客戶訂單管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司客戶訂單管理流程，確保訂單處理的高效、準(zhǔn)確、及時(shí)，提高客戶滿意度，維護(hù)公司與客戶的良好合作關(guān)系，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益的最大化。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有客戶訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更及結(jié)案等全過程管理。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：始終將客戶需求放在首位，確保訂單處理能夠滿足客戶期望，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。2.流程規(guī)范化原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的訂單管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)、操作規(guī)范和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保訂單處理過程的順暢和高效。3.信息準(zhǔn)確及時(shí)原則：訂單處理過程中涉及的各類信息要準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)傳遞和共享，以便各部門協(xié)同工作，做出正確決策。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)訂單執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，采取有效措施防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損失。二、訂單接收（一）客戶訂單渠道1.客戶通過書面訂單、電子郵件、傳真、電話等方式向公司下達(dá)訂單。2.公司銷售人員負(fù)責(zé)收集客戶訂單信息，并及時(shí)傳遞至訂單管理部門。（二）訂單信息內(nèi)容訂單應(yīng)包含以下基本信息：1.客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式。2.產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)。3.質(zhì)量要求、包裝要求、運(yùn)輸要求等特殊要求。（三）訂單初步審核訂單管理部門收到訂單后，應(yīng)立即對(duì)訂單信息進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：1.訂單信息是否完整、準(zhǔn)確，如有缺失或疑問，及時(shí)與銷售人員或客戶溝通確認(rèn)。2.產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等是否符合公司銷售政策和產(chǎn)品目錄。3.交貨期是否在公司產(chǎn)能和生產(chǎn)計(jì)劃范圍內(nèi)，如有問題，及時(shí)與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)。4.客戶特殊要求是否明確、合理，是否具備滿足條件，如有困難，及時(shí)與相關(guān)部門協(xié)商解決方案。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審組織訂單評(píng)審由訂單管理部門牽頭，組織銷售部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、采購(gòu)部門等相關(guān)部門參加。（二）評(píng)審內(nèi)容1.銷售部門：負(fù)責(zé)評(píng)審訂單的市場(chǎng)需求、客戶信用狀況、價(jià)格合理性等。2.生產(chǎn)部門：評(píng)估訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)可行性，包括產(chǎn)能、生產(chǎn)周期、設(shè)備狀況等，判斷是否能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)任務(wù)。3.技術(shù)部門：審核訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求，確認(rèn)公司是否具備相應(yīng)的技術(shù)能力和工藝條件，是否需要進(jìn)行技術(shù)研發(fā)或工藝改進(jìn)。4.質(zhì)量部門：審查訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，確保公司能夠滿足客戶質(zhì)量要求，制定相應(yīng)的質(zhì)量控制措施。5.采購(gòu)部門：評(píng)估訂單所需原材料、零部件的采購(gòu)可行性，包括供應(yīng)商供貨能力、交貨期、價(jià)格等，確保原材料和零部件的及時(shí)供應(yīng)。（三）評(píng)審結(jié)果處理1.經(jīng)評(píng)審，訂單各項(xiàng)要求均能滿足，評(píng)審?fù)ㄟ^的訂單，由訂單管理部門下達(dá)正式生產(chǎn)任務(wù)單。2.如訂單存在部分問題，需要與客戶協(xié)商解決的，由銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通，達(dá)成一致意見后，重新進(jìn)行評(píng)審。3.若訂單存在重大問題，無法滿足客戶要求或公司無法承擔(dān)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的，訂單管理部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門，由銷售部門與客戶協(xié)商取消訂單或變更訂單內(nèi)容。四、訂單下達(dá)（一）生產(chǎn)任務(wù)單生成訂單評(píng)審?fù)ㄟ^后，訂單管理部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果生成生產(chǎn)任務(wù)單，明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求、生產(chǎn)批次等信息，并將生產(chǎn)任務(wù)單下達(dá)至生產(chǎn)部門。（二）生產(chǎn)任務(wù)單分發(fā)生產(chǎn)任務(wù)單應(yīng)同時(shí)分發(fā)至技術(shù)部門、質(zhì)量部門、采購(gòu)部門等相關(guān)部門，各部門根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單的要求，開展技術(shù)準(zhǔn)備、質(zhì)量控制、物資采購(gòu)等工作。（三）訂單信息傳遞訂單管理部門負(fù)責(zé)將訂單相關(guān)信息及時(shí)傳遞給各部門，并建立訂單信息共享平臺(tái)，方便各部門隨時(shí)查詢訂單狀態(tài)和相關(guān)信息。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)部門1.生產(chǎn)部門接到生產(chǎn)任務(wù)單后，應(yīng)按照訂單要求和生產(chǎn)計(jì)劃，組織安排生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.生產(chǎn)過程中，嚴(yán)格執(zhí)行公司生產(chǎn)管理制度和操作規(guī)程，加強(qiáng)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理，確保生產(chǎn)安全、高效進(jìn)行。3.及時(shí)記錄生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如產(chǎn)量、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果、設(shè)備運(yùn)行狀況等，為訂單跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析提供依據(jù)。（二）技術(shù)部門1.