材料出門管理辦法一、總則（一）目的為加強公司材料出門管理，規(guī)范材料出門流程，確保公司財產(chǎn)安全，防止材料流失，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及材料出門的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、采購部門、銷售部門、研發(fā)部門等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保材料出門行為合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施，保障材料在出門過程中的安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。3.準確性原則：材料出門的相關(guān)信息記錄準確、完整，便于追溯和查詢。4.高效性原則：在確保安全和合規(guī)的前提下，優(yōu)化流程，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。二、職責分工（一）保衛(wèi)部門1.負責對材料出門進行查驗，核實出門材料的種類、數(shù)量、規(guī)格等信息與出門憑證是否一致。2.對出門車輛及人員進行安全檢查，防止夾帶未經(jīng)許可的材料。3.對違規(guī)出門行為進行制止，并及時報告相關(guān)部門處理。（二）業(yè)務部門1.負責根據(jù)實際業(yè)務需求，填寫材料出門申請單，詳細注明材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、去向等信息。2.對材料出門申請的真實性、必要性負責，并確保申請符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務流程。3.負責與接收方溝通協(xié)調(diào)，確保材料順利交接，并及時將交接情況反饋給相關(guān)部門。（三）財務部門1.負責審核材料出門申請單，確保與財務相關(guān)的手續(xù)齊全，如發(fā)票開具、款項結(jié)算等。2.對材料出門涉及的財務事項進行監(jiān)督和管理，防止出現(xiàn)財務風險。（四）其他部門1.協(xié)助業(yè)務部門做好材料出門的相關(guān)工作，如提供技術(shù)支持、質(zhì)量檢驗等。2.按照各自職責，對材料出門過程中涉及的本部門工作進行管理和監(jiān)督。三、材料出門申請（一）申請流程1.業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需求，填寫《材料出門申請單》（以下簡稱“申請單”），申請單應包括以下內(nèi)容：申請部門及申請人；日期；材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等詳細信息；用途及去向；接收單位及聯(lián)系人；預計出門時間。2.申請單填寫完畢后，由業(yè)務部門負責人審核簽字，確認申請事項的真實性和必要性。3.將審核通過的申請單依次提交至財務部門、保衛(wèi)部門進行審核。（二）申請審核1.財務部門審核重點：與財務相關(guān)的手續(xù)是否齊全，如是否有對應的銷售合同、發(fā)票開具申請等?？铐椊Y(jié)算方式是否明確，是否符合公司財務規(guī)定。對涉及成本核算的材料，審核其成本分攤是否合理。2.保衛(wèi)部門審核重點：申請出門的材料是否在公司允許出門的范圍內(nèi)。材料數(shù)量、規(guī)格等信息與申請單是否一致。出門車輛及人員是否具備相應資質(zhì)和條件。是否存在安全隱患，如車輛是否符合運輸要求，人員是否了解安全注意事項等。（三）審核結(jié)果處理1.若財務部門或保衛(wèi)部門審核不通過，應及時將審核意見反饋給業(yè)務部門，業(yè)務部門需根據(jù)審核意見進行修改完善后，重新提交申請。2.經(jīng)財務部門和保衛(wèi)部門審核均通過的申請單，由業(yè)務部門留存一份，其余聯(lián)次分別交財務部門、保衛(wèi)部門及相關(guān)部門存檔。四、材料出門查驗（一）查驗流程1.保衛(wèi)部門在收到經(jīng)審核通過的申請單后，根據(jù)申請單上的出門時間和地點，安排專人對出門材料進行查驗。2.查驗人員應認真核對出門材料的種類、數(shù)量、規(guī)格、型號等信息與申請單是否一致，同時檢查材料的包裝是否完好，有無損壞、變形等情況。3.對需要過磅稱重的材料，應進行準確稱重，并記錄重量數(shù)據(jù)。4.查驗過程中，如發(fā)現(xiàn)材料與申請單不符或存在其他問題，查驗人員應立即停止放行，并及時通知業(yè)務部門和保衛(wèi)部門負責人。（二）特殊情況處理1.對于緊急情況下需要立即出門的材料，業(yè)務部門可先電話通知保衛(wèi)部門和財務部門，并在事后及時補辦申請手續(xù)。保衛(wèi)部門在接到通知后，應優(yōu)先安排查驗，確保材料盡快出門。2.如因業(yè)務需要，材料出門時無法提供完整的申請單或相關(guān)手續(xù)，業(yè)務部門應向保衛(wèi)部門和財務部門說明情況，并承諾在規(guī)定時間內(nèi)補齊手續(xù)。保衛(wèi)部門可根據(jù)實際情況，在確保材料安全和可追溯的前提下，先行放行，但需對該情況進行記錄和跟蹤。五、材料出門放行（一）放行條件1.材料出門申請單經(jīng)財務部門、保衛(wèi)部門審核通過，且查驗結(jié)果與申請單一致。2.出門車輛及人員符合公司相關(guān)安全管理規(guī)定，不存在安全隱患。3.涉及海關(guān)、稅務等相關(guān)手續(xù)的材料，已按規(guī)定辦理完畢。（二）放行手續(xù)1.經(jīng)查驗合格的材料，保衛(wèi)部門在申請單上加蓋“放行章”，并留存一份申請單存檔。2.業(yè)務部門將加蓋“放行章”的申請單交給出門車輛駕駛員或相關(guān)人員，作為出門憑證。3.出門車輛駕駛員或相關(guān)人員應妥善保管出門憑證，在出門時主動出示給保衛(wèi)人員查驗。六、材料出門記錄與檔案管理（一）記錄要求1.保衛(wèi)部門應建立材料出門臺賬，詳細記錄每一次材料出門的日期、申請部門、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、去向、出門憑證編號等信息。2.臺賬應定期進行核對和更新，確保記錄準確無誤。3.業(yè)務部門應保存好材料出門申請單、相關(guān)合同、發(fā)票等原始資料，以備查閱。（二）檔案管理1.材料出門申請單、出門憑證、查驗記錄、臺賬等相關(guān)資料應按照檔案管理規(guī)定進行分類整理、歸檔保存。2.檔案保存期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對材料出門管理情況進行審計檢查，重點檢查申請流程的合規(guī)性、審核把關(guān)的嚴格性、放行手續(xù)的完整性以及記錄檔案的準確性等。2.各部門應加強對本部門材料出門工作的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將整改情況報告公司相關(guān)部門。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。3.構(gòu)成違法犯罪的，將依法移送司法機關(guān)