查找所需文件資料。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)包括文件資料的分類索引、編號索引、關(guān)鍵詞索引等，確保檢索的準(zhǔn)確性和效率。3.用戶可通過文控中心的檢索系統(tǒng)，按照文件資料的分類、編號、關(guān)鍵詞等信息進行檢索，獲取所需文件資料的詳細(xì)信息。（二）借閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件資料的，應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.文控中心收到《文件資料借閱申請表》后，應(yīng)進行審核，審核通過后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還文件資料，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改、丟失或損壞文件資料。如因保管不善造成文件資料丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）歸還要求1.借閱人員歸還文件資料時，應(yīng)填寫《文件資料歸還登記表》，注明歸還文件資料的名稱、編號、歸還日期等信息，并提交文控中心。2.文控中心收到歸還的文件資料后，應(yīng)進行檢查，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞或丟失的，應(yīng)及時通知借閱人員進行賠償。3.借閱人員歸還文件資料后，文控中心應(yīng)在《文件資料借閱申請表》上注明歸還日期，并將申請表存檔。六、文件資料的保密與安全（一）保密要求1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的文件資料進行嚴(yán)格保密。2.文控中心應(yīng)建立完善的文件資料保密制度，對文件資料的保管、借閱、使用等環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格管理，防止文件資料的泄露和丟失。3.對于涉及公司機密的文件資料，應(yīng)在文件資料上加蓋“機密”、“絕密”等保密標(biāo)識，并采取加密存儲、限制訪問等措施，確保文件資料的安全性。（二）安全要求1.文控中心應(yīng)加強文件資料的安全管理，確保文件資料的存儲環(huán)境安全可靠，防止文件資料受到火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等自然災(zāi)害和人為災(zāi)害的影響。2.文控中心應(yīng)定期對文件資料進行清查和盤點，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞或丟失的，應(yīng)及時進行處理。3.文控中心應(yīng)加強對電子文件的安全管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，并采取加密存儲、訪問控制、防火墻等措施，防止電子文件受到病毒、黑客等攻擊，確保電子文件的安全性。七、文件資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已過存儲期限且經(jīng)鑒定可銷毀的文件資料。2.因工作失誤或其他原因產(chǎn)生的重復(fù)、無效或錯誤的文件資料。3.涉及公司機密且已不再需要的文件資料，應(yīng)按照公司保密制度進行銷毀。（二）銷毀程序1.文控中心應(yīng)定期對到期或不再需要的文件資料進行清理，編制《文件資料銷毀清單》，注明文件資料的名稱、編號、數(shù)量、存儲期限等信息。2.《文件資料銷毀清單》應(yīng)提交文控中心負(fù)責(zé)人審核，審核通過后方可進行銷毀。3.文件資料的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件資料無法恢復(fù)。4.文件資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程的安全、規(guī)范。5.文件資料銷毀后，應(yīng)在《文件資料銷毀清單》上注明