根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單的要求，及時(shí)提供產(chǎn)品圖紙、工藝文件等技術(shù)資料，指導(dǎo)生產(chǎn)部門進(jìn)行生產(chǎn)。2.在生產(chǎn)過程中，對(duì)生產(chǎn)部門遇到的技術(shù)問題提供技術(shù)支持和解決方案，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。3.參與產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對(duì)產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行審核和確認(rèn)。（三）質(zhì)量部門1.依據(jù)訂單質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃，對(duì)原材料、零部件、半成品和成品進(jìn)行全過程質(zhì)量檢驗(yàn)。2.加強(qiáng)質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。3.對(duì)檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并跟蹤整改情況，直至問題解決。4.負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的整理和歸檔，為質(zhì)量追溯提供依據(jù)。（四）采購(gòu)部門1.根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單的要求，及時(shí)采購(gòu)所需的原材料、零部件等物資，確保物資的及時(shí)供應(yīng)。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和交貨期。3.跟蹤采購(gòu)物資的到貨情況，對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。六、訂單跟蹤（一）跟蹤方式1.訂單管理部門通過訂單信息共享平臺(tái)實(shí)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，定期收集各部門的訂單執(zhí)行情況匯報(bào)。2.建立訂單跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄訂單的下達(dá)時(shí)間、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、發(fā)貨時(shí)間等信息，便于隨時(shí)查詢和分析。3.定期召開訂單跟蹤會(huì)議，由訂單管理部門主持，各相關(guān)部門參加，通報(bào)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）進(jìn)度跟蹤1.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)任務(wù)單的要求，定期匯報(bào)產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度，包括已完成產(chǎn)量、未完成產(chǎn)量、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。2.如生產(chǎn)進(jìn)度出現(xiàn)延誤，生產(chǎn)部門應(yīng)分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)向訂單管理部門匯報(bào)延誤情況和預(yù)計(jì)恢復(fù)正常生產(chǎn)的時(shí)間。（三）質(zhì)量跟蹤1.質(zhì)量部門定期匯報(bào)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)情況，包括檢驗(yàn)合格率、不合格產(chǎn)品數(shù)量及原因分析等。2.對(duì)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)跟蹤整改情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。如質(zhì)量問題影響訂單交貨期，應(yīng)及時(shí)向訂單管理部門反饋。（四）物資供應(yīng)跟蹤1.采購(gòu)部門定期匯報(bào)原材料、零部件等物資的采購(gòu)進(jìn)度和到貨情況，如出現(xiàn)供應(yīng)短缺或延誤，應(yīng)及時(shí)說明原因和預(yù)計(jì)解決時(shí)間。2.訂單管理部門根據(jù)物資供應(yīng)情況，及時(shí)協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，避免因物資供應(yīng)問題影響訂單交貨期。七、訂單變更（一）變更申請(qǐng)客戶提出訂單變更需求或公司內(nèi)部因生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量等原因需要變更訂單時(shí)，由提出變更的部門填寫訂單變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)訂單執(zhí)行的影響。（二）變更評(píng)審訂單變更申請(qǐng)表提交至訂單管理部門后，由訂單管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行變更評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對(duì)訂單交貨期、成本、質(zhì)量等方面的影響等。（三）變更審批經(jīng)變更評(píng)審?fù)ㄟ^后，訂單變更申請(qǐng)表按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，訂單管理部門下達(dá)訂單變更通知，相關(guān)部門按照變更通知要求執(zhí)行。（四）變更執(zhí)行與跟蹤各部門接到訂單變更通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作安排，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。訂單管理部門對(duì)訂單變更執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保變更后的訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。八、訂單結(jié)案（一）結(jié)案條件訂單產(chǎn)品全部生產(chǎn)完成、檢驗(yàn)合格、發(fā)貨交付客戶且客戶驗(yàn)收通過后，訂單方可結(jié)案。（二）結(jié)案流程1.生產(chǎn)部門完成產(chǎn)品生產(chǎn)后，通知質(zhì)量部門進(jìn)行最終質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)量部門檢驗(yàn)合格后，出具產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。2.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通發(fā)貨事宜，安排產(chǎn)品發(fā)貨，并跟蹤客戶收貨情況。客戶簽收貨物后，銷售部門確認(rèn)客戶驗(yàn)收通過。3.訂單管理部門收到生產(chǎn)部門的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、銷售部門的客戶驗(yàn)收確認(rèn)信息后，對(duì)訂單進(jìn)行結(jié)案處理，將訂單相關(guān)資料整理歸檔。九、訂單數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析（一）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)訂單管理部門定期對(duì)訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括訂單數(shù)量、銷售額、產(chǎn)品種類、交貨期達(dá)成率、質(zhì)量合格率、客戶投訴率等。（二）數(shù)據(jù)分析1.對(duì)訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)訂單處理過