學生檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強學生檔案管理，確保學生檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學生教育、管理、就業(yè)等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校全體學生檔案的管理，包括全日制本專科生、研究生等各類學生檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學生的學習、生活、獎懲等情況。2.完整性原則：全面收集學生在學習期間形成的各類材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和學校的相關(guān)規(guī)定，做到規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）學生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、籍貫、家庭住址、聯(lián)系方式、入學時間、畢業(yè)時間、所學專業(yè)、學歷層次、學位等。（二）學籍材料1.錄取通知書2.新生入學登記表3.學籍卡片4.學生成績表5.學籍異動材料（包括轉(zhuǎn)學、休學、復(fù)學、退學等審批表）6.學位授予決定文件（三）政治思想表現(xiàn)材料1.入黨（團）申請書、自傳、思想?yún)R報2.各類先進事跡材料、表彰獎勵證書復(fù)印件3.違紀處分決定及解除處分材料（四）社會實踐與志愿服務(wù)材料1.社會實踐報告2.志愿服務(wù)活動記錄及證明材料（五）畢業(yè)實習與畢業(yè)設(shè)計（論文）材料1.畢業(yè)實習報告2.畢業(yè)設(shè)計（論文）開題報告、中期檢查報告、答辯記錄及成績評定表（六）就業(yè)材料1.就業(yè)協(xié)議書2.就業(yè)推薦表3.畢業(yè)生就業(yè)報到證存根（七）其他材料1.體檢表2.學生在校期間獲得的各類證書、榮譽稱號復(fù)印件3.其他與學生學習、生活相關(guān)的重要材料三、檔案建立與收集（一）檔案建立學生入學后，學校按照規(guī)定為每位學生建立個人檔案，并分配檔案編號。檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。（二）材料收集1.各學院（系）負責組織本單位學生檔案材料的收集工作。在學生入學、轉(zhuǎn)學、休學、復(fù)學、畢業(yè)等關(guān)鍵節(jié)點，及時通知學生提交相關(guān)材料，并對材料的真實性和完整性進行審核。2.學生應(yīng)按照學校要求，按時、如實提交各類檔案材料。對于逾期未提交或提交材料不符合要求的學生，學院（系）應(yīng)及時督促其整改。3.學校各職能部門應(yīng)在職責范圍內(nèi)，及時將涉及學生的相關(guān)材料移交至學生所在學院（系），由學院（系）統(tǒng)一歸入學生檔案。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.學院（系）負責對本單位學生檔案進行整理。整理工作應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行分類，確保檔案材料排列有序。2.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。對于不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時與相關(guān)部門或?qū)W生本人聯(lián)系，補充完善。（二）檔案歸檔1.整理后的學生檔案應(yīng)及時歸檔。歸檔時，應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、來源等信息，便于查詢和利用。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份存入檔案盒內(nèi)，一份單獨裝訂成冊，作為檔案檢索工具。3.學生檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照年級、專業(yè)、班級順序排列，便于查找和管理。五、檔案保管與借閱（一）檔案保管1.學校設(shè)立專門的學生檔案管理機構(gòu)，配備專職檔案管理人員，負責學生檔案的集中保管。2.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱學生檔案的，須填寫《學生檔案借閱申請表》，經(jīng)所在單位負責人簽字同意后，方可到檔案管理機構(gòu)辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理機構(gòu)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則學生檔案應(yīng)通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行轉(zhuǎn)遞，嚴禁個人自帶檔案。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.學生畢業(yè)、升學、就業(yè)等需要轉(zhuǎn)遞檔案時，由學校檔案管理機構(gòu)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，開具《學生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.檔案管理人員按照《學生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，將學生檔案密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。3.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)填寫《學生檔案轉(zhuǎn)遞登記表》，詳細記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時間、地點、接收單位、接收人等信息。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《學生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)聯(lián)上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)聯(lián)返回學校檔案管理機構(gòu)。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)學校應(yīng)建立學生檔案信息化管理系統(tǒng)，將學生檔案的基本信息、電子文檔等錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）信息維護與更新檔案管理人員應(yīng)定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保信息的準確性和及時性。對于學生檔案中的重要信息變更，應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行修改，并做好相關(guān)記錄。（三）信息查詢與利用1.經(jīng)授權(quán)的學校工作人員可以通過檔案信息系統(tǒng)查詢學生檔案信息，但不得擅自對外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.為方便學生就業(yè)、升學等需要，學?？筛鶕?jù)相關(guān)規(guī)定，為學生提供檔案信息查詢服務(wù)。學生查詢本人檔案信息時，應(yīng)持有效身份證件到學校檔案管理機構(gòu)辦理查詢手續(xù)。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、防盜報警裝置等。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理工作紀律，不得擅自離崗，確保檔案安全。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對學生檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.涉及學生隱私的檔案材料，應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行保管和處理，防止信息泄露。3.在檔案管理工作中，如因工作需要接觸學生檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。九、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.學校定期對超過保管期限的學生檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理機構(gòu)組織，相關(guān)部門和專家參與。2.鑒定時，應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保存意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《學生檔案銷毀申請表》，報學校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《學生檔案銷毀申請表